はじめに
前回の実践プロジェクトでは、Excel VBAとGoogle Apps Script（GAS）を活用した案件管理システムを作成しました。
今回の実践プロジェクト②では、
「現場はスマホ入力、事務所は帳票印刷」
をテーマに、Googleフォーム・Googleスプレッドシート・Google Drive・GASを活用した業務改善に挑戦します。
最終的には、
- スマホで作業報告
- 写真提出
- データ自動蓄積
- 帳票作成
- PDF保存
まで実現する予定です。
Googleフォームを初めて利用する方へ
Googleフォームを初めて利用する方は、先に以下の手順書をご覧ください。
- Googleフォームの作り方
- Googleフォームの共有方法
- Googleフォームの回答先シートを作成する方法
- Googleフォームへテスト回答を入力する方法
- Googleフォームでアップロードした画像ファイルの確認方法
今回作成するシステム
今回作成するシステムの流れはこちらです。
現場担当者
↓
Googleフォーム入力
↓
Googleスプレッドシートへ自動登録
↓
Google Driveへ写真保存
↓
帳票作成
↓
PDF保存
現場担当者はスマホから入力するだけで報告が完了する仕組みを目指します。
今回作成したGoogleフォーム
今回作成したフォームはこちらです。
入力項目は以下の通りです。
基本情報
- 作業日
- 担当者名
- 現場名
- 作業区分
作業時間
- 開始時間
- 終了時間
作業内容
- 作業内容
- 特記事項
- 特記事項詳細
写真管理
- 作業前写真
- 作業後写真
なぜプルダウンを採用したのか
今回のフォームでは、
- 担当者名
- 現場名
- 作業区分
- 特記事項
をプルダウンで選択できるようにしました。
理由は入力作業を簡単にし、提出データを統一するためです。
例えば担当者名を自由入力にすると、
- 山田
- 山田太郎
- やまだ
など表記が統一されない可能性があります。
プルダウンを利用することで入力ミスを防ぎ、後から集計しやすいデータを作ることができます。
写真提出機能も追加
今回は写真提出機能も追加しました。
作業前写真と作業後写真を提出できるようにしています。
【例：工事前写真】
【工事後写真】
写真はGoogleフォームの標準機能を利用して保存します。
現時点ではGASによる自動整理は行わず、まずは標準機能だけで運用できる仕組みを作成します。
提出された写真はGoogle Driveへ保存されます。
写真管理の詳しい確認方法は下記の記事をご覧ください。
Googleフォームでアップロードした画像ファイルの確認方法
回答データの保存先
Googleフォームの回答はGoogleスプレッドシートへ自動保存できます。
今回は既存シートではなく、新規スプレッドシートを作成しました。
理由は、元データを安全に保管しながら、後で集計や帳票作成を行うためです。
詳しい作成方法はこちらの記事で解説しています。
今後の予定
このプロジェクトでは今後以下の機能を追加していく予定です。
第2回
テスト回答を入力してデータを蓄積する
第3回
作業時間を自動計算する
第4回
帳票レイアウトを作成する
第5回
GASで帳票へ自動転記する
第6回
PDF保存機能を作成する
第7回
写真付き報告書の作成に挑戦する
まとめ
今回はGoogleフォームを利用した作業報告システムの第一歩として、入力フォームの作成を行いました。
入力作業を簡単にするためプルダウンを活用し、写真提出機能も追加しました。
次回は実際にテスト回答を入力し、Googleスプレッドシートへデータを蓄積していきます。
サンプルマスタデータを配布しています
今回のGoogleフォーム作成で使用したサンプルマスタデータを配布しています。
内容は以下の通りです。
- 担当者マスタ
- 現場マスタ
- 作業区分マスタ
- 特記事項マスタ
Googleスプレッドシート形式で配布していますので、コピーしてそのまま利用できます。
Googleフォームのプルダウン設定を行う際の参考資料としてご活用ください。
▼サンプルマスタデータはこちら
※閲覧専用です。利用する場合は「ファイル」→「コピーを作成」を選択してください。
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