個人用Microsoftアカウントと職場・学校アカウントでは写真の扱いが異なるため途中で作業を分けていましたが、ここからは共通のルートへ戻ります。

今後は、Microsoft Formsで集めた回答データをExcel VBAで処理し、蓄積・帳票作成・PDF保存まで行う仕組みを作成します。

ここからは共通のExcel処理へ進みます

これまでは、個人用Microsoftアカウントと職場・学校アカウントで、作業写真の提出・確認方法が異なるため記事を分けてきました。

写真確認まで完了したため、ここからは原則として共通のExcel処理へ進みます。

Microsoft Formsで入力する段階から、取得した回答データをExcelで業務処理する段階へ移ります。

これから作る作業報告システムの全体像

後半では、次の流れで作業報告システムを完成させます。

Microsoft Formsで作業報告を受け取る
↓
回答データ・作業写真を確認する
↓
回答Excel・写真を業務用保管場所へ保存する
↓
回答Excelをローデータとして保管する
↓
作業報告データ処理ブックで今回処理するデータを扱う
↓
IDを使って重複を確認する
↓
蓄積データへ登録する
↓
作業報告書を作成する
↓
PDF保存する
↓
必要に応じて作業報告書を印刷する

今後の記事では、この流れを一つずつ作成していきます。

回答Excelと作業写真を業務用保管場所へ保存します

Microsoft Formsで確認した回答Excelと作業写真は、共有ネットワークドライブやSharePointなど、職場で正式に使用している業務用保管場所へ保存します。

今回の実践例では、OneDriveを写真の提出・受領に使用し、確認後の回答Excelと作業写真は、後続の業務処理で使用する保管場所へ移します。

実際の保存先は、職場のファイル管理ルールに合わせて決めてください。

回答Excelは加工せず、取得時点の原本となるローデータとして残します。

OneDriveと業務用保管場所ではデータの整理方法を変えます

今回の実践例では、OneDriveと業務用保管場所で、作業写真のフォルダー構成を同じにはしていません。

個人用Microsoftアカウントで使用したOneDriveでは、

作業写真
→ 担当者名
→ 作業前写真／作業後写真

という構成にしています。

これは、写真を受け取る段階で、事務担当者が「誰が提出した写真なのか」を確認しやすくするためです。

一方、確認済みの写真を業務用保管場所へ保存した後は、回答Excelと同じ年度・月の業務データとして管理します。

つまり、

OneDriveでは「誰が提出したか」を基準に整理する
業務用保管場所では「いつの業務データを処理するか」を基準に整理する

という役割の違いがあります。

フォルダー構成が変わるのは管理方法が矛盾しているためではなく、保存場所ごとに目的が異なるためです。

そのため、OneDriveのフォルダー構成をそのまま業務用保管場所へコピーする必要はありません。

回答ExcelはExcel VBAによる後続処理に使用し、写真は必要なときに確認できるよう別ファイルとして保管します。

具体的な保存方法は、次の記事で確認します。

▶ Microsoft Formsの回答Excelと作業写真を業務用保管場所へ保存する方法

作業報告データ処理ブックを作成します

Excel側では、

「作業報告データ処理.xlsm」

を作成します。

基本となるシートは次の4つです。

・操作：各処理を実行する画面
・今回処理データ：今回登録する回答を置く場所
・蓄積データ：処理済みの回答を継続して保存する場所
・報告書テンプレート：作業報告書を作成するためのひな形

ローデータの中から今回処理する回答を確認し、「今回処理データ」へ必要な行を移してから処理を進める構成にします。

事務担当者が確認する部分とVBAに任せる部分を分けます

今回のシステムでは、すべての作業を自動化しません。

どの回答を今回処理するかは事務担当者が確認し、重複確認・蓄積データへの登録・帳票作成などの繰り返し処理をVBAで支援します。

自動化できるからすべて自動化するのではなく、確認が必要な部分は事務担当者の作業として残します。

IDを使って重複登録を防ぎます

Microsoft Formsの回答Excelには、それぞれの回答を識別する「ID」が付いています。

このIDを利用して、同じ回答がすでに蓄積データへ登録されていないか確認し、重複登録を防ぐ仕組みを作る予定です。

具体的な処理方法は、VBA機能を作成する記事で確認します。

写真は帳票へ挿入せず別に管理します

今回作成する作業報告書には、作業前写真・作業後写真の画像そのものは挿入しません。

写真は業務用保管場所で別に管理します。

画像挿入まで自動化すると、Excelファイルの容量やVBAの保守負担が増えるためです。

必要に応じて、写真を確認しやすくするための方法についても、今後の検証結果を見ながら検討します。

今後追加する機能

作業報告データ処理ブックには、今後次の機能を順番に追加する予定です。

1．IDによる重複確認
2．今回処理データを蓄積データへ登録
3．作業報告書作成
4．PDF保存
5．指定期間のデータをExcelへ出力
6．年度末の期末処理

期間指定データ出力では、週次・月次・任意期間など、必要な期間のデータをまとめて確認できるようにします。

年度末の期末処理では、当年度のデータを保存したうえで、次年度用の処理ブックやMicrosoft Formsへ切り替えられる状態に整える予定です。

今回の実践例では年度単位で運用する想定ですが、職場の運用に応じて暦年やその他の管理期間へ変更することもできます。

ここからは、これらの機能を一つずつ作成しながら、Microsoft Formsへの入力からデータ保管・Excel処理・帳票作成までを一つの業務システムとして完成させていきます。

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▶ 前のページ：【個人用Microsoftアカウントで作成】作業写真を確認する方法
▶ 前のページ：【職場・学校アカウントで作成】作業報告フォームを公開前に確認する方法
▶ 次のページ：Microsoft Formsの回答Excelと作業写真を業務用保管場所へ保存する方法
▶ 実践プロジェクト③のホーム

現在は、個人用Microsoftアカウントと職場・学校アカウントそれぞれで作業報告フォームを作成し、テスト回答と回答内容の確認まで進んでいます。
個人用Microsoftアカウントでは、OneDriveを使った作業写真の保存・確認方法も検証しています。

検証や記事作成が完了した内容から、このページへ順次追加します。

実践プロジェクト③を開始しました

実践プロジェクト③では、Googleフォーム、Googleスプレッドシート、Google Apps Script（GAS）で作成した作業報告システムを、Microsoft FormsとExcel VBAを使って再現できるか確認します。

単に使用するサービスを置き換えるのではありません。

Microsoft Formsへ入力された回答をExcelで扱い、クラウド上の回答データをパソコンへ保存し、管理用Excelへの取込や帳票作成までつなげられるかを検証します。

完成結果だけではなく、実際に作業して分かったGoogle版との違いや、Microsoft環境に合わせて変更した点も整理していきます。

このページについて

このページは、実践プロジェクト③のホームとして、進行状況に合わせて更新します。

公開済みの記事を作業順に整理し、現在どこまで進んでいるのか、次にどの記事を確認すればよいのかを案内します。

検証結果によって、予定している手順や記事構成が変更される場合があります。

今回の実践プロジェクトで検証すること

実践プロジェクト②では、Googleフォームへ入力した作業報告をGoogleスプレッドシートへ保存し、GASを使って帳票作成とPDF保存まで行いました。

Google版の作業報告システム

Googleフォーム

↓

Googleスプレッドシート

↓

GAS

↓

印刷用帳票作成

↓

PDF保存

今回検証するMicrosoft版

Microsoft Forms

↓

Microsoftクラウド上の回答データ

↓

パソコンへローデータを保存

↓

管理用Excelへ必要なデータを取り込む

↓

関数版またはVBA版で帳票作成

↓

印刷・PDF保存

利用環境によって、OneDriveやSharePointが関係します。

Google版と同じ機能をそのまま置き換えられるのか、Microsoft環境では別の方法が必要になるのかも含めて確認します。

今回の主な検証ポイント

このプロジェクトでは、Microsoft Formsの操作だけではなく、回答を実際の仕事で使える形へつなげられるかを確認します。

主な検証内容は次のとおりです。

・Microsoft Formsへ入力した回答をExcelでどのように扱えるか
・クラウド上の回答データをパソコンへ保存する方法
・すでに取り込んだ回答を除き、新しい回答だけを管理ブックへ追加できるか
・Excel関数だけで帳票を作成できるか
・VBAを使うと、どの作業を自動化できるか
・Google版とMicrosoft版で、作り方や運用方法にどのような違いがあるか
・利用環境によって、どの方法が使いやすいか

「未取込データ」とは、まだ管理ブックへ追加していない新しい回答のことです。

重複して取り込まない仕組みを作れるかも、今後の工程で確認します。

Microsoftアカウントによって作成方法を分けます

当初は、個人用Microsoftアカウントと職場・学校アカウントで共通の作業報告フォームを作成する予定でした。

しかし、実際にMicrosoft Formsを確認したところ、「ファイルのアップロード」はMicrosoftアカウントの種類や利用環境によって利用条件が異なることが分かりました。

そのため、Microsoftアカウントの種類を確認したあと、使用している環境に合わせて作業報告フォームの作成方法を分ける方針へ変更しています。

個人用Microsoftアカウント

個人用Microsoftアカウントでは、Microsoft Formsの「ファイルのアップロード」を利用できないため、Formsでは写真以外の項目を作成し、写真は別の方法で管理します。

職場・学校アカウント

職場・学校アカウントでは、利用環境や設定によってMicrosoft Formsの「ファイルのアップロード」を利用できる場合があります。

詳しい設定や作成方法は、それぞれの作業手順記事で確認します。

現在の進捗

完了

・Microsoft Formsを使う前の準備記事
・Microsoft Formsの基本フォーム作成記事
・Microsoft Formsの共有方法
・Microsoftアカウントの種類確認
・OneDrive基礎記事
・SharePoint基礎記事
・個人用Microsoftアカウント版の作業報告フォーム作成
・職場・学校アカウント版の作業報告フォーム作成
・個人用Microsoftアカウント版のテスト回答・回答確認
・職場・学校アカウント版のテスト回答・回答確認
・OneDriveフォルダー共有方法
・個人用Microsoftアカウント版の作業写真保存・確認

作業中・検証中

・Formsの回答データを今後の処理に使用するためのローデータとして保存する方法
・個人用／職場・学校アカウントの分岐後、どの段階から共通手順へ戻せるか確認

今後予定

・Excelへのデータ取込
・未取込データの判定
・関数とVBAによる帳票作成
・印刷・PDF保存
・Google版とMicrosoft版の比較
・実践プロジェクト③の完成

作業手順と公開記事

実践プロジェクト③は、Microsoft Formsの準備から始め、回答データの保存、Excelへの取込、帳票作成まで順番に進めます。

今後の検証結果によって、内容や順番を変更する場合があります。

1．Microsoft Formsを使う前の準備

Microsoft Forms、OneDrive、Excelなど、今回使用するMicrosoft製品の関係を確認します。

▶ Microsoft Formsを使う前の準備

2．Microsoft Formsで基本フォームを作成する

Microsoft Formsの基本操作を確認するため、簡単なフォームを作成します。

▶ Microsoft Formsでフォームを作成する方法

3．Microsoft Formsを共有する

作成したフォームを回答者へ共有する基本的な方法を確認します。

▶ Microsoft Formsを共有する方法

4．Microsoftアカウントの種類を確認する

実践プロジェクト③では、使用しているMicrosoftアカウントによって、この先の作業報告フォームの作成方法が分かれます。

▶ Microsoftアカウントの種類を確認する方法

5．アカウント環境に合わせて作業報告フォームを作成する

Microsoftアカウントの種類を確認したら、自分の環境に合う方法で作業報告フォームを作成します。

▶ 個人用Microsoftアカウントで作成：作業報告フォームのひな形を作成する方法
▶ 職場・学校アカウントで作成：作業報告フォームのひな形を作成する方法

6．作業報告フォームへテスト回答して内容を確認する

作成したフォームが予定した内容になっているか、実際に回答する前に確認します。

▶ 個人用Microsoftアカウントで作成：作業報告フォームを公開前に確認する方法
▶ 職場・学校アカウントで作成：作業報告フォームを公開前に確認する方法

7．作業写真を確認する

個人用Microsoftアカウントでは、作業写真をOneDriveで別管理するため、OneDriveへ写真を保存して確認します。

▶ 個人用Microsoftアカウントで作成：作業写真をOneDriveへ保存して確認する方法

職場・学校アカウントでは、Formsへアップロードした写真を前の記事の回答確認作業で確認しています。

8．回答データをExcelへ保存する

Formsの回答をExcelで確認し、今後の処理に使用するためのファイルを準備します。

OneDriveの基本を確認したい方は、次の記事をご覧ください。

▶ OneDriveとは？

公開予定です。

9．管理用Excelへ取り込むための元データ（ローデータ）を準備します。

クラウド上の回答データをもとに、管理用Excelへ取り込むための元データを準備します。

公開予定です。

10．管理ブックへ回答データを取り込む

保存した回答データを、パソコンで使用する管理用Excelへ取り込む方法を検証します。

公開予定です。

11．未取込データを判定する

すでに取り込んだ回答と新しい回答を判定し、必要なデータだけを追加できる仕組みを作成します。

公開予定です。

12．関数を使って帳票を作成する

Excelの関数を使用して、取り込んだ作業報告データから帳票を作成できるか確認します。

公開予定です。

13．Excel VBAを使って帳票を作成する

VBAを使用した帳票作成を行い、関数版との違いも確認します。

公開予定です。

14．印刷・PDF保存を確認する

作成した帳票を印刷し、PDFとして保存するところまで確認します。

公開予定です。

15．Google版とMicrosoft版を比較する

実践プロジェクト②で作成したGoogle版と今回のMicrosoft版について、作り方、運用方法、自動化できる範囲などを比較します。

単純な優劣ではなく、利用環境に合わせた選び方を整理する予定です。

16．実践プロジェクト③を完成させる

すべての検証が完了した段階で、完成した仕組み、確認できた結果、サンプルなどをまとめます。

実践プロジェクト②との関係

実践プロジェクト③の比較元は、Googleフォーム、Googleスプレッドシート、GASで作成した実践プロジェクト②の作業報告システムです。

Google版では、フォームから写真を含む作業報告を受け取り、帳票作成からPDF保存まで行いました。

実践プロジェクト③では、その仕組みをMicrosoft環境でどこまで再現できるのかを確認しています。

▶ GoogleフォームとGASで作成した作業報告システムを見る

更新履歴

・2026年8月　実践プロジェクト③を開始し、ハブページを公開しました
・2026年8月　Microsoftアカウントの種類によって作業報告フォームの作成方法を分ける方針へ変更しました
・2026年8月　個人用・職場学校アカウントそれぞれで作業報告フォームの作成、テスト回答、写真確認まで進めました

プロジェクト完成後について

プロジェクト完成後は、このページへ完成したシステムの全体像、動作確認結果、関数版とVBA版の違い、Google版との比較、サンプル配布などを追加する予定です。

検証が完了していない内容については、結果が確認できた段階で順次更新します。

関連記事

▶ OneDriveとは？

▶ 実践プロジェクト②｜Googleフォームで作業報告システムを作る

この記事では、実践プロジェクト②の最終結果を紹介します。

Googleフォーム、スプレッドシート、GASを使い、作業報告書をスマホで入力し、事務所で帳票作成とPDF保存まで行う仕組みを作成しました。

実際に作ってみて便利だった点、注意が必要だった点もまとめます。

今回作成した仕組み

今回作成したのは、作業報告書の管理システムです。

現場ではスマホから作業内容を入力します。

事務所では、入力された内容を確認します。

印刷したい報告書にチェックを入れます。

最後にGASで帳票を作成し、PDF保存します。

今回の作業の流れ

今回の流れは、次の通りです。

1. Googleフォームを作成する
2. 回答先シートを作成する
3. 作業報告書をテスト送信する
4. 回答データを確認する
5. 印刷用シートを作成する
6. GASで回答データを転記する
7. 印刷したいデータにチェックを入れる
8. GASで帳票を作成する
9. 帳票をPDF保存する

一度にすべて作るのではなく、順番に作成しました。

そのため、初心者でも確認しながら進めやすい流れになりました。

Step1：Googleフォームで作業報告書を作成する

最初に、現場で入力する作業報告書を作成しました。

Googleフォームを使うことで、スマホから入力できます。

作業日、担当者名、現場名などを入力できる形にしました。

写真もアップロードできるようにしました。

詳しい作成手順はこちらです。

▶ Googleフォームで作業報告書のひな形を作成する方法

Step2：回答先スプレッドシートを作成する

次に、フォームの回答先シートを作成しました。

Googleフォームに入力された内容は、自動でシートに保存されます。

この回答先シートが、作業報告書データの保管場所になります。

詳しい手順はこちらです。

▶ Googleフォームの回答先シートを作成する方法

Step3：フォームへテスト回答を入力する

フォームができたら、テスト回答を入力しました。

実際に送信してみることで、項目の不足を確認できます。

写真アップロードも、ここで確認しました。

詳しい手順はこちらです。

▶ Googleフォームの作業報告書を入力して送信する方法

Step4：送信された回答データを確認する

送信された内容は、回答先シートに保存されます。

まずは、フォームの回答が正しく入っているか確認しました。

写真ファイルも、Googleドライブに保存されます。

写真の確認方法はこちらです。

▶ Googleフォームでアップロードした画像ファイルの確認方法

Step5：印刷用シートを作成する

回答先シートのデータを、そのまま印刷には使いません。

実務では、印刷したいデータだけを選ぶ必要があります。

そのため、回答先ファイルの中に印刷用シートを作成しました。

この印刷用シートを使い、帳票作成へ進みます。

Step6：GASで回答データを印刷用シートへ転記する

次に、GASを使って回答データを転記しました。

フォーム回答の内容を、印刷用シートへ移します。

ここでは、帳票作成の準備を行います。

詳しい手順はこちらです。

▶ 【自動入力の準備】GASでフォーム回答データを印刷用シートへ転記する方法

Step7：印刷したい作業報告書にチェックを入れる

印刷用シートには、チェック用の列を用意しました。

印刷したい報告書だけにチェックを入れます。

これにより、必要な分だけ帳票作成できます。

この方法により、全件印刷を防げます。

必要な報告書だけを選べるようになりました。

Step8：GASで帳票を作成する

チェックされたデータを使い、帳票を作成しました。

印刷用の帳票シートへ、作業内容を自動入力します。

1件ずつ手作業で転記する必要はありません。

帳票作成の流れはこちらです。

▶ Googleフォームへ提出された作業報告書を使って印刷用帳票を作成する方法

Step9：確認した帳票をPDF保存する

最後に、作成した帳票を確認してからPDF保存しました。
今回の仕組みでは、いきなりPDF保存するのではなく、先に帳票用ファイルを作成します。
その後、写真の位置や帳票の表示を確認してからPDF保存します。
PDFファイル名は、次のルールにしました。
報告番号_担当者名_作業日.pdf
このルールにすると、後から報告書を探しやすくなります。
PDF保存が完了すると、印刷用シートのチェックも外れるようにしました。
これにより、同じ報告書を重複してPDF保存しにくくなります。
PDF保存までできれば、今回の仕組みは完成です。
帳票作成からPDF保存までの流れは、次の手順で解説しています。
▶ 印刷したい作業報告書にチェックを入れて、帳票をPDF保存する方法

最終結果としてできたこと

今回の実践プロジェクトでは、次の流れを作成できました。

・現場からスマホで作業報告できる
・写真付きの報告書を集められる
・回答データを一覧で確認できる
・印刷したい報告書だけを選べる
・帳票へ自動入力できる
・PDFとして保存できる

紙の報告書を集める作業を減らせます。

事務所での転記作業も減らせます。

作業報告書の入力、確認、保存を1つの流れで管理できるようになりました。

実務で特に便利だった点

今回作ってみて、特に便利だと感じた点は3つあります。

印刷したい報告書だけを選べる

一番便利だったのは、印刷対象を選べる点です。

フォーム回答は、どんどん増えていきます。

すべてを帳票化すると、確認が大変です。

チェックした行だけ処理できるようにしたことで、実務に近い形になりました。

写真と報告内容を一緒に管理できる

作業前後の写真をフォームから送信できます。

写真と報告内容を別々に集める必要がありません。

作業内容と写真を同じ流れで確認できる点は便利です。

現場確認や作業記録にも使いやすい形になりました。

PDFのファイル名を統一できる

PDFのファイル名を、次のルールにしました。

報告番号_担当者名_作業日.pdf

この形にすると、後から探しやすくなります。

担当者別、日付別の確認もしやすくなります。

保存後の管理まで考えると、ファイル名ルールはかなり重要です。

実務で使う前に注意する点

今回の仕組みは便利ですが、事前に決めておくこともあります。

ここを決めずに作り始めると、あとから修正が多くなります。

回答シートを直接使わない方がよい

フォーム回答を直接帳票化すると、運用が難しくなります。

理由は、印刷したいデータを選びにくいからです。

今回のように、印刷用シートを間に入れる方が安全です。

回答データと印刷用データを分けることで、確認しやすくなります。

入力項目は先に決めておく

Googleフォームの項目は、後から変更できます。

ただし、途中で項目を変えると、回答シートの列が増えたり変わったりします。

GASで使う列も変わる場合があります。

そのため、最初に必要な項目を整理しておくことが大切です。

保存先フォルダと権限を確認する

写真やPDFは、Googleドライブに保存されます。

誰が確認するのかを先に決めておく必要があります。

共有権限が合っていないと、写真やPDFを開けない場合があります。

実務で使う場合は、保存先と共有範囲を必ず確認します。

GASコードは完成後も確認が必要

GASは便利ですが、設定を間違えると動きません。

シート名、フォルダID、ファイルIDなどは特に注意が必要です。

エラーが出た場合は、表示された内容を確認します。

何が原因かを見ながら、1つずつ直していくことが大切です。

よくあるつまずき

Q. フォーム回答がシートに表示されません

A. 回答先シートが作成されているか確認します。

フォームの「回答」画面から確認できます。

Q. 写真ファイルが見つかりません

A. Googleドライブ内の保存先を確認します。

フォームからアップロードされた写真は、専用フォルダに保存されます。

Q. GASを実行すると承認画面が出ます

A. 初回だけ表示される確認画面です。

自分で作成したコードの場合は、内容を確認して承認します。

Q. PDFが作成されません

A. チェックが入っているか確認します。

保存先フォルダやシート名も確認してください。

完了したら確認

最後に、次の内容を確認します。

□ Googleフォームを作成できた
□ 回答先シートを作成できた
□ テスト回答を送信できた
□ 写真ファイルを確認できた
□ 印刷用シートを作成できた
□ 回答データを印刷用シートへ転記できた
□ 印刷対象にチェックを入れられた
□ 帳票を作成できた
□ PDF保存できた

すべて確認できれば、実践プロジェクト②は完成です。

実践プロジェクト②の関連ページ

このプロジェクト全体の流れは、ハブページにまとめています。
▶ 実践プロジェクト②ハブページ

サンプルファイルや関連資料はこちらにまとめています。
▶ サンプル配布センター

GASコードを確認したい場合はこちらです。
▶ GASコード集

Googleフォームの基本操作はこちらです。
▶ Googleフォームの作り方
▶ Googleフォームの共有方法

Googleスプレッドシートの基本はこちらです。
▶ Googleスプレッドシートとは？Excelとの違いを解説

次にやること

実践プロジェクト②は、これで一つの区切りです。

次は、初心者向けの入口ページへ進みます。

Excel VBA、GAS、AI活用の違いを整理します。

どこから読めばよいか分かるページを作成します。

▶ Excel VBA・GAS・AI活用、何から始める？初心者向け業務効率化ガイド
公開後にリンクを設定します。

まとめ

実践プロジェクト②では、Googleフォーム、スプレッドシート、GASを使い、作業報告書の入力から帳票作成、PDF保存までを作成しました。

実際に作ってみると、回答シートをそのまま使うのではなく、印刷用シートを間に入れることがとても重要だと分かりました。

現場ではスマホから入力し、事務所では必要な報告書だけを選んで帳票化することで、実務でも使いやすい流れになります。

特に、写真付きの作業報告、印刷対象の選択、PDFファイル名の統一は、実際の業務でも役立つポイントです。

今回の仕組みは、作業報告書だけでなく、点検記録、訪問記録、日報、作業完了報告などにも応用できます。

次は、Excel VBA、GAS、AI活用をこれから学ぶ人に向けて、何から始めればよいかを整理する初心者向け入口ページを作成します。

この記事では、印刷したい作業報告書にチェックを入れて、帳票をPDF保存する方法を紹介します。

印刷用シートにチェックを入れたデータだけを使い、GASで帳票作成とPDF保存を行います。

この記事では、GASコードの中身ではなく、実際の操作手順を説明します。

今回は、先に帳票用ファイルを作成し、内容を確認してからPDF保存する2段階の流れで進めます。

作業前の確認

作業を始める前に、次の内容を確認してください。

・Googleアカウントにログインしている
・回答先スプレッドシートを開ける
・印刷用シートが作成されている
・帳票用シートが作成されている
・PDF保存用のGASコードが設定されている
・PDF保存先フォルダが用意されている

まだ準備が終わっていない場合は、先にこちらを確認してください。

▶ 【自動入力の準備】GASでフォーム回答データを印刷用シートへ転記する方法

今回行う作業

今回行う作業は、次の流れです。

1. 回答先スプレッドシートを開く
2. 印刷用シートを開く
3. 印刷したい報告書にチェックを入れる
4. チェックした行を確認する
5. Apps Scriptを開く
6. 帳票用ファイルを作成する関数を実行する
7. 帳票用ファイルが作成されたか確認する
8. 帳票用ファイルをPDF保存する関数を実行する
9. PDF保存先フォルダを確認する
10. PDFを開いて内容を確認する

Step1：回答先スプレッドシートを開く

最初に、Googleフォームの回答先スプレッドシートを開きます。

Googleフォームの回答データが保存されているファイルです。

回答先シートが分からない場合は、Googleフォームの回答画面から確認します。

Step2：印刷用シートを開く

画面下にあるシート名から、印刷用シートをクリックします。

このシートには、帳票にしたい作業報告書の一覧が表示されています。

印刷用シートがない場合は、先に回答データの転記作業を確認してください。

▶ 【自動入力の準備】GASでフォーム回答データを印刷用シートへ転記する方法

Step3：印刷したい作業報告書にチェックを入れる

印刷したい作業報告書の行にチェックを入れます。

チェックを入れた行だけが、帳票作成とPDF保存の対象になります。

1件だけPDF保存したい場合は、1行だけチェックします。

複数件を保存したい場合は、必要な行にチェックします。

Step4：チェックした行を確認する

チェックを入れたら、対象の行を確認します。

作業日、担当者名、現場名を見て、間違いがないか確認してください。

間違った行にチェックが入っていると、別の報告書がPDF保存されます。

ここは必ず確認してください。

Step5：Apps Scriptを開く

次に、Apps Scriptを開きます。

スプレッドシート上部の「拡張機能」をクリックします。

次に「Apps Script」をクリックします。

Apps Script画面が開いたら、関数を選んで実行します。

今回の作業は、2段階で行います。

1回目は、帳票用ファイルを作成します。

2回目は、作成された帳票用ファイルをPDF保存します。

Step6：帳票用ファイルを作成する関数を実行する

まず、チェックした作業報告書を使って、帳票用ファイルを作成します。

関数選択欄から、次の関数を選びます。

createCheckedReportsSpreadsheet

関数を選んだら、「実行」ボタンをクリックします。

初めて実行する場合は、承認画面が表示されることがあります。

自分で作成したGASコードの場合のみ、内容を確認して承認してください。

実行が終わったら、エラーが表示されていないか確認します。

GASコードを確認したい場合は、コード記事を確認してください。

▶ GASでチェックした作業報告書を帳票作成してPDF保存するコード

Step7：帳票用ファイルが作成されたか確認する

次に、帳票用ファイルが作成されたか確認します。

Googleドライブで、帳票用ファイルの保存先フォルダを開きます。
※　保存先のフォルダは、【マイドライブ】内の【作業報告書_確認用】フォルダに格納されています。

スプレッドシート形式の帳票用ファイルが作成されていれば、1段階目は完了です。

必要に応じて、帳票用ファイルを開きます。

PDFにする前に確認できるため、写真の表示や帳票の内容に問題がないか確認しやすくなります。

ここで内容が違う場合は、印刷用シートのチェックした行を確認してください。

Step8：帳票用ファイルをPDF保存する関数を実行する

帳票用ファイルを確認したら、Apps Script画面に戻ります。

次に、作成された帳票用ファイルをPDF保存します。

関数選択欄から、次の関数を選びます。

exportCreatedReportSpreadsheetToPdf

関数を選んだら、「実行」ボタンをクリックします。

実行が終わったら、エラーが表示されていないか確認します。

エラーが出た場合は、帳票用ファイルが作成されているか確認してください。

Step9：PDF保存先フォルダを確認する

PDF保存用の関数を実行したら、PDF保存先フォルダを開きます。

GASコードで指定したGoogleドライブのフォルダです。

PDFが表示されていれば、保存は完了です。

保存されたPDFファイル名も確認します。

今回のファイル名ルールは、次の形です。

報告番号_担当者名_作業日.pdf

ファイル名がそろっていると、後から探しやすくなります。

Step10：PDFを開いて内容を確認する

最後に、保存されたPDFを開きます。

帳票の内容が正しく入っているか確認します。

内容に問題がなければ、作業完了です。

よくあるつまずき

PDF保存対象のデータがありません

チェックが入っている行がない場合に表示されるエラーです。

対処法

・印刷用シートを開く
・PDF保存したい行にチェックを入れる
・チェックした行を確認する
・再度GASを実行する

帳票用ファイルが作成されません

チェックしたデータがない、または帳票用ファイルの保存先設定が違っている可能性があります。

対処法

・印刷用シートにチェックが入っているか確認する
・チェックした行のデータを確認する
・帳票用ファイルの保存先フォルダを確認する
・createCheckedReportsSpreadsheetを再度実行する

PDFが保存されません

帳票用ファイルが作成されていない、またはPDF保存先フォルダの設定が違っている可能性があります。

対処法

・帳票用ファイルが作成されているか確認する
・PDF保存先フォルダを確認する
・フォルダIDが正しいか確認する
・exportCreatedReportSpreadsheetToPdfを再度実行する

PDF保存先フォルダが見つかりません

保存先フォルダの指定が違っている可能性があります。

対処法

・Googleドライブを開く
・保存先フォルダ名で検索する
・GASコードで指定したフォルダを確認する
・フォルダIDが正しいか確認する

違う作業報告書がPDFになりました

チェックを入れた行が違っている可能性があります。

対処法

・作業日を確認する
・担当者名を確認する
・現場名を確認する
・正しい行だけにチェックを入れる
・再度GASを実行する

GASの実行時にエラーが表示されます

シート名や保存先フォルダの設定が違う可能性があります。

対処法

・印刷用シート名を確認する
・帳票用シート名を確認する
・保存先フォルダIDを確認する
・GASコードの設定部分を確認する

次にやること

PDF保存までできたら、実践プロジェクト②は完成です。

この仕組みの全体結果は、次の記事でまとめています。

▶ 実践プロジェクト②｜現場はスマホ入力、事務所は帳票印刷を作ってみた結果

まとめ

印刷用シートにチェックを入れることで、必要な作業報告書だけを帳票作成できます。

先に帳票用ファイルを作成して確認することで、PDF保存前に内容を確認できます。

PDF保存後は、ファイル名と中身を必ず確認しましょう。

関連記事

▶ 前のページ：印刷したい作業報告書にチェックを入れて、帳票をPDF保存する方法

▶ 【実践プロジェクト②】Googleフォームで作業報告システムを作る

▶ サンプル配布センター

GASコードを使って、フォームの回答内容を帳票作成用のシートへ移します。

この作業は、作業報告書を帳票へ自動入力するための準備です。

作業前の確認

作業を始める前に、次の内容を確認してください。

・Googleフォームの回答先シートが作成済み
・作業報告書の回答データが入っている
・印刷用シートが作成済み
・GASコードを貼り付ける準備ができている
・Googleアカウントにログインしている

今回行う作業

この記事では、次の作業を行います。

・回答先スプレッドシートを開く
・Apps Scriptを開く
・GASコードを貼り付ける
・GASコードを保存する
・実行する関数を選ぶ
・初回承認を行う
・印刷用シートへ転記されたか確認する

Step1：回答先スプレッドシートを開く

まず、Googleフォームの回答先スプレッドシートを開きます。

Googleフォームの「回答」画面から開くか、Googleドライブから回答先ファイルを開きます。

回答データが入っていない場合は、先にテスト回答を送信してください。

Step2：印刷用シートを確認する

次に、印刷用シートを確認します。

画面下のシートタブから、印刷用シートを開きます。

印刷用シートがない場合は、先に作成しておきます。

このシートに、フォーム回答データを転記します。

Step3：Apps Scriptを開く

スプレッドシート上部のメニューから、Apps Scriptを開きます。

「拡張機能」をクリックします。

次に「Apps Script」をクリックします。

Apps Scriptは、GASコードを書く場所です。

Step4：GASコードを貼り付ける

Apps Scriptが開いたら、コード入力画面を確認します。

すでにコードが入っている場合は、必要に応じてバックアップしておきます。

その後、今回使用するGASコードを貼り付けます。

コードの詳しい内容は、別記事で紹介します。

この記事では、貼り付け後の実行手順を中心に進めます。

Step5：GASコードを保存する

コードを貼り付けたら、保存します。

画面上部の保存アイコンをクリックします。

保存時にエラーが出た場合は、コードの貼り付け漏れを確認してください。

Step6：実行する関数を選ぶ

保存できたら、実行する関数を選びます。

画面上部にある関数名の選択欄をクリックします。

今回の転記用の関数を選びます。

関数名が表示されない場合は、コードが正しく保存されていない可能性があります。

Step7：実行ボタンをクリックする

関数を選んだら、実行ボタンをクリックします。

初回実行時は、承認画面が表示されることがあります。

初めてGASを実行するときは、Googleの承認が必要です。

画面の案内に沿って進めます。

Step8：初回承認を行う

承認画面が表示されたら、Googleアカウントを選びます。

「詳細」をクリックします。

次に、プロジェクト名をクリックして続行します。

「Googleで確認されていません」と表示されても、今回は自分で作成したコードを使います。

内容を確認して、問題なければ進めます。

Step9：印刷用シートを確認する

実行が完了したら、スプレッドシートに戻ります。

印刷用シートを開きます。

フォーム回答データが転記されているか確認します。

ここでデータが入っていれば、転記作業は完了です。

Step10：帳票に反映される内容を確認する

印刷用シートへ転記されたデータが、帳票作成に使われます。

この段階では、PDF保存までは行いません。

まずは、帳票に入れるためのデータが準備できたか確認します。

PDF保存は、次の作業で行います。

よくあるつまずき

Q. Apps Scriptが見つかりません

A. スプレッドシート上部の「拡張機能」から開きます。

「拡張機能」→「Apps Script」の順番でクリックしてください。

Q. 関数名が表示されません

A. コードが正しく保存されていない可能性があります。

保存アイコンをクリックしてから、もう一度確認してください。

Q. 実行すると承認画面が出ます

A. 初回実行時は承認が必要です。

自分で作成したGASコードを実行するための確認画面です。

Q. 印刷用シートにデータが入りません

A. シート名や列名がコードと合っていない可能性があります。

回答シート名、印刷用シート名、項目名を確認してください。

Q. PDFが保存されません

A. この記事ではPDF保存までは行いません。

この作業は、印刷用シートへデータを転記する準備です。

PDF保存は、次の記事で行います。

次にやること

印刷用シートへデータを転記できたら、次は印刷したい作業報告書を選びます。

チェックを入れた作業報告書だけを対象にして、帳票作成とPDF保存を行います。

▶ 印刷したい作業報告書にチェックを入れて、帳票をPDF保存する方法

まとめ

今回は、Googleフォームの回答データを印刷用シートへ転記しました。

この作業で、作業報告書を帳票へ自動入力する準備ができました。

次は、印刷したい作業報告書を選んでPDF保存する作業へ進みます。

次に読むおすすめ記事

▶ 前のページ：【自動入力の準備】印刷用の作業報告書シートを作成する方法
▶ 次のページ：印刷したい作業報告書にチェックを入れて、帳票をPDF保存する方法
▶ 【実践プロジェクト②】Googleフォームで作業報告システムを作る

Googleフォームへ提出された作業報告書は、回答先のスプレッドシートに保存されます。

この記事では、そのスプレッドシート内に印刷用帳票のシートを追加し、作業報告書を印刷しやすい形にする準備を行います。

今回は、帳票のレイアウトを作るところまで行います。

作業報告書の内容や写真を表示する作業は、次の記事以降で行います。

作業前の確認

作業を始める前に、次の内容を確認してください。

・作業報告書のスプレッドシートがある
・作業報告書と写真の確認が済んでいる
・帳票に配置したい項目が決まっている

作業報告書と写真の確認がまだの場合は、先にこちらをご覧ください。

▶ 提出した作業報告書をスプレッドシートで確認する方法

今回作成する印刷用帳票

今回作成する印刷用帳票は、フォームの回答先スプレッドシート内に作成します。

作業報告書が保存されているファイルを開き、その中に新しいシートを追加します。

追加したシートに、印刷用帳票のレイアウトを作成します。

画像で確認するポイント

・作業報告書の保存シートがある
・同じファイル内に印刷用帳票シートがある
・シート名で役割が分かれている

作業報告書の保存シートは、現場作業員が提出した内容が一覧で保存される場所です。

このシートを直接編集して帳票にするのではありません。

同じファイル内に別シートを作り、そこへ印刷用のレイアウトを作成します。

印刷用帳票の完成イメージ

今回は、現場作業員が提出した内容を1件ずつ印刷できるようにするための、帳票レイアウトを作成します。

この段階では、まだ作業報告書の内容や写真は表示しません。

まずは、印刷しやすい形を準備します。

この帳票レイアウトをもとに、次の作業で項目の対応を確認します。

Excelで作成した帳票を使う場合は、先にGoogleスプレッドシート形式へ変換しておきます。

▶ ExcelファイルをGoogleスプレッドシートへ変換する方法

帳票は回答先スプレッドシート内に作成する

印刷用帳票は、ExcelでもGoogleスプレッドシートでも作成できます。

ただし、今回の実践プロジェクト②では、Googleフォームへ提出された作業報告書をGoogleスプレッドシートで管理します。

そのため、このプロジェクトで使用する印刷用帳票は、フォームの回答先スプレッドシート内に作成します。

同じファイル内に作成しておくと、後からGASで作業報告書の内容を帳票へ反映しやすくなります。

作業報告書の保存シートと、印刷用帳票シートは分けておきます。

例として、次のように分けます。

・フォームの作業報告書が保存されるシート
・印刷用帳票を作成するシート

シートを分けることで、保存された作業報告書を残したまま、印刷用の画面を作成できます。

Excelで作成した帳票を使う場合

普段からExcelで帳票を作っている場合は、Excelでレイアウトを作成しても問題ありません。

ただし、GASで使う場合は、最終的にGoogleスプレッドシート形式にする必要があります。

Excelで作成した帳票を使う場合は、Googleドライブへアップロードします。

その後、Googleスプレッドシート形式に変換して使用します。

変換手順は、こちらの記事で紹介しています。

▶ ExcelファイルをGoogleスプレッドシートへ変換する方法

変換した帳票は、フォームの回答先スプレッドシート内で使えるようにします。

印刷用帳票を作るときのポイント

印刷用帳票を作るときは、見た目だけでなく、あとから内容を反映しやすい形にしておくことが大切です。

ポイントは、次のとおりです。

・A4横向きで1ページに収める
・基本情報は上部にまとめる
・作業内容は広めにする
・特記事項詳細も文章が入る広さにする
・作業前写真と作業後写真は並べる
・項目名と表示欄を分ける
・作業報告書の保存シートは直接編集しない

帳票用のシートを別に作成し、そこへ印刷用レイアウトを作成します。

保存された作業報告書の一覧は、そのまま残しておきます。

写真欄を作るときの注意点

写真欄は、作業前写真と作業後写真を並べると見やすくなります。

左側を作業前写真、右側を作業後写真にすると、作業前後の違いを確認しやすくなります。

写真は大きく表示するため、帳票の下部に広めのスペースを用意します。

この段階では、写真を入れる場所だけ作成します。

まとめ

今回は、フォームの回答先スプレッドシート内に、印刷用帳票のレイアウトを準備しました。

作業報告書の保存シートは直接編集せず、別シートとして帳票を作成するのがポイントです。

次は、作業報告書の項目と帳票の表示場所を対応させます。

関連ページ

▶ 前のページ：Googleフォームでアップロードした画像ファイルの確認方法
▶ 次のページ：【自動入力の準備】GASでフォーム回答データを印刷用シートへ転記する方法
▶【実践プロジェクト②】Googleフォームで作業報告システムを作る

今回は、報告内容と作業前後の写真を確認する方法を説明します。

スプレッドシートで確認する理由

作業報告書が増えると、1件ずつ開く方法では時間がかかります。

スプレッドシートを使うと、複数の報告書を一覧で確認できます。

・作業日ごとに確認できる
・担当者ごとに確認できる
・現場名ごとに確認できる
・報告内容を比較できる
・写真も一覧から開ける

実務では、スプレッドシートでの確認が便利です。

Step1：Googleドライブを開く

Googleドライブを開きます。

作成した「作業報告書」を探してください。

Step2：作業報告書を開く

Googleフォームの「作業報告書」を開きます。

フォームの編集画面が表示されます。

Step3：「回答」をクリックする

画面上部の「回答」をクリックします。

送信された作業報告書の件数が表示されます。

※画面上では「回答」と表示されます。

この記事では、送信された内容を「作業報告書」と呼びます。

Step4：スプレッドシートのボタンをクリックする

Step4：回答先のスプレッドシートを作成する

「回答」画面にある、

「スプレッドシートにリンク」

をクリックします。

「回答の送信先を選択」が表示されます。

今回は「新しいスプレッドシートを作成」を選択します。

スプレッドシート名はそのままでも問題ありません。

今回は

作業報告書（回答）

と表示されています。

内容を確認して「作成」をクリックします。

新しいスプレッドシートが作成されます。

作成が完了すると、入力された作業報告書が一覧で表示されます。

※すでに回答先を設定している場合は、緑色のスプレッドシートボタンが表示されます。

Step5：入力された作業報告書を確認する

スプレッドシートでは、1件の作業報告書が1行に表示されます。

画面を横へ移動しながら、入力内容を確認します。

Step6：基本情報を確認する

最初に、基本情報を確認します。

・タイムスタンプ
・作業日
・担当者名
・現場名
・作業区分

タイムスタンプには、作業報告書を送信した日時が表示されます。

Step7：作業時間を確認する

次に、作業時間を確認します。

・開始時間
・終了時間

開始時間と終了時間に間違いがないか確認してください。

Step8：作業内容を確認する

次の項目を確認します。

・作業内容
・特記事項
・特記事項詳細

特記事項が「なし」以外の場合は、詳細も確認します。

Step9：作業前写真を確認する

「作業前写真」の列を確認します。

セル内に表示されたリンクをクリックしてください。

Googleドライブに保存された作業前写真が開きます。

Step10：作業後写真を確認する

「作業後写真」の列にあるリンクをクリックします。

作業後の写真が表示されます。

作業前写真と作業後写真を比較してください。

複数の作業報告書を確認する方法

スプレッドシートでは、下の行へ進むと次の作業報告書を確認できます。

確認したい内容に合わせて、一覧を見比べてください。

・同じ日の作業報告書
・同じ担当者の作業報告書
・同じ現場の作業報告書
・特記事項が入力された作業報告書

作業報告書が増えた場合も、一覧で確認できます。

列が見えない場合

項目数が多いため、すべての列が画面内に表示されない場合があります。

画面下の横スクロールを使って移動してください。

作業内容や写真は、右側の列に表示されます。

写真が開けない場合

写真が開けない場合は、次の内容を確認します。

・正しいGoogleアカウントで開いているか
・写真がアップロードされているか
・リンクを正しくクリックしているか
・写真がGoogleドライブから削除されていないか

Googleドライブ内の写真を削除すると、リンクから開けなくなります。

スプレッドシートを直接編集するときの注意

回答先スプレッドシートには、入力された作業報告書が保存されています。

行や列を削除すると、必要な報告内容が消える可能性があります。

最初は、内容の確認だけに使用してください。

並べ替えや集計をする場合は、元のデータを残す方法がおすすめです。

次にやること

Googleフォームへ入力された作業報告書は、スプレッドシートで一覧確認することができました。

次は、【自動入力の準備】印刷用の作業報告書シートを作成する方法です。

▶ 【自動入力の準備】印刷用の作業報告書シートを作成する方法

まとめ

入力された作業報告書は、スプレッドシートで一覧確認できます。

報告内容を確認したあと、写真のリンクをクリックします。

作業報告書が増えても、複数のデータをまとめて確認できます。

次に読むおすすめ記事

▶ 前のページ：【公開前チェック】Googleフォームで作業報告書の入力テストをする方法
▶ 次のページ：【自動入力の準備】印刷用の作業報告書シートを作成する方法
▶【実践プロジェクト②】Googleフォームで作業報告システムを作る

今回は、フォームの公開から作業報告書の送信まで説明します。

今回行うこと

次の順番で操作します。

・Googleフォームを公開する
・作業報告書用リンクをコピーする
・作業報告書画面を開く
・作業内容を入力する
・写真を追加する
・作業報告書を送信する

Step1：作成したGoogleフォームを開く

Googleドライブを開きます。

作成した「作業報告書」をクリックします。

Googleフォームの編集画面が表示されます。

Step2：フォームを公開する

画面右上の「公開」をクリックします。

公開範囲を確認する画面が表示されます。

作業報告書を提出できる人を確認してください。

設定に問題がなければ、「公開」をクリックします。

これで、作業報告書を開ける状態になります。

Step3：作業報告書用リンクをコピーする

フォームを公開したら、作業報告書用リンクを取得します。

画面右上のリンクボタンをクリックします。

表示された画面で「コピー」をクリックします。

コピーしたリンクは、次の方法で現場作業員へ送れます。

・メール
・チャット
・社内連絡ツール
・QRコード
・業務マニュアル

※ 編集画面のURLは送らないでください。

現場作業員には、回答者用リンクを案内します。

Step4：作業報告書用リンクを開く

コピーしたリンクをブラウザへ貼り付けます。

今回は、作成者自身がテスト回答を入力します。

「作業報告書」が表示されたことを確認します。

Step5：作業日を入力する

「作業日」をクリックします。

カレンダーから作業日を選びます。

Step6：担当者名を選択する

「担当者名」をクリックします。

表示された一覧から名前を選びます。

Step7：現場名を選択する

「現場名」をクリックします。

作業を行った現場を選びます。

Step8：作業区分を選択する

「作業区分」をクリックします。

今回行った作業を選びます。

Step9：開始時間を入力する

「開始時間」をクリックします。

作業を開始した時間を入力します。

09:00と入力する場合は、09→分の部分をタップして30と入力

Step10：終了時間を入力する

「終了時間」をクリックします。

作業が終了した時間を入力します。

Step11：作業内容を入力する

「作業内容」に、行った作業を入力します。

短く分かりやすく入力してください。

入力例

換気設備の点検と清掃を行いました。

Step12：特記事項を選択する

「特記事項」をクリックします。

該当する内容を選びます。

Step13：特記事項詳細を入力する

伝える内容がある場合は、詳しい内容を入力します。

入力例

異音が確認されたため、再点検が必要です。

特記事項が「なし」の場合は、入力しません。

Step14：作業前写真を追加する

「ファイルを追加」をクリックします。

パソコンから回答する場合は、ファイルを選択します。

スマホの場合は、写真一覧から選択できます。

写真を選んだら、アップロードします。

※ 写真を提出する場合は、Googleアカウントへのログインが必要です。

Step15：作業後写真を追加する

作業前写真と同じ方法で追加します。

「ファイルを追加」をクリックします。

作業後の写真を選択してください。

Step16：入力内容を確認する

送信前に、入力内容を確認します。

・作業日は正しいか
・担当者名は正しいか
・現場名は正しいか
・開始時間と終了時間は正しいか
・作業内容を入力したか
・写真を間違えていないか

「必須」と表示されている項目は、すべて入力します。

Step17：作業報告書を送信する

入力内容に問題がなければ、「送信」をクリックします。

作業報告書を送信したメッセージが表示されたら完了です。

送信できない場合

送信できない場合は、次の内容を確認します。

・必須項目が空欄になっていないか
・Googleアカウントへログインしているか
・写真のアップロードが完了しているか
・インターネットにつながっているか

赤い文字が表示された項目も確認してください。

現場作業員へ送るリンクに注意

現場作業員へ送るのは、現場作業員用リンクです。

次のリンクは送らないでください。

・Googleフォームの編集画面
・フォームの管理画面
・プレビュー画面

現場作業員用リンクを開き、送信ボタンが表示されることを確認してください。

次にやること

Googleフォームの作業報告書を入力して送信することができたら、

次は、提出した作業報告書をスプレッドシートで確認する方法です。

写真を添付した場合は、どのように確認するのかなどを説明しています。

▶ Googleフォームでアップロードした画像ファイルの確認方法

まとめ

作成したGoogleフォームは、公開してから使用します。

公開後は、現場作業員用リンクをコピーして案内してください。

テスト回答を送信し、正しく登録できるか確認しましょう。

次に読むおすすめ記事

▶ 前のページ：提出した作業報告書をスプレッドシートで確認する方法
▶ 次のページ：Googleフォームでアップロードした画像ファイルの確認方法
▶ 【実践プロジェクト②】Googleフォームで作業報告システムを作る

作業日や作業内容だけでなく、作業前後の写真も提出できるフォームです。

この記事では、各項目の作成方法を順番に説明します。

今回作成するフォーム

作成する項目は、次の11項目です。

基本情報

・作業日
・担当者名
・現場名
・作業区分

作業時間

・開始時間
・終了時間

作業内容

・作業内容
・特記事項
・特記事項詳細

写真管理

・作業前写真
・作業後写真

Step1：Googleフォームを開く

Googleフォームを開きます。

新しいフォームを作成してください。

▶ Googleフォームを新しく作成する方法

Step2：フォーム名を入力する

画面上部のフォーム名をクリックします。

今回は、次の名前を入力します。

作業報告書

説明欄には、次のように入力します。

作業終了後に、作業内容を入力してください。

Step3：作業日の項目を作る

最初の質問に、次の内容を入力します。

質問名：作業日
質問形式：日付

入力忘れを防ぐために、右下の「必須」をオンにします。

Step4：担当者名を作る

右側の「＋」をクリックします。

新しい質問を追加してください。

質問名：担当者名
質問形式：プルダウン

選択肢に担当者名を入力します。

例

・山田 太郎
・佐藤 花子
・鈴木 一郎

最後に「必須」をオンにします。

Step5：現場名を作る

「＋」をクリックして質問を追加します。

質問名：現場名
質問形式：プルダウン

選択肢に現場名を入力します。

例

・第一物流センター
・東部工場
・中央倉庫
・北部営業所
・南エリア配送センター

最後に「必須」をオンにします。

Step6：作業区分を作る

「＋」をクリックして質問を追加します。

質問名：作業区分
質問形式：プルダウン

選択肢に作業区分を入力します。

例

・定期点検実施
・制御盤修理
・センサー設置
・設備周辺掃除
・現地調査実施

最後に「必須」をオンにします。

Step7：開始時間を作る

「＋」をクリックして質問を追加します。

質問名：開始時間
質問形式：時刻

最後に「必須」をオンにします。

Step8：終了時間を作る

「＋」をクリックして質問を追加します。

質問名：終了時間
質問形式：時刻

最後に「必須」をオンにします。

Step9：作業内容を作る

「＋」をクリックして質問を追加します。

質問名：作業内容
質問形式：段落

作業内容を詳しく入力できるようにします。

最後に「必須」をオンにします。

Step10：特記事項を作る

「＋」をクリックして質問を追加します。

質問名：特記事項
質問形式：プルダウン

選択肢には、報告で使う内容を入力します。

例

・なし
・部品交換あり
・再点検予定
・対応完了
・報告書提出済

最後に「必須」をオンにします。

Step11：特記事項詳細を作る

「＋」をクリックして質問を追加します。

質問名：特記事項詳細
質問形式：記述式

特記事項の詳しい内容を入力する項目です。

特記事項がない場合もあるため、必須にはしません。

Step12：作業前写真を作る

「＋」をクリックして質問を追加します。

質問名：作業前写真
質問形式：ファイルのアップロード

確認画面が表示された場合は、「次へ進む」をクリックします。

アップロードできるファイル形式や枚数も設定できます。

今回は、画像だけを提出できるように設定します。

最後に「必須」をオンにします。

※写真を提出する人は、Googleアカウントへのログインが必要です。

Step13：作業後写真を作る

「＋」をクリックして質問を追加します。

質問名：作業後写真
質問形式：ファイルのアップロード

作業前写真と同じ設定にします。

最後に「必須」をオンにします。

Step14：完成したフォームを確認する

画面右上のプレビューボタンをクリックします。

実際に回答する画面が表示されます。

次の内容を確認してください。

・質問の順番が正しい
・選択肢に間違いがない
・必須項目が設定されている
・写真をアップロードできる

なぜプルダウンを使うの？

今回のフォームでは、次の項目をプルダウンにしました。

・担当者名
・現場名
・作業区分
・特記事項

プルダウンを使う理由は、入力を簡単にするためです。

提出されるデータも統一できます。

例えば、担当者名を自由入力にすると、次のような違いが発生します。

・山田
・山田太郎
・やまだ

同じ担当者でも、別の名前として記録される可能性があります。

プルダウンなら、決められた名前から選択できます。

入力ミスを防ぎ、後から集計しやすくなります。

今回の設定内容

・日付は「日付」を使用
・開始時間と終了時間は「時刻」を使用
・詳しい作業内容は「段落」を使用
・選択項目は「プルダウン」を使用
・写真は「ファイルのアップロード」を使用

入力する内容に合わせて、質問形式を変更することが大切です。

まとめ

Googleフォームでは、質問ごとに入力形式を選べます。

選択項目はプルダウンにすると、入力ミスを減らせます。

フォームが完成したら、テスト回答を入力して確認しましょう。

関連記事

▶ 次のページ：【公開前チェック】Googleフォームで作業報告書の入力テストをする方法
▶ 【実践プロジェクト②】Googleフォームで作業報告システムを作る

実践プロジェクト②では、Googleフォーム、Googleスプレッドシート、Googleドライブ、Google Apps Script（GAS）を使用します。

作業報告フォームの作成から、回答データの確認、印刷用シートへの取り込み、帳票作成、PDF保存までを順番に進めます。

1．Googleフォームで作業報告書を作成する

最初に、現場から作業内容を入力するGoogleフォームを作成します。

作業日、担当者、現場名、作業時間、作業内容、写真など、作業報告に必要な項目を設定します。

▶ Googleフォームで作業報告書の入力フォームを作成する方法

2．回答先スプレッドシートを作成する

Googleフォームへ入力された回答を保存するため、回答先のGoogleスプレッドシートを作成します。

このスプレッドシートは、提出された回答の確認や、印刷用シートへデータを取り込むときに使用します。

▶ Googleフォームの回答先シートを作成する方法

3．作成したフォームの入力テストを行う

フォームを実際の業務で使用する前に、質問項目や必須設定、回答の保存先などを確認します。

テスト回答を送信し、入力内容が正しくスプレッドシートへ保存されるか確認してください。

▶ 【公開前チェック】Googleフォームで作業報告書の入力テストをする方法

4．作業報告書を入力して送信する

準備したGoogleフォームをスマートフォンやパソコンから開き、作業内容を入力して送信します。

現場では、フォームへ必要事項を入力することで、事務所へ作業報告を提出できます。

▶ Googleフォームの作業報告書を入力して送信する方法

5．提出された回答と写真を確認する

送信された作業報告は、回答先に設定したGoogleスプレッドシートへ保存されます。

まずは、回答内容が正しく記録されているか確認します。

▶ 提出した作業報告書をスプレッドシートで確認する方法

写真が添付されている場合は、Googleドライブに保存された画像ファイルも確認します。

▶ Googleフォームでアップロードした画像ファイルの確認方法

6．印刷用の作業報告書シートを作成する

フォームの回答データをそのまま印刷するのではなく、事務所で確認しやすい帳票へ整えるため、印刷用の作業報告書シートを作成します。

このシートが、帳票用ファイルを作成するときのひな形になります。

▶ 【自動入力の準備】印刷用の作業報告書シートを作成する方法

7．GASで回答データを印刷用シートへ取り込む

Google Apps Script（GAS）を使用し、フォームの回答データを印刷用シートへ取り込みます。

取り込み時には、報告番号の付与や作業時間の計算など、帳票作成に必要な処理も行います。

GASを実行すると、帳票を作成する作業報告を選択するためのチェックボックスも表示されます。

▶ 【自動入力の準備】GASでフォーム回答データを印刷用シートへ転記する方法

8．作業報告書を選択して帳票を作成し、PDF保存する

印刷用シートに取り込んだデータの中から、帳票を作成したい作業報告にチェックを入れます。

チェックを入れた作業報告をもとに、スプレッドシート形式の帳票用ファイルを作成します。

帳票の内容や写真の位置を確認したあと、PDF形式でGoogleドライブへ保存します。

▶ 印刷したい作業報告書にチェックを入れて、帳票をPDF保存する方法

完成した作業報告システム

以上の作業により、現場から送信された作業報告をGoogleスプレッドシートへ蓄積し、必要な報告だけを選んで帳票用ファイルを作成し、PDF保存できるようになりました。

完成した機能、実際に確認した結果、利用時の注意点は、完成記事にまとめています。

▶ 実践プロジェクト②｜現場はスマホ入力、事務所は帳票印刷を作ってみた結果

業務に合わせて変更したい方へ

完成版サンプルは、学習や動作確認に利用できる基本構成です。

管理項目の追加、帳票レイアウトの変更、保存方法の調整などが必要な場合は、相談窓口をご確認ください。

▶ Excel VBA・GAS・AI活用のご相談受付中