【自動入力の準備】GASでフォーム回答データを印刷用シートへ転記する方法

この記事では、Googleフォームの回答データを、印刷用シートへ転記する方法を紹介します。

GASコードを使って、フォームの回答内容を帳票作成用のシートへ移します。

この作業は、作業報告書を帳票へ自動入力するための準備です。

作業前の確認

作業を始める前に、次の内容を確認してください。

・Googleフォームの回答先シートが作成済み
・作業報告書の回答データが入っている
・印刷用シートが作成済み
・GASコードを貼り付ける準備ができている
・Googleアカウントにログインしている

今回行う作業

この記事では、次の作業を行います。

・回答先スプレッドシートを開く
・Apps Scriptを開く
・GASコードを貼り付ける
・GASコードを保存する
・実行する関数を選ぶ
・初回承認を行う
・印刷用シートへ転記されたか確認する

Step1：回答先スプレッドシートを開く

まず、Googleフォームの回答先スプレッドシートを開きます。

Googleフォームの「回答」画面から開くか、Googleドライブから回答先ファイルを開きます。

回答データが入っていない場合は、先にテスト回答を送信してください。

Step2：印刷用シートを確認する

次に、印刷用シートを確認します。

画面下のシートタブから、印刷用シートを開きます。

印刷用シートがない場合は、先に作成しておきます。

このシートに、フォーム回答データを転記します。

Step3：Apps Scriptを開く

スプレッドシート上部のメニューから、Apps Scriptを開きます。

「拡張機能」をクリックします。

次に「Apps Script」をクリックします。

Apps Scriptは、GASコードを書く場所です。

Step4：GASコードを貼り付ける

Apps Scriptが開いたら、コード入力画面を確認します。

すでにコードが入っている場合は、必要に応じてバックアップしておきます。

その後、今回使用するGASコードを貼り付けます。

コードの詳しい内容は、別記事で紹介します。

この記事では、貼り付け後の実行手順を中心に進めます。

Step5：GASコードを保存する

コードを貼り付けたら、保存します。

画面上部の保存アイコンをクリックします。

保存時にエラーが出た場合は、コードの貼り付け漏れを確認してください。

Step6：実行する関数を選ぶ

保存できたら、実行する関数を選びます。

画面上部にある関数名の選択欄をクリックします。

今回の転記用の関数を選びます。

関数名が表示されない場合は、コードが正しく保存されていない可能性があります。

Step7：実行ボタンをクリックする

関数を選んだら、実行ボタンをクリックします。

初回実行時は、承認画面が表示されることがあります。

初めてGASを実行するときは、Googleの承認が必要です。

画面の案内に沿って進めます。

Step8：初回承認を行う

承認画面が表示されたら、Googleアカウントを選びます。

「詳細」をクリックします。

次に、プロジェクト名をクリックして続行します。

「Googleで確認されていません」と表示されても、今回は自分で作成したコードを使います。

内容を確認して、問題なければ進めます。

Step9：印刷用シートを確認する

実行が完了したら、スプレッドシートに戻ります。

印刷用シートを開きます。

フォーム回答データが転記されているか確認します。

ここでデータが入っていれば、転記作業は完了です。

Step10：帳票に反映される内容を確認する

印刷用シートへ転記されたデータが、帳票作成に使われます。

この段階では、PDF保存までは行いません。

まずは、帳票に入れるためのデータが準備できたか確認します。

PDF保存は、次の作業で行います。

よくあるつまずき

Q. Apps Scriptが見つかりません

A. スプレッドシート上部の「拡張機能」から開きます。

「拡張機能」→「Apps Script」の順番でクリックしてください。

Q. 関数名が表示されません

A. コードが正しく保存されていない可能性があります。

保存アイコンをクリックしてから、もう一度確認してください。

Q. 実行すると承認画面が出ます

A. 初回実行時は承認が必要です。

自分で作成したGASコードを実行するための確認画面です。

Q. 印刷用シートにデータが入りません

A. シート名や列名がコードと合っていない可能性があります。

回答シート名、印刷用シート名、項目名を確認してください。

Q. PDFが保存されません

A. この記事ではPDF保存までは行いません。

この作業は、印刷用シートへデータを転記する準備です。

PDF保存は、次の記事で行います。

完了したら確認

作業が終わったら、次の内容を確認してください。

□ 回答先スプレッドシートを開けた
□ Apps Scriptを開けた
□ GASコードを貼り付けた
□ GASコードを保存した
□ 転記用の関数を実行した
□ 初回承認を完了した
□ 印刷用シートへデータが入った
□ 転記内容に抜けがない

次にやること

印刷用シートへデータを転記できたら、次は印刷したい作業報告書を選びます。

チェックを入れた作業報告書だけを対象にして、帳票作成とPDF保存を行います。

▶ 印刷したい作業報告書にチェックを入れて、帳票をPDF保存する方法

まとめ

今回は、Googleフォームの回答データを印刷用シートへ転記しました。

この作業で、作業報告書を帳票へ自動入力する準備ができました。

次は、印刷したい作業報告書を選んでPDF保存する作業へ進みます。