この記事では、個人用Microsoftアカウントを使って、Microsoft Formsに作業報告フォームのひな形を作成します。
作業日、担当者名、作業内容など9項目を設定し、作業前写真・作業後写真はOneDriveで別に管理できる状態まで準備します。
作業前に確認すること
この記事は、前の記事「Microsoftアカウントの種類を確認する方法」で、個人用Microsoftアカウントを使用していることを確認した方を対象としています。
フォームを作成する前に、実践プロジェクト②で使用した次の一覧を用意してください。
・担当者名一覧
・現場名一覧
・作業区分一覧
今回も同じ一覧をMicrosoft Formsの選択肢として使用します。
一覧を再利用することで、担当者名や現場名の表記違いを減らし、後からExcelで回答データを確認しやすくします。
個人用Microsoftアカウントで作成するフォームを確認する
今回作成するフォーム名は「作業報告フォーム」です。
Microsoft Formsには、次の9項目を作成します。
1．作業日
2．担当者名
3．現場名
4．作業区分
5．開始時間
6．終了時間
7．作業内容
8．特記事項
9．特記事項詳細
個人用Microsoftアカウントでは「ファイルのアップロード」を利用できないため、作業前写真・作業後写真はFormsの質問項目として作成せず、OneDriveで別に管理します。
プレビューで完成したフォームを確認する
9項目の設定が完了したら、Microsoft Formsの「プレビュー」を選択します。
パソコン表示とモバイル表示を切り替え、実際に回答するときの画面を確認してください。
【画像挿入：作業報告フォームをプレビューし、パソコン表示とモバイル表示を確認している画面】
次の内容を確認します。
・9項目が予定した順番で並んでいる
・必要な項目に「必須」が設定されている
・担当者名、現場名、作業区分が選択式になっている
・開始時間と終了時間の入力案内が表示されている
・作業内容を複数行で入力できる
・特記事項詳細を複数行で入力できる
・作業前写真、作業後写真の質問がForms内に作成されていない
・パソコンとモバイルのどちらでも入力しにくい箇所がない
Microsoft Formsではフォームを作成しながら自動保存されるため、設定内容を確認したらフォーム作成は完了です。
9項目の作業報告フォームを作成する
Step1｜作業報告フォームを新規作成する
Microsoft Formsを開き、「新しいフォーム」を選択します。
フォーム名に、次の名前を入力します。
作業報告フォーム
説明文には、次の文章を入力します。
作業内容を報告するためのフォームです。作業終了後に必要事項を入力してください。
【画像挿入：Microsoft Formsで「作業報告フォーム」のフォーム名と説明文を設定した画面】
Microsoft Formsの開き方や、新しいフォームを作成する基本操作については、基礎記事で確認してください。
Step2｜「作業日」を作成する
「新規追加」を選択し、質問形式から「日付」を選択します。
質問名に、
作業日
と入力します。
「必須」を有効にしてください。
作業日は、Formsの回答とOneDriveに保存した写真を確認するときにも使用します。
Step3｜「担当者名」を作成する
「新規追加」を選択し、質問形式から「選択肢」を選択します。
質問名に、
担当者名
と入力します。
実践プロジェクト②で使用した担当者名一覧を、選択肢として登録してください。
設定が終わったら、「必須」を有効にします。
担当者名は自由入力にせず、登録した一覧から選択する形式にします。
Step4｜「現場名」を作成する
質問形式から「選択肢」を選択します。
質問名に、
現場名
と入力します。
実践プロジェクト②で使用した現場名一覧を、選択肢として登録します。
最後に、「必須」を有効にしてください。
現場名も自由入力にはせず、一覧から選択する形式にします。
Step5｜「作業区分」を作成する
質問形式から「選択肢」を選択します。
質問名に、
作業区分
と入力します。
実践プロジェクト②で使用した作業区分一覧を、選択肢として登録してください。
選択肢を入力したら、質問右下の「…」から「ドロップダウン リスト」を選択します。
最後に、「必須」を有効にしてください。
Step6｜「開始時間」を作成する
質問形式から「テキスト」を選択します。
質問名に、
開始時間
と入力し、「必須」を有効にします。
入力方法をそろえるため、サブタイトルには次の案内を設定します。
24時間表記で入力してください。入力例：09:00
「9時」「午前9時」などではなく、「09:00」のように入力する運用にします。
Step7｜「終了時間」を作成する
開始時間と同じように、質問形式から「テキスト」を選択します。
質問名に、
終了時間
と入力し、「必須」を有効にします。
サブタイトルには、次の案内を設定します。
24時間表記で入力してください。入力例：17:30
開始時間と終了時間を分けて入力し、作業時間の計算は後からExcel側で行います。
Step8｜「作業内容」を作成する
質問形式から「テキスト」を選択します。
質問名に、
作業内容
と入力します。
複数行の文章を入力できるように、「長い回答」を有効にしてください。
「必須」も有効にします。
Step9｜「特記事項」を作成する
質問形式から「選択肢」を選択します。
質問名に、
特記事項
と入力します。
実践プロジェクト②で使用した特記事項の有無を選択する内容を設定してください。
質問右下の「…」から「ドロップダウン リスト」を選択し、一覧から選べるようにします。
「必須」も有効にしてください。
特記事項の有無を必ず選択してもらい、補足が必要な場合だけ次の「特記事項詳細」へ入力する形にします。
Step10｜「特記事項詳細」を作成する
質問形式から「テキスト」を選択します。
質問名に、
特記事項詳細
と入力します。
複数行の文章を入力できるように、「長い回答」を有効にします。
この項目には、問題点、注意事項、引き継ぎ内容など、特記事項がある場合の補足を入力します。
特記事項がない場合は入力する必要がないため、「必須」は有効にしません。
これで、Microsoft Forms内に作成する9項目の設定は完了です。
写真の提出方法を確認する
個人用Microsoftアカウントでは、今回の作業前写真・作業後写真をMicrosoft Formsへ直接添付せず、OneDriveへ保存します。
そのため、Formsには、
「作業前写真」
「作業後写真」
という質問項目を追加しません。
Formsには作業内容などの情報を入力し、写真はOneDriveで別に管理する構成にします。
OneDriveの基本操作については、次の記事をご確認ください。
OneDriveに写真保存用フォルダーを準備する
今回の作業報告システムでは、
・事務担当者 1名
・現場担当者 複数名
という運用を想定しています。
誰が保存した写真なのか分かりやすくするため、OneDriveの「作業写真」フォルダーの中を、現場担当者ごとに分けます。
担当者名フォルダーの中には、次の2つのフォルダーを作成してください。
・作業前写真
・作業後写真
基本の構成は次のとおりです。
作業写真
└ 担当者名
├ 作業前写真
└ 作業後写真
担当者が山田さんの場合は、次のようになります。
作業写真
└ 山田
├ 作業前写真
└ 作業後写真
同じ日に複数の作業を行い、写真だけでは判別しにくい場合は、必要に応じてファイル名に作業日や現場名を追加します。
例えば、
20260809_○○現場_01
のようにすると、Formsの回答と照らし合わせやすくなります。
ただし、最初から複雑なファイル名ルールを設ける必要はありません。実際の運用で写真を判別しにくい場合にだけ追加します。
現場担当者と事務担当者の運用を確認する
現場担当者と事務担当者は、次の流れで作業報告と写真を確認します。
1．現場担当者が作業前・作業後の写真を撮影する
2．自分の担当者名フォルダーにある「作業前写真」「作業後写真」へ保存する
3．Microsoft Formsで作業報告を入力して送信する
4．事務担当者がFormsの回答内容を確認する
5．「担当者名」「作業日」「現場名」を確認し、OneDriveから該当する写真を探す
今回の方法では、Formsの回答とOneDriveの写真を完全に自動で結び付けません。
保存場所を統一し、担当者名・作業日・現場名をもとに確認できる形で運用します。
写真だけではどの作業か判断できない場合に、ファイル名を確認したり、現場担当者へ確認したりします。
プレビューで完成したフォームを確認する
9項目の設定が完了したら、Microsoft Formsの「プレビュー」を選択します。
パソコン表示とモバイル表示を切り替え、実際に回答するときの画面を確認してください。
【画像挿入：作業報告フォームをプレビューし、パソコン表示とモバイル表示を確認している画面】
次の内容を確認します。
・9項目が予定した順番で並んでいる
・必要な項目に「必須」が設定されている
・担当者名、現場名、作業区分が選択式になっている
・開始時間と終了時間の入力案内が表示されている
・作業内容を複数行で入力できる
・特記事項詳細を複数行で入力できる
・作業前写真、作業後写真の質問がForms内に作成されていない
・パソコンとモバイルのどちらでも入力しにくい箇所がない
Microsoft Formsではフォームを作成しながら自動保存されるため、設定内容を確認したらフォーム作成は完了です。
まとめ
・個人用Microsoftアカウントでは、Forms内に作業報告用の9項目を作成する
・担当者名、現場名、作業区分は自由入力にせず選択式にする
・作業前写真・作業後写真はFormsへ直接添付せず、OneDriveで別に管理する
・OneDriveでは担当者ごとに「作業前写真」「作業後写真」を分けると確認しやすい
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