【自動入力の準備】印刷用の作業報告書シートを作成する方法

はじめに

Googleフォームへ提出された作業報告書は、回答先のスプレッドシートに保存されます。

この記事では、そのスプレッドシート内に印刷用帳票のシートを追加し、作業報告書を印刷しやすい形にする準備を行います。

今回は、帳票のレイアウトを作るところまで行います。

作業報告書の内容や写真を表示する作業は、次の記事以降で行います。

作業前の確認

作業を始める前に、次の内容を確認してください。

・作業報告書のスプレッドシートがある
・作業報告書と写真の確認が済んでいる
・帳票に配置したい項目が決まっている

作業報告書と写真の確認がまだの場合は、先にこちらをご覧ください。

▶ 提出した作業報告書をスプレッドシートで確認する方法

今回作成する印刷用帳票

今回作成する印刷用帳票は、フォームの回答先スプレッドシート内に作成します。

作業報告書が保存されているファイルを開き、その中に新しいシートを追加します。

追加したシートに、印刷用帳票のレイアウトを作成します。

画像で確認するポイント

・作業報告書の保存シートがある
・同じファイル内に印刷用帳票シートがある
・シート名で役割が分かれている

作業報告書の保存シートは、現場作業員が提出した内容が一覧で保存される場所です。

このシートを直接編集して帳票にするのではありません。

同じファイル内に別シートを作り、そこへ印刷用のレイアウトを作成します。

印刷用帳票の完成イメージ

今回は、現場作業員が提出した内容を1件ずつ印刷できるようにするための、帳票レイアウトを作成します。

この段階では、まだ作業報告書の内容や写真は表示しません。

まずは、印刷しやすい形を準備します。

この帳票レイアウトをもとに、次の作業で項目の対応を確認します。

Excelで作成した帳票を使う場合は、先にGoogleスプレッドシート形式へ変換しておきます。

▶ ExcelファイルをGoogleスプレッドシートへ変換する方法

帳票は回答先スプレッドシート内に作成する

印刷用帳票は、ExcelでもGoogleスプレッドシートでも作成できます。

ただし、今回の実践プロジェクト②では、Googleフォームへ提出された作業報告書をGoogleスプレッドシートで管理します。

そのため、このプロジェクトで使用する印刷用帳票は、フォームの回答先スプレッドシート内に作成します。

同じファイル内に作成しておくと、後からGASで作業報告書の内容を帳票へ反映しやすくなります。

作業報告書の保存シートと、印刷用帳票シートは分けておきます。

例として、次のように分けます。

・フォームの作業報告書が保存されるシート
・印刷用帳票を作成するシート

シートを分けることで、保存された作業報告書を残したまま、印刷用の画面を作成できます。

Excelで作成した帳票を使う場合

普段からExcelで帳票を作っている場合は、Excelでレイアウトを作成しても問題ありません。

ただし、GASで使う場合は、最終的にGoogleスプレッドシート形式にする必要があります。

Excelで作成した帳票を使う場合は、Googleドライブへアップロードします。

その後、Googleスプレッドシート形式に変換して使用します。

変換手順は、こちらの記事で紹介しています。

▶ ExcelファイルをGoogleスプレッドシートへ変換する方法

変換した帳票は、フォームの回答先スプレッドシート内で使えるようにします。

印刷用帳票を作るときのポイント

印刷用帳票を作るときは、見た目だけでなく、あとから内容を反映しやすい形にしておくことが大切です。

ポイントは、次のとおりです。

・A4横向きで1ページに収める
・基本情報は上部にまとめる
・作業内容は広めにする
・特記事項詳細も文章が入る広さにする
・作業前写真と作業後写真は並べる
・項目名と表示欄を分ける
・作業報告書の保存シートは直接編集しない

帳票用のシートを別に作成し、そこへ印刷用レイアウトを作成します。

保存された作業報告書の一覧は、そのまま残しておきます。

写真欄を作るときの注意点

写真欄は、作業前写真と作業後写真を並べると見やすくなります。

左側を作業前写真、右側を作業後写真にすると、作業前後の違いを確認しやすくなります。

写真は大きく表示するため、帳票の下部に広めのスペースを用意します。

この段階では、写真を入れる場所だけ作成します。

完了したら確認

作業が終わったら、次の内容を確認してください。

□ 印刷用帳票のレイアウトを準備した
□ 基本情報の欄を作成した
□ 作業内容の欄を作成した
□ 特記事項の欄を作成した
□ 作業前写真・作業後写真の欄を作成した
□ A4横向きで1ページに収まる形にした
□ 作業報告書の保存シートを直接編集していない

次にやること

印刷用帳票のレイアウトが準備できたら、次は項目の対応を確認します。

作業報告書のどの項目を、印刷用帳票のどこへ表示するのかを整理します。

まとめ

今回は、フォームの回答先スプレッドシート内に、印刷用帳票のレイアウトを準備しました。

作業報告書の保存シートは直接編集せず、別シートとして帳票を作成するのがポイントです。

次は、作業報告書の項目と帳票の表示場所を対応させます。