Googleフォームの作業報告書を入力して送信する方法

作成したGoogleフォームは、公開すると作業報告書を提出できるようになります。

今回は、フォームの公開から作業報告書の送信まで説明します。

今回行うこと

次の順番で操作します。

・Googleフォームを公開する
・作業報告書用リンクをコピーする
・作業報告書画面を開く
・作業内容を入力する
・写真を追加する
・作業報告書を送信する

Step1：作成したGoogleフォームを開く

Googleドライブを開きます。

作成した「作業報告書」をクリックします。

Googleフォームの編集画面が表示されます。

Step2：フォームを公開する

画面右上の「公開」をクリックします。

公開範囲を確認する画面が表示されます。

作業報告書を提出できる人を確認してください。

設定に問題がなければ、「公開」をクリックします。

これで、作業報告書を開ける状態になります。

Step3：作業報告書用リンクをコピーする

フォームを公開したら、作業報告書用リンクを取得します。

画面右上のリンクボタンをクリックします。

表示された画面で「コピー」をクリックします。

コピーしたリンクは、次の方法で現場作業員へ送れます。

・メール
・チャット
・社内連絡ツール
・QRコード
・業務マニュアル

※ 編集画面のURLは送らないでください。

現場作業員には、回答者用リンクを案内します。

Step4：作業報告書用リンクを開く

コピーしたリンクをブラウザへ貼り付けます。

今回は、作成者自身がテスト回答を入力します。

「作業報告書」が表示されたことを確認します。

Step5：作業日を入力する

「作業日」をクリックします。

カレンダーから作業日を選びます。

Step6：担当者名を選択する

「担当者名」をクリックします。

表示された一覧から名前を選びます。

Step7：現場名を選択する

「現場名」をクリックします。

作業を行った現場を選びます。

Step8：作業区分を選択する

「作業区分」をクリックします。

今回行った作業を選びます。

Step9：開始時間を入力する

「開始時間」をクリックします。

作業を開始した時間を入力します。

09:00と入力する場合は、09→分の部分をタップして30と入力

Step10：終了時間を入力する

「終了時間」をクリックします。

作業が終了した時間を入力します。

Step11：作業内容を入力する

「作業内容」に、行った作業を入力します。

短く分かりやすく入力してください。

入力例

換気設備の点検と清掃を行いました。

Step12：特記事項を選択する

「特記事項」をクリックします。

該当する内容を選びます。

Step13：特記事項詳細を入力する

伝える内容がある場合は、詳しい内容を入力します。

入力例

異音が確認されたため、再点検が必要です。

特記事項が「なし」の場合は、入力しません。

Step14：作業前写真を追加する

「ファイルを追加」をクリックします。

パソコンから回答する場合は、ファイルを選択します。

スマホの場合は、写真一覧から選択できます。

写真を選んだら、アップロードします。

※ 写真を提出する場合は、Googleアカウントへのログインが必要です。

Step15：作業後写真を追加する

作業前写真と同じ方法で追加します。

「ファイルを追加」をクリックします。

作業後の写真を選択してください。

Step16：入力内容を確認する

送信前に、入力内容を確認します。

・作業日は正しいか
・担当者名は正しいか
・現場名は正しいか
・開始時間と終了時間は正しいか
・作業内容を入力したか
・写真を間違えていないか

「必須」と表示されている項目は、すべて入力します。

Step17：作業報告書を送信する

入力内容に問題がなければ、「送信」をクリックします。

作業報告書を送信したメッセージが表示されたら完了です。

送信できない場合

送信できない場合は、次の内容を確認します。

・必須項目が空欄になっていないか
・Googleアカウントへログインしているか
・写真のアップロードが完了しているか
・インターネットにつながっているか

赤い文字が表示された項目も確認してください。

現場作業員へ送るリンクに注意

現場作業員へ送るのは、現場作業員用リンクです。

次のリンクは送らないでください。

・Googleフォームの編集画面
・フォームの管理画面
・プレビュー画面

現場作業員用リンクを開き、送信ボタンが表示されることを確認してください。

次にやること

Googleフォームの作業報告書を入力して送信することができたら、

次は、提出した作業報告書をスプレッドシートで確認する方法です。

写真を添付した場合は、どのように確認するのか　などを説明しています。

▶ 提出した作業報告書をスプレッドシートで確認する方法

まとめ

作成したGoogleフォームは、公開してから使用します。

公開後は、現場作業員用リンクをコピーして案内してください。

テスト回答を送信し、正しく登録できるか確認しましょう。