今回から、保存した回答データをExcelで処理するための準備へ進みます。この記事では、今後使用するExcelブックを4つの役割に分けて作成し、データ処理を始めるための土台を準備します。

今回作るExcelブックについて

今回作成するファイルは、次のExcelブックです。

ファイル名：作業報告データ処理.xlsx

このブックは、今後Microsoft Formsから取得した回答データを確認・蓄積し、作業報告書を作成するために使用します。

今回はまだVBAを使用しないため、通常のExcelブック（.xlsx）として作成します。

今後、VBAによる自動処理を追加する段階で、マクロ有効ブック（.xlsm）として保存し直します。

今回作成するシートは、次の4つです。

• 操作
• 今回処理データ
• 蓄積データ
• 報告書テンプレート

今回はシートを準備するところまで進めます。関数やVBA、Microsoft Formsの回答データの取込処理などは、まだ行いません。

なぜ4つのシートに分けるのか

業務用のExcelでは、操作する場所、処理中のデータ、保存するデータ、印刷・確認する帳票など、役割の異なるものを1つのシートへまとめると管理しにくくなります。

今回の作業報告データ処理ブックでは、役割ごとに次の4シートへ分けます。

今後は、次のような流れで使用します。

操作する場所
↓
今回のデータを処理する場所
↓
確認済みデータを正式に保存する場所
↓
人が見る作業報告書を作る場所

特に「今回処理データ」と「蓄積データ」は、役割を分けて考えることが重要です。

今回処理データ＝作業中のデータ

蓄積データ＝確認が終わった確定済みのデータ

Microsoft Formsから取得した回答を、いきなり蓄積データへ追加するのではなく、

回答Excel → 今回処理データ → 確認 → 蓄積データ

という順番で処理できる構成にします。

また、「蓄積データ」はExcelで処理しやすい表形式で保存し、「報告書テンプレート」は人が見やすいレイアウトにする予定です。

このように、データを保存・処理する場所と、人に見せる場所を分けることで、それぞれの目的に合った形で管理しやすくなります。

作業報告データ処理ブックを準備する

ここから、実際にExcelブックを作成します。

Step1｜新しいExcelブックを作成する

Excelを起動し、新しい空白のブックを作成します。

今回は、この新しいブックを今後の作業報告データ処理に使用します。

Step2｜ファイル名を付けて保存する

新しく作成したExcelブックを保存します。

「ファイル」から保存先を選択し、ファイル名へ次の名前を入力します。

作業報告データ処理.xlsx

今回はまだVBAを使用しないため、通常のExcelブックとして保存します。

保存先は、今後このブックを使用して作業できる業務用の保存場所を選択してください。

保存が完了したら、Excel上部に「作業報告データ処理」と表示されていることを確認します。

Step3｜4つのシートを準備する

画面下部にあるシート見出しを確認します。

シートが4枚になるまで、シート見出しの右側にある「＋」をクリックして追加します。

最初から表示されているシート数は、Excelの設定によって異なる場合があります。

すでに必要な枚数がある場合は、追加する必要はありません。

Step4｜シート名を変更する

4つのシートを、左から順番に次の名前へ変更します。

1．操作
2．今回処理データ
3．蓄積データ
4．報告書テンプレート

シート名を変更するには、画面下部のシート名をダブルクリックし、新しい名前を入力します。

または、シート名を右クリックして「名前の変更」を選択しても変更できます。

シートの順番が異なる場合は、シート見出しをドラッグして並べ替えます。

作成したブックの構成を確認する

最後に、作成したExcelブックの状態を確認します。

画面下部に、左から次の4シートが並んでいることを確認してください。

• 操作
• 今回処理データ
• 蓄積データ
• 報告書テンプレート

この4シートは、今後それぞれ次の流れで使用します。

人が操作する
↓
今回のデータを処理する
↓
確認済みのデータを保存する
↓
作業報告書として表示する

今回は、まだ各シートの中には何も作成しません。

まず役割ごとに場所を分けておくことで、この後に追加する関数やデータ処理、VBAの役割を整理しやすくします。

完了したら確認すること

次の項目を確認してください。

• 「作業報告データ処理.xlsx」という名前で保存されている
• 「操作」シートがある
• 「今回処理データ」シートがある
• 「蓄積データ」シートがある
• 「報告書テンプレート」シートがある

4つのシートが正しい名前と順番で用意できていれば、今回の準備は完了です。

まとめ

今回は、Microsoft Formsの回答データを処理するためのExcelブックを作成し、役割ごとに4つのシートへ分けました。

• 「操作」は、利用者が処理を実行する入口
• 「今回処理データ」は、今回扱う作業中のデータを置く場所
• 「蓄積データ」は、確認済みの確定データを保存する場所
• 「報告書テンプレート」は、人が見る作業報告書を作る場所

業務用Excelでは、異なる役割を1か所へ詰め込まず、目的ごとに分けておくと管理しやすくなります。

今回はExcelブックの土台を作るところまでです。後続の記事から、この4シートを使って実際のデータ処理へ進みます。

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▶ 前のページ：Microsoft Formsの回答Excelと作業写真を業務用保管場所へ保存する方法

▶ 次のページ：公開予定

▶ 実践プロジェクト③のホームヘ

このような帳票では、最初に列幅を小さく揃えて土台を作り、必要な場所だけ複数のセルを結合しながら各欄を作る方法があります。

この記事では、Excelで作成した履歴書を例に、帳票を組み立てるときに使える実務的な方法を説明します。

普通にセルを使って帳票を作ると困ること

Excelで帳票を作るときは、場所によって必要なセルの大きさが大きく異なります。

実際に、Excelで作成した履歴書を見てみましょう。

この履歴書には、次のような欄があります。

• 氏名
• 生年月日
• 性別
• 写真
• 現住所
• 電話番号
• E-mail
• 連絡先
• 学歴・職歴
• 資格・免許
• 志望動機などの記入欄

それぞれを見てみると、必要な横幅や高さは同じではありません。

たとえば、「学歴・職歴」の欄では、

• 「年」は狭い幅でよい
• 「月」も狭い幅でよい
• 学歴や職歴を書く部分は横に広い幅が必要

という違いがあります。

履歴書の上部でも、氏名や住所には広い入力欄が必要ですが、生年月日や性別はそれほど広い欄を必要としません。

写真を貼る場所では、横幅だけでなく高さも必要です。

このように、帳票では同じシートの中でも、場所によって必要な幅や高さが大きく異なります。

Excelでは、列幅を変更すると、その列全体の幅が変わります。

そのため、最初から一つひとつの列を完成した帳票の幅に合わせようとすると、

ある場所ではちょうどよくても、別の場所では必要な幅と合わない

ということがあります。

そこで使えるのが、列幅を細かく揃えた土台を作り、必要な場所だけ複数のセルをまとめて使う方法です。

今回の履歴書でも、シート上部を見ると細い列が多数並んでいることが分かります。

その細い列を共通の土台として使い、氏名欄、住所欄、学歴・職歴欄など、それぞれ必要な大きさに合わせて範囲を作っています。

列幅を細かく揃えて帳票の土台を作る

帳票を作るときは、まず列幅を小さめに揃えて、横方向に細かいセルを並べた土台を作ります。

この細い列をそのまま一つずつ入力欄として使うわけではありません。

必要な場所で複数のセルをまとめるための土台として使います。

行の高さについては、すべて同じに揃える必要はありません。

氏名欄、写真欄、学歴・職歴欄など、入力する内容や必要な高さに合わせて調整します。

Step1｜帳票に使う列をまとめて選択する

まず、帳票として使用する範囲の列をまとめて選択します。

Step2｜列幅を小さめに揃える

選択した列の幅をまとめて小さくします。

この段階では、「氏名欄はこの幅」「住所欄はこの幅」というように完成形へ合わせる必要はありません。

あとから複数のセルを組み合わせやすいように、細い列を並べておくことが目的です。

Step3｜行の高さを必要に応じて調整する

行の高さは、作る欄に合わせて変更します。

たとえば、

• 通常の入力欄は基本となる高さにする
• 氏名欄などは必要に応じて少し高くする
• 写真欄は大きく高さを取る
• 長い文章を入力する欄は、複数行にまたがる範囲を使ったり、必要に応じて行の高さを調整したりする

というように調整できます。

列幅は細かく揃え、行の高さは内容に合わせることで、帳票を組み立てやすい土台になります。

必要な範囲を結合して帳票を作る

土台ができたら、次は細かい列を使って必要な大きさの欄を作ります。

今回の履歴書を見ると、同じ細い列を使いながら、場所によってさまざまな大きさの欄が作られています。

たとえば、

• 「氏名」は横に広い入力欄
• 「生年月日」は年・月・日などに分けた欄
• 「性別」は比較的狭い欄
• 「現住所」は横に広い欄
• 「写真」は高さのある大きな欄
• 「年」「月」は狭い欄
• 「学歴・職歴」は横に広い欄

という使い分けです。

Step1｜タイトルや項目名を配置する

まず、「履歴書」などのタイトルや、「氏名」「現住所」などの項目名を配置します。

必要な範囲を選択し、表示する文字や全体のバランスに合わせてセルを結合します。

Step2｜入力欄を作る

次に、実際に内容を入力する場所を作ります。

氏名や住所のように文字数が多くなる場所は広い範囲を使い、生年月日や「年」「月」のような場所は狭い範囲を使います。

このように、細かく分けた列の中から必要な範囲を選んで欄を作れることが、この方法の特徴です。

Step3｜高さが必要な欄を作る

写真欄や長い文章を入力する欄では、横幅だけでなく高さも必要です。

複数行にまたがる範囲を使ったり、必要に応じて行の高さを調整したりして、帳票に合った大きさにします。

【画像：細かい列を使って必要な範囲を結合し、履歴書を作っている途中】

この方法では、一つの列を最初から「氏名用」「住所用」と決めるのではなく、細かい列を共通の土台として使い、場所ごとに必要な範囲を選んで欄を作ります。

セル結合の基本操作や注意点については、次の記事で詳しく説明しています。

▶ Excelでセル結合を使うときの注意点と「選択範囲内で中央」の使い分け

データ表と帳票ではセル結合の使い方が違う

セル結合は、どのExcelファイルでも多用すればよいわけではありません。

データを蓄積したり、並べ替えたり、集計したりする表では、セルを結合するとデータを扱いにくくなることがあります。

一方、今回の履歴書のように、人が見たり、印刷やPDF出力をしたりすることを目的とした帳票では、レイアウトを作るためにセル結合が便利な場合があります。

そのため、

• データを保存・集計する表
• 人が見るための帳票

では、セル結合の使い方を分けて考えることが大切です。

帳票レイアウトを整える

必要な欄を作ったら、最後に文字の位置や枠線などを調整します。

今回の履歴書でも、欄を作るだけでなく、次のような設定を組み合わせています。

• 「履歴書」などのタイトルを配置する
• 項目名の位置を揃える
• 入力欄に枠線を設定する
• 学歴・職歴などの見出しを中央に配置する
• 長い文章を入力する場所に十分な高さを確保する
• 写真を配置できるスペースを作る

文字の配置や表示形式については、次の記事で詳しく説明しています。

▶ Excelの表示形式や文字配置を使って見た目を整える方法

ここでは、細かい列で土台を作る → 必要な範囲をまとめる → 最後に見た目を整えるという流れを覚えておけば十分です。

細かい列を使って帳票を作るメリット

細かい列を土台にして帳票を作る方法には、次のようなメリットがあります。

• 項目ごとに幅の違う欄を作りやすい
• 同じシート内に狭い欄と広い欄を配置しやすい
• タイトルや入力欄の大きさを決めやすい
• 帳票全体の位置を細かく調整しやすい
• 後から欄の大きさや配置を調整するときも、細かく分けた列を基準に範囲を決めやすい

たとえば、「氏名欄をもう少し広げたい」という場合も、細かく分けた列を基準に、使用する範囲を調整できます。

ただし、すべてのExcel表をこの方法で作る必要はありません。

単純な一覧表であれば、通常の列幅や行の高さを調整するだけで十分な場合もあります。

細かい列を土台にする方法は、履歴書や申請書、報告書など、さまざまな大きさの欄が必要な帳票を作るときに使える実務テクニックの一つです。

帳票を作るときの注意点

この方法で帳票を作る場合は、次の点に注意してください。

• セル結合を多用した帳票は、データの並べ替えや集計には向きません
• 帳票用シートとデータ保存用シートは、役割を分けると管理しやすくなります
• 列を必要以上に細かくすると、選択や編集がしにくくなります
• 印刷やPDF保存をする場合は、完成後に印刷範囲やページレイアウトも確認します

特に、帳票とデータ保存用の表を同じ作り方にする必要はありません。

データ表は保存・処理するためのもの、帳票は人に見せるためのものとして、役割を分けて考えると分かりやすくなります。

まとめ

Excelで帳票を作るときは、一つひとつの列を最初から完成形の幅にする方法だけではありません。

• 列幅を小さめに揃えて帳票作成用の土台を作る
• 必要な場所で複数のセルをまとめる
• 項目によって横幅や高さを変える
• 文字配置や枠線を設定して帳票として整える
• データ保存用の表と帳票ではセルの使い方を分ける

今回の履歴書のように、氏名、住所、写真、学歴・職歴など、必要な大きさの異なる欄を一つのシートに配置するときに使いやすい方法です。

複雑な帳票をExcelで作るときは、細かい列を土台にして、必要な範囲を組み合わせるという考え方を活用してみてください。

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▶ Excelでセル結合を使うときの注意点と「選択範囲内で中央」の使い分け

▶ Excelの表示形式や文字配置を使って見た目を整える方法

たとえば、「2026/8/19」と入力した日付を「2026年8月19日」と表示したり、「0.25」と入力した数値を「25%」と表示したりできます。

この記事では、表示形式と文字配置を使って、表を見やすく整える基本操作を説明します。

表示形式とは

表示形式とは、セルに入力されている値を、画面上でどのように見せるかを決める設定です。

大切なのは、セルに入力されている値と、画面に表示される見た目は別ということです。

たとえば、セルに「2026/8/19」という日付が入力されていても、表示形式を変更すると、

・2026/8/19
・2026年8月19日
・8月19日

など、別の見た目で表示できます。

また、「0.25」という数値も、パーセント表示にすると「25%」と表示できます。

表示形式を変更しても、元の値そのものが変わるとは限りません。

表示形式を変更する方法

表示形式は、Excelの「ホーム」タブから簡単に変更できます。

まず、表示を変更したいセルを選択します。

「ホーム」タブの「数値」グループを見ると、「標準」「数値」「日付」「パーセント」などの表示形式を選択できます。

よく使う表示形式であれば、この方法で簡単に変更できます。

さらに細かく設定したい場合は、セルを右クリックして「セルの書式設定」を開きます。

「表示形式」タブを選択すると、種類や小数点以下の桁数などを詳しく設定できます。

よく使う表示形式

標準

Excelで特別な表示形式を設定していない状態です。

文字や数字を入力すると、Excelが内容に合わせて表示します。

数値や日付などに設定した表示形式を「標準」に変更したい場合にも使用できます。

数値

数値として見やすく表示したい場合に使用します。

「セルの書式設定」では、小数点以下を何桁表示するか設定できます。

たとえば、

1234.5

という数値を、

1,234.50

のように表示できます。

桁区切りを設定すると、大きな数字も読みやすくなります。

通貨・会計

金額を表示するときに使用します。

たとえば、

120000

という数値を、

￥120,000

のように表示できます。

「通貨」と「会計」は似ていますが、記号や数字の位置などに違いがあります。

初心者のうちは、金額を見やすく表示したい場合に使用する設定と覚えておけば問題ありません。

日付

日付の見た目を変更できます。

たとえば、

2026/8/19

と入力した日付を、

2026年8月19日

のように表示できます。

Excelでは、同じ日付でも複数の表示方法を選択できます。

パーセント

割合を表示するときに使用します。

たとえば、

0.25

という数値にパーセント表示を設定すると、

25%

と表示されます。

ここでも、元の値が「25」に変わったわけではありません。

表示方法が変わっていることを覚えておきましょう。

文字配置を変更する方法

セル内の文字や数字は、位置を変更することもできます。

変更したいセルを選択し、「ホーム」タブの「配置」グループを使用します。

主に次の配置を設定できます。

・左揃え
・中央揃え
・右揃え
・上揃え
・上下中央揃え
・下揃え

表の見出しは中央揃え、説明文は左揃え、数値は右揃えなど、内容に合わせて使い分けると見やすくなります。

詳しく設定したい場合は、セルを右クリックして「セルの書式設定」を開き、「配置」タブを選択します。

折り返して全体を表示する

文字が長く、セルからはみ出してしまう場合は、「折り返して全体を表示する」を使用できます。

セルの幅に合わせて文字が複数行に分かれて表示されるため、作業内容や備考など、文章を入力するセルに向いています。

「ホーム」タブの「配置」グループから「折り返して全体を表示する」を選択する方法と、「セルの書式設定」の「配置」タブから設定する方法があります。

「縮小して全体を表示する」を使用すると、文字サイズを自動的に小さくしてセル内へ収めることもできます。

ただし、文字が小さくなりすぎることがあるため、基本的には列幅の調整や折り返し表示を先に検討すると分かりやすくなります。

表示形式と文字配置を使って表を整える

例として、次のような作業一覧表を考えます。

・日付
・担当者名
・作業時間
・金額
・進捗率

設定前は、入力した値がそのまま表示されているため、項目によって見た目が揃っていないことがあります。

この表を、次のように整えてみます。

・日付：日付形式
・担当者名：中央揃え
・作業時間：時間数を数値で入力する場合は、小数点以下1桁＋時間
・金額：桁区切りまたは通貨表示
・進捗率：パーセント表示
・見出し：中央揃え
・長い作業内容：折り返して全体を表示

表示形式と配置を設定すると、入力されているデータを変えなくても、表全体を見やすくできます。

表や帳票を作成するときは、すべてのセルを同じ配置にするのではなく、内容に合わせて使い分けることがポイントです。

初心者が迷いやすいポイント

表示形式を変えても元の値が変わるとは限らない

表示形式は、基本的に「値をどのように見せるか」を変更する設定です。

たとえば、金額のセルに「15000」を「￥15,000」と表示しても、元の数値が￥15,000へ変わったわけではありません。

計算や集計をするときは、見た目だけでなく、セルに実際にどのような値が入っているかも意識しましょう。

表示形式によって、セル上の見た目と実際に入力されている値が異なる場合があります。

実際の値を確認したい場合は、確認したいセルを選択して、Excel上部の「数式バー」を確認します。

たとえば、セルには「￥15,000」と表示されていても、数式バーを見ると「15000」と確認できます。

見た目だけが変わっているのか、値そのものが変わっているのか分からない場合は、数式バーを確認すると判断しやすくなります。

「#####」と表示された

数字や日付のセルが、

と表示されることがあります。

「#####」が表示される原因はいくつかありますが、よくあるのが列幅不足です。

まずは列幅を広げて、正しく表示されるか確認してください。

列幅や行の高さを整える詳しい方法は、関連記事の「Excelで帳票を作るためにセルの大きさとレイアウトを整える方法」で説明します。

中央揃えとセル結合は別の操作

文字を中央に表示したいだけであれば、必ずしもセルを結合する必要はありません。

1つのセル内で中央に表示する場合は「中央揃え」を使用します。

複数のセルをまたいで文字を中央に見せたい場合は、セル結合以外の方法もあります。

セル結合との使い分けについては、「Excelでセル結合を使うときの注意点と『選択範囲内で中央』の使い分け」を確認してください。

見た目だけのためにセル結合を増やしすぎない

セル結合は、タイトルや帳票の一部では便利ですが、表のデータ部分で多用すると、並べ替えやコピーなどの操作がしにくくなることがあります。

表示形式や配置だけで整えられる場所は、できるだけセルを結合せずに調整すると扱いやすくなります。

まとめ

・表示形式を使うと、元の値を変えずに日付・金額・パーセントなどの見た目を変更できる
・文字配置では、左揃え・中央揃え・右揃えや上下方向の位置を変更できる
・長い文字は「折り返して全体を表示する」を使うと見やすくなる
・「#####」が表示された場合は、まず列幅を確認する
・表や帳票は、表示形式・文字配置・セルサイズを組み合わせて整える

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▶ Excelでセル結合を使うときの注意点と「選択範囲内で中央」の使い分け

▶ Excelで帳票を作るときに使える実務テクニック

ただし、見た目を整えるためだけにセルを結合すると、後から並べ替え・集計・関数・VBAなどでデータを処理するときに扱いにくくなることがあります。

この記事では「支店別売上表」を例に、セル結合を使ってよい場所と避けた方がよい場所、「選択範囲内で中央」との使い分けを説明します。

セル結合は便利だけれど使う場所が大切

セル結合は、複数のセルを1つの大きなセルとして扱う機能です。

表全体のタイトルや見出しを複数列の中央へ配置したい場合などに使えます。

セル結合そのものが悪いわけではありません。

大切なのは、

「人が見るための表」なのか、「Excelでデータを処理するための表」なのか

を考えて使うことです。

印刷する報告書や申請書では、見やすいレイアウトが重要になる場合があります。

一方、並べ替えや集計をしたり、後からVBAで処理したりするデータ表では、できるだけ単純な構造にしておく方が扱いやすくなります。

サンプル表を見ながらセル結合を確認する

今回使用する「支店別売上表」は、支店ごとの売上を上期・下期に分けてまとめた表です。

見た目としては支店ごとにまとまっており、上期・下期も分かりやすく整理されています。

一見すると、特に問題のない表です。

ただし、データとして見ると、いくつかの場所でセル結合が使われています。

表タイトル

「支店別売上表」というタイトルは、複数の列にまたがってセル結合されています。

表全体の中央へタイトルを表示するための結合です。

支店名

「北海道」「東北」「本社」などの支店名は、上期・下期の2行にまたがって結合されています。

たとえば、「北海道」という1つのセルの横に、

・上期
・下期

の2行があります。

人が見ると、

「北海道の上期」

「北海道の下期」

だとすぐに分かります。

しかし、Excelが1行ずつデータとして扱う場合は少し事情が変わります。

売上目標

売上目標の「600,000円」「500,000円」なども、上期・下期の2行にまたがって結合されています。

見た目では「この支店の売上目標」と分かりやすく表示されています。

ただし、上期と下期を別々のデータとして処理するときには、どの行がどの値を持つのかを考える必要があります。

このように、

人が見て分かりやすい表と、Excelが処理しやすい表は同じとは限りません。

データを管理する表ではセル結合を避ける

データを蓄積したり、後から集計したりする表では、

1行＝1件

1列＝1項目

という形を基本にすると扱いやすくなります。

たとえば、「支店」「区分」という2つの項目がある場合は、次のように各行だけを見ても内容が分かる形です。

この形なら、「北海道・上期」という1件のデータと、「北海道・下期」という1件のデータがそれぞれ独立しています。

一方、支店名を2行にまたがって結合すると、見た目では北海道と分かっていても、下期の行に「北海道」という値が個別に入っているわけではありません。

つまり、

人なら上下の位置関係を見て意味を判断できても、Excelに1行ずつ処理させる場合には扱いにくくなることがあります。

セル結合が原因で起こりやすい問題

並べ替えを使いにくくなる

たとえば、支店別売上表を「売上が多い順」に並べ替えたいとします。

支店名が2行にまたがって結合されていると、1行ずつ自由に並べ替えることが難しくなり、結合セルを含む範囲では並べ替えができない場合もあります。

データ表で並べ替えを使用する予定がある場合は、各行へ必要な情報を入れておく方が扱いやすくなります。

フィルターで絞り込みにくくなる

たとえば、「北海道だけを表示したい」という場合を考えます。

人が表を見ると、上期と下期のどちらも北海道のデータだと分かります。

しかし、データを1行ずつ見ると、支店名が個別に入っていない行があります。

このような表は、「1行ごとに必要な情報がそろっている表」と比べて、絞り込みや後のデータ利用が分かりにくくなります。

数式をコピーしにくくなる

データ表では、同じ計算式を下の行へコピーして使用することがあります。

ところが、途中だけ2行結合されていたり、結合されている場所とされていない場所が混ざったりすると、セルの形がそろいません。

そのため、通常の一覧表より数式のコピーや範囲選択がしにくくなることがあります。

また、複数の計算結果を周囲のセルへ自動的に表示する数式では、表示先に結合セルがあると「#SPILL!」エラーになる場合があります。

データを追加・削除するときに直す場所が増える

新しい支店を追加したり、上期・下期以外の区分を追加したりすると、セル結合の範囲も変更しなければならない場合があります。

単純な一覧表であれば、新しい行へデータを追加するだけで済みます。

セル結合が多い表ほど、データを増やすたびにレイアウトも確認する必要が出てきます。

集計や表の再利用がしにくくなる

一度作ったデータは、その表だけで使うとは限りません。

後から、

・別の表へコピーする
・支店別に集計する
・期間別に集計する
・グラフを作る
・別の帳票へ利用する

といった使い方をすることがあります。

各行へ必要な情報が入っている単純なデータ表の方が、このような再利用をしやすくなります。

VBAで1行ずつ処理するときに複雑になりやすい

VBAでは、表のデータを上から1行ずつ読み込み、

「この行の支店名は何か」

「この行の区分は何か」

「この行の売上はいくらか」

という形で処理することがあります。

支店名が上期・下期の2行にまたがって結合されていると、通常の1セルずつのデータとは異なる扱いが必要になります。

VBAで結合セルを処理すること自体は可能ですが、最初から各行へ必要な情報を入れておけば、処理を単純にしやすくなります。

VBAを今すぐ使う予定がなくても、後から自動化する可能性がある表では意識しておくとよいポイントです。

データ処理しやすい表へ直す

今回の支店別売上表を使って、まずは支店名の部分だけを見てみます。

BeforeとAfterでは、売上目標の結合状態は変えず、支店名を各行へ持たせると何が変わるのかを確認します。

Before｜支店名を2行にまたがって結合した表

Beforeでは、「北海道」が上期・下期の2行にまたがって結合されています。

表にすると、次のような状態です。

人が見るための表としては、この形でも上期・下期のどちらも北海道のデータだと分かります。

After｜上期・下期それぞれの行へ支店名を入れた表

Afterでは、支店名「北海道」の結合だけを解除し、

・上期の行に「北海道」
・下期の行に「北海道」

をそれぞれ入力しています。

表にすると、次のような形です。

見た目ではBeforeでもどちらも北海道のデータだと分かります。

一方、Afterでは各行だけを取り出しても、

「北海道・上期」

「北海道・下期」

と判断できます。

このように各行へ必要な情報を持たせておくと、並べ替え・フィルター・集計・VBAなどで1行ずつデータを扱いやすくなります。

Beforeが間違った表ということではありません。

人が見ることを優先するならBeforeの形でも分かりやすく、データ処理を優先するならAfterのような形が扱いやすい

という違いです。

売上目標は業務ルールに合わせて決める

今回のAfter画像では、支店名の違いを確認するため、売上目標「600,000円」のセル結合はそのままにしています。

売上目標については、支店名のように必ず上下2行へ同じ金額を入力すればよいとは限りません。

たとえば、その金額が、

・年間の目標なのか
・上期と下期それぞれの目標なのか
・支店全体として1回だけ持つ情報なのか

によって、適切なデータの持たせ方が変わります。

大切なのは、

「この1行だけを見たときに、どのようなデータなのか判断できるか」

を考えることです。

支店名は各行へ必要な情報を持たせる考え方を具体的に確認できますが、売上目標は業務上の意味を確認してから、結合を解除するのか、別の形で管理するのかを決めます。

セル結合を直すときは、見た目だけを変更するのではなく、その項目が何を表しているのかも確認してください。

帳票や申請書ではセル結合を使ってもよい

ここまで見ると、「セル結合は使わない方がよい」と感じるかもしれません。

しかし、すべてのシートでセル結合を禁止する必要はありません。

たとえば、

・印刷する報告書
・申請書
・請求書などの帳票
・紙の書類に近いレイアウト
・大きなタイトルや見出し

など、人が見ることを優先するシートでは、セル結合が役立つ場合があります。

考え方としては、

データを保存・処理する表では、セル結合をできるだけ避ける

人に見せる帳票では、必要に応じてセル結合を使う

と分けると分かりやすくなります。

データを蓄積するシートと、それを見やすく表示する帳票を別々に作る方法もあります。

ただし、帳票であっても、すべての見出しや項目を細かく結合する必要はありません。

後から列幅やレイアウトを変更する可能性も考え、必要な場所だけに使用するのがおすすめです。

セルを結合する前に入力内容を確認する

複数のセルにそれぞれ文字や数値が入っている状態でセルを結合すると、基本的に左上のセルに入っている内容だけが残ります。

ほかのセルに必要なデータが入っている場合は失われるため、セルを結合する前に入力内容を確認してください。

見た目だけ中央にしたいなら「選択範囲内で中央」を使う

今回の「支店別売上表」というタイトルは、複数列の中央に表示したい代表的な例です。

このような場合、

文字を中央に見せたいだけなら、セルを結合しない方法もあります。

それが、

「選択範囲内で中央」

です。

Step1｜一番左のセルへタイトルを入力する

たとえば、A1からH1までの中央へ「支店別売上表」と表示する場合は、A1へタイトルを入力します。

A1以外のセルは空欄にしておきます。

Step2｜タイトルを表示したい範囲を選択する

A1からH1まで、タイトルを中央に表示したい範囲を選択します。

Step3｜「セルの書式設定」を開く

選択した範囲の上で右クリックし、

「セルの書式設定」

を選択します。

キーボードでは、

Ctrl＋1　または、「ホーム」タブ→「配置の設定」をクリックします。

でも「セルの書式設定」を開くことができます。

Step4｜「選択範囲内で中央」を選ぶ

「配置」タブを開きます。

「横位置」の一覧から、

「選択範囲内で中央」

を選びます。

「OK」を選択します。

Step5｜表示を確認する

「支店別売上表」が、選択した範囲の中央に表示されます。

見た目はセルを結合した場合と似ていますが、A1からH1までのセル自体は結合されていません。

文字列そのものは左端のA1に入力されており、選択した範囲の中央に見えるよう表示だけを変更しています。

複数セルを1つのセルにしてしまわないため、元のセル構造を維持したままタイトルを中央に見せることができます。

セル結合と「選択範囲内で中央」を使い分ける

タイトルを中央へ表示するときは、次の違いを確認すると判断しやすくなります。

迷った場合は、

「本当にセルを1つにする必要があるのか」

を考えてみてください。

単に複数列の中央へタイトルを表示したいだけなら、「選択範囲内で中央」で目的を達成できる場合があります。

一方、印刷用の帳票などで、セルそのものを1つの領域として扱いたい場合は、セル結合を使うこともできます。

まとめ

セル結合は便利な機能ですが、使う場所を考えることが大切です。

・見た目がきれいだからという理由だけでデータ表を結合しない
・データ表は「1行＝1件」「1列＝1項目」を基本にする
・支店名など、各行で必要な情報は各行へ持たせる
・帳票や申請書など、人が見ることを優先するシートでは必要に応じてセル結合を使う
・中央に表示したいだけなら「選択範囲内で中央」も検討する

今回の支店別売上表のように、人には見やすくても、Excelで処理しやすいとは限らない表があります。

見た目だけでセル結合を決めず、その表を後から計算・集計・並べ替え・自動化する可能性があるかまで考えて作ると、長く使いやすいExcelになります。

なお、数値に「円」や「個」などを直接入力せず、データの中身は数値のまま見た目だけ変更する方法もあります。詳しくは表示形式を扱う記事で説明します。

関連記事

▶ Excelの表示形式や文字配置を使って見た目を整える方法
▶ Excelで帳票を作るときに使える実務テクニック

回答Excelは加工せずローデータとして保存し、確認済みの作業写真も所定の場所へ保存して、後続のExcel VBA処理へ進める状態にします。

この記事で行うこと

今回は、次の流れで作業します。

1．業務用保管場所に作業用フォルダーを準備する
2．Microsoft Formsから回答Excelをダウンロードする
3．回答Excelをローデータとして保存する
4．確認済みの作業写真をダウンロードする
5．作業写真を所定のフォルダーへ保存する
6．保存結果を確認する

ここからは、個人用Microsoftアカウントと職場・学校アカウントで分けず、共通の作業として進めます。

作業前に確認すること

作業を始める前に、次の内容を確認してください。

・Microsoft Formsへのテスト回答が完了している
・回答内容を確認している
・作業写真の内容を確認している
・職場で使用する業務用保管場所を確認している
・業務用保管場所へフォルダーやファイルを保存できる状態になっている

業務用保管場所は、共有ネットワークドライブやSharePointなど、職場で定められている場所を使用してください。

操作手順

Step1｜業務用保管場所に作業用フォルダーを準備する

最初に、回答Excelや作業写真を保存するためのフォルダーを準備します。

「作業報告」フォルダーを準備する

業務用保管場所に「作業報告」フォルダーを用意し、その中に次の2つのフォルダーを作成します。

・00_テンプレート20xx年度
・2026年度

「00_テンプレート20xx年度」は、翌年度以降も同じフォルダー構成を利用するためのひな形です。詳しい使い方は期末処理の記事で説明します。

今回使用するフォルダー構成はサンプルとしてダウンロードできます。必要に応じて職場の運用に合わせて変更して使用してください。「00_テンプレート20xx年度」は、翌年度の準備にも再利用できます。

▶ 実践プロジェクト③_サンプル集

「2026年度」フォルダー内を準備する

「2026年度」フォルダーには、Microsoft Formsから取得した回答Excelを保存する「00.作業報告書_DL」と、月ごとのフォルダーを作成します。

今回の実践例では、4月から翌年3月までを1年度として扱います。

実際に使用する場合は、職場の決算期や管理期間に合わせて変更してください。

各月に3つの作業用フォルダーを作成する

各月フォルダーの中に、次の3つのフォルダーを作成します。

・01.今月の作業報告書データ
・02.現場写真
・03.作業報告_PDF

今回は「2026年8月」を例として作業を進めます。

「01.今月の作業報告書データ」には、後続処理でローデータから抽出した当月分のExcelファイルを保存します。

「02.現場写真」には、確認済みの作業前写真・作業後写真を保存します。

「03.作業報告_PDF」には、後続処理で作成するPDFを保存します。

今回は「01.今月の作業報告書データ」と「03.作業報告_PDF」には、まだファイルを保存しません。

すでに同じフォルダー構成が作成されている場合は、新しく作成する必要はありません。

Step2｜Microsoft Formsから回答Excelをダウンロードする

Microsoft Formsを開き、今回使用している作業報告フォームを開きます。

画面上部の「応答」をクリックします。

回答結果の画面が表示されたら、「Excelで結果を開く」の右側にあるメニューを開き、「コピーをダウンロード」を選択します。

ダウンロードが完了したら、パソコンの「ダウンロード」フォルダーなど、ブラウザーで設定されているダウンロード先を確認します。

今回の記事では、ダウンロード時に自動で付けられたファイル名をそのまま使用します。

Step3｜回答Excelを「00.作業報告書_DL」へ保存する

ダウンロードした回答Excelを、年度フォルダー直下の「00.作業報告書_DL」へ保存します。

保存先は次の場所です。

作業報告
→ 2026年度
→ 00.作業報告書_DL

共有ネットワークドライブを使用している場合は、エクスプローラーでダウンロードしたExcelファイルを選択し、「00.作業報告書_DL」フォルダーへコピーします。

SharePointを使用している場合は、「00.作業報告書_DL」フォルダーを開き、「アップロード」からダウンロードしたExcelファイルを選択します。

ここに保存する回答Excelは、今回のプロジェクトではローデータとして扱います。

ローデータとは、Microsoft Formsから取得した時点の回答内容を、そのまま残しておく原本となるデータです。

保存した回答Excelの内容は編集しないでください。

データの追加・加工・抽出などは、後続の記事で作成する「作業報告データ処理.xlsm」を使用して行います。

Step4｜確認済みの作業写真をダウンロードする

次に、前の記事までに内容を確認した作業写真を取得します。

写真の保存元だけは、Microsoftアカウントの種類によって異なります。

個人用Microsoftアカウントを使用している場合は、OneDriveの担当者別フォルダーから、確認済みの作業前写真・作業後写真を取得します。

職場・学校アカウントを使用している場合は、前の記事で確認したMicrosoft Formsのアップロードファイル保存場所から取得します。

過去の記事ですでに写真の保存場所と確認方法を説明しているため、ここでは同じ操作を詳しく繰り返しません。

保存する写真を選択し、画面上部の「ダウンロード」をクリックします。

複数の写真をまとめてダウンロードした場合は、ZIPファイルになることがあります。

その場合はZIPファイルを展開し、中にある写真ファイルを確認してください。

Step5｜作業写真を「02.現場写真」へ保存する

ダウンロードした作業写真を、「2026年8月」フォルダー内の「02.現場写真」へ保存します。

保存先は次の場所です。

作業報告
→ 2026年度
→ 2026年8月
→ 02.現場写真

共有ネットワークドライブを使用している場合は、エクスプローラーで写真ファイルを選択し、「02.現場写真」フォルダーへコピーします。

SharePointを使用している場合は、「02.現場写真」フォルダーを開き、「アップロード」から写真ファイルを選択します。

今回は、写真ファイル名を変更するための正式なルールは設定しません。

元のファイル名のまま保存し、写真の数が増えて探しにくくなった場合は、担当者別や現場別のフォルダーを追加して整理しても構いません。

Step6｜保存結果を確認する

最後に、回答Excelと作業写真が正しい場所へ保存されていることを確認します。

「2026年度」フォルダー内の「00.作業報告書_DL」を開き、Microsoft Formsからダウンロードした回答Excelが保存されていることを確認します。

次に、「2026年8月」フォルダー内の「02.現場写真」を開き、作業前写真と作業後写真が保存されていることを確認します。

操作時の注意点

業務用保管場所は、職場で定められている保存方法を優先してください。

OneDriveを正式な保管場所として使用している職場もあるため、「OneDriveには正式保管しない」という意味ではありません。

同じ名前のファイルがすでに保存されている場合は、そのまま上書きしないでください。

特に「00.作業報告書_DL」に保存する回答Excelはローデータとして扱うため、過去に取得したExcelを誤って上書きしないことが重要です。

既存ファイルを確認し、必要に応じて別名で保存するなど、過去のローデータや写真が失われないようにしてください。

今回の作業完了

今回の作業が完了したら、次の内容を確認してください。

・作業用フォルダーを準備できた
・回答Excelを「00.作業報告書_DL」へ保存できた
・回答Excelを加工せずローデータとして保存できた
・作業写真を「02.現場写真」へ保存できた

ここまで確認できれば、後続のExcel VBA処理へ進むためのデータ保管準備は完了です。

まとめ

・回答Excelは「00.作業報告書_DL」へローデータとして保存する
・作業写真は各月の「02.現場写真」へ保存する
・「01.今月の作業報告書データ」と「03.作業報告_PDF」は後続処理で使用する
・作業用フォルダーは、配布するサンプルを利用して準備することもできる

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▶ 前のページ：【後半の説明】Microsoft Formsの回答をExcel VBAで処理する仕組み

▶ 次のページ：作業報告データ処理ブックを作成する記事（公開予定）

▶ 実践プロジェクト③のホーム

個人用Microsoftアカウントと職場・学校アカウントでは写真の扱いが異なるため途中で作業を分けていましたが、ここからは共通のルートへ戻ります。

今後は、Microsoft Formsで集めた回答データをExcel VBAで処理し、蓄積・帳票作成・PDF保存まで行う仕組みを作成します。

ここからは共通のExcel処理へ進みます

これまでは、個人用Microsoftアカウントと職場・学校アカウントで、作業写真の提出・確認方法が異なるため記事を分けてきました。

写真確認まで完了したため、ここからは原則として共通のExcel処理へ進みます。

Microsoft Formsで入力する段階から、取得した回答データをExcelで業務処理する段階へ移ります。

これから作る作業報告システムの全体像

後半では、次の流れで作業報告システムを完成させます。

Microsoft Formsで作業報告を受け取る
↓
回答データ・作業写真を確認する
↓
回答Excel・写真を業務用保管場所へ保存する
↓
回答Excelをローデータとして保管する
↓
作業報告データ処理ブックで今回処理するデータを扱う
↓
IDを使って重複を確認する
↓
蓄積データへ登録する
↓
作業報告書を作成する
↓
PDF保存する
↓
必要に応じて作業報告書を印刷する

今後の記事では、この流れを一つずつ作成していきます。

回答Excelと作業写真を業務用保管場所へ保存します

Microsoft Formsで確認した回答Excelと作業写真は、共有ネットワークドライブやSharePointなど、職場で正式に使用している業務用保管場所へ保存します。

今回の実践例では、OneDriveを写真の提出・受領に使用し、確認後の回答Excelと作業写真は、後続の業務処理で使用する保管場所へ移します。

実際の保存先は、職場のファイル管理ルールに合わせて決めてください。

回答Excelは加工せず、取得時点の原本となるローデータとして残します。

OneDriveと業務用保管場所ではデータの整理方法を変えます

今回の実践例では、OneDriveと業務用保管場所で、作業写真のフォルダー構成を同じにはしていません。

個人用Microsoftアカウントで使用したOneDriveでは、

作業写真
→ 担当者名
→ 作業前写真／作業後写真

という構成にしています。

これは、写真を受け取る段階で、事務担当者が「誰が提出した写真なのか」を確認しやすくするためです。

一方、確認済みの写真を業務用保管場所へ保存した後は、回答Excelと同じ年度・月の業務データとして管理します。

つまり、

OneDriveでは「誰が提出したか」を基準に整理する
業務用保管場所では「いつの業務データを処理するか」を基準に整理する

という役割の違いがあります。

フォルダー構成が変わるのは管理方法が矛盾しているためではなく、保存場所ごとに目的が異なるためです。

そのため、OneDriveのフォルダー構成をそのまま業務用保管場所へコピーする必要はありません。

回答ExcelはExcel VBAによる後続処理に使用し、写真は必要なときに確認できるよう別ファイルとして保管します。

具体的な保存方法は、次の記事で確認します。

▶ Microsoft Formsの回答Excelと作業写真を業務用保管場所へ保存する方法

作業報告データ処理ブックを作成します

Excel側では、

「作業報告データ処理.xlsm」

を作成します。

基本となるシートは次の4つです。

・操作：各処理を実行する画面
・今回処理データ：今回登録する回答を置く場所
・蓄積データ：処理済みの回答を継続して保存する場所
・報告書テンプレート：作業報告書を作成するためのひな形

ローデータの中から今回処理する回答を確認し、「今回処理データ」へ必要な行を移してから処理を進める構成にします。

事務担当者が確認する部分とVBAに任せる部分を分けます

今回のシステムでは、すべての作業を自動化しません。

どの回答を今回処理するかは事務担当者が確認し、重複確認・蓄積データへの登録・帳票作成などの繰り返し処理をVBAで支援します。

自動化できるからすべて自動化するのではなく、確認が必要な部分は事務担当者の作業として残します。

IDを使って重複登録を防ぎます

Microsoft Formsの回答Excelには、それぞれの回答を識別する「ID」が付いています。

このIDを利用して、同じ回答がすでに蓄積データへ登録されていないか確認し、重複登録を防ぐ仕組みを作る予定です。

具体的な処理方法は、VBA機能を作成する記事で確認します。

写真は帳票へ挿入せず別に管理します

今回作成する作業報告書には、作業前写真・作業後写真の画像そのものは挿入しません。

写真は業務用保管場所で別に管理します。

画像挿入まで自動化すると、Excelファイルの容量やVBAの保守負担が増えるためです。

必要に応じて、写真を確認しやすくするための方法についても、今後の検証結果を見ながら検討します。

今後追加する機能

作業報告データ処理ブックには、今後次の機能を順番に追加する予定です。

1．IDによる重複確認
2．今回処理データを蓄積データへ登録
3．作業報告書作成
4．PDF保存
5．指定期間のデータをExcelへ出力
6．年度末の期末処理

期間指定データ出力では、週次・月次・任意期間など、必要な期間のデータをまとめて確認できるようにします。

年度末の期末処理では、当年度のデータを保存したうえで、次年度用の処理ブックやMicrosoft Formsへ切り替えられる状態に整える予定です。

今回の実践例では年度単位で運用する想定ですが、職場の運用に応じて暦年やその他の管理期間へ変更することもできます。

ここからは、これらの機能を一つずつ作成しながら、Microsoft Formsへの入力からデータ保管・Excel処理・帳票作成までを一つの業務システムとして完成させていきます。

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▶ 前のページ：【個人用Microsoftアカウントで作成】作業写真を確認する方法
▶ 前のページ：【職場・学校アカウントで作成】作業報告フォームを公開前に確認する方法
▶ 次のページ：Microsoft Formsの回答Excelと作業写真を業務用保管場所へ保存する方法
▶ 実践プロジェクト③のホーム

最後に、Formsの回答データをExcelで開き、入力した内容が正しく記録されていることまで確認します。

作業前に確認すること

この記事では、前の記事で作成した11項目の作業報告フォームを使用します。

▶ 前のページ：職場・学校アカウントで作業報告フォームを設定する方法

テスト回答を始める前に、次のものを準備してください。

・前の記事で作成した作業報告フォーム
・職場・学校アカウント
・作業前写真として使用する画像ファイル1枚
・作業後写真として使用する画像ファイル1枚

今回はテスト用の画像で構いません。

操作手順

Step1｜作成した作業報告フォームを開く

Microsoft Formsを開き、前の記事で作成した作業報告フォームを選択します。

同じような名前のフォームが複数ある場合は、作業日、担当者名、現場名など11項目が設定されているフォームを開いてください。

フォームを開いたら、作業前写真と作業後写真を含む11項目が表示されていることを確認します。

Step2｜テスト回答用の画面を開く

画面右上にある「回答を収集」をクリックします。

表示された画面で回答者の範囲を確認し、フォームのリンクをコピーします。

今回のフォームでは「ファイルのアップロード」を使用しているため、組織内のユーザーが回答できる設定になっていることを確認してください。

コピーしたリンクをブラウザーの新しいタブで開きます。

職場・学校アカウントへのサインインを求められた場合は、フォームへ回答できるアカウントでサインインしてください。

Step3｜作業内容をテスト入力する

表示された作業報告フォームへ、テスト用の回答を入力します。

今回は、例えば次のような内容を入力します。

・作業日：2026/08/16
・担当者名：佐藤三郎
・現場名：東部工場
・作業区分：定期点検実施
・開始時間：9:00
・終了時間：10:30
・作業内容：空調設備の点検
・特記事項：部品交換あり
・特記事項詳細：フィルターに汚れがあったためフィルター交換実施

実際のフォームで設定している選択肢に合わせて入力してください。

Step4｜作業前写真と作業後写真をアップロードする

「作業前写真」の「ファイルのアップロード」をクリックします。

パソコン内から、作業前写真として使用する画像ファイルを1枚選択します。

アップロードが完了したら、選択したファイルが回答欄に表示されていることを確認します。

続けて「作業後写真」も同じ方法で画像ファイルを1枚アップロードします。

作業前写真と作業後写真の両方にファイルが表示されていることを確認してください。

Step5｜テスト回答を送信する

11項目の入力内容を確認します。

作業前写真と作業後写真もアップロードされていることを確認したら、画面下部の「送信」をクリックします。

今回のフォームでは作業前写真と作業後写真を必須に設定しているため、写真がアップロードされていない場合は回答を完了できません。

送信完了の画面が表示されたら、テスト回答は完了です。

Step6｜Microsoft Formsで回答件数を確認する

作業報告フォームの編集画面へ戻ります。

画面右上の「応答を表示」をクリックします。

テスト回答が反映され、回答件数が「1」になっていることを確認してください。

Step7｜送信した回答内容を確認する

画面右側の「分析情報とアクション」にある「個々の結果を確認する」をクリックします。

送信した1件目の回答が表示されたら、入力した内容と一致していることを確認します。

・作業日
・担当者名
・現場名
・作業区分
・開始時間
・終了時間
・作業内容
・特記事項
・特記事項詳細
・作業前写真
・作業後写真

Step8｜提出された写真を確認する

回答画面で、「作業前写真」の「詳細情報」をクリックします。

詳細画面が表示されたら、回答としてアップロードされた画像ファイルを確認します。

「フォルダー内を表示」をクリックすると、画像ファイルが保存されているOneDriveのフォルダーが開きます。

保存されている画像ファイルをクリックし、実際に写真を表示できることまで確認してください。

作業後写真についても、同じ方法で確認します。

なお、グループで作成・所有しているフォームでは、アップロードされたファイルの保存先がSharePointになる場合があります。

▶ SharePointとは？

Step9｜回答データをExcelで開く

Microsoft Formsの回答画面へ戻ります。

回答データのExcel欄にあるメニューを開き、**「Excel Desktop で開く」**をクリックします。

「Excelを開きますか？」と表示された場合は、**「Excelを開く」**をクリックします。

Excelが起動し、Microsoft Formsの回答データが表示されます。

環境によって表示される確認画面やメニューが異なる場合があります。

今回の記事では、回答データをExcelで開いて確認できれば問題ありません。

Step10｜Excelへ回答データが保存されていることを確認する

Excelが開いたら、テスト回答したデータが1行追加されていることを確認します。

回答データでは、回答に関する情報とフォームで入力した各項目が列ごとに表示されます。

今回のテスト回答では、次の内容が記録されていることを確認してください。

・回答に関する日時や回答者情報
・作業日
・担当者名
・現場名
・作業区分
・開始時間
・終了時間
・作業内容
・特記事項
・特記事項詳細
・作業前写真
・作業後写真

作業前写真と作業後写真の列についても、アップロードしたファイルに関する情報が記録されていることを確認します。

この記事では、Excelに回答データが保存されていることを確認するところまでとします。

Excelファイルをローカルへ保存する方法や、管理用ブックへ回答データを取り込む方法は、後の記事で行います。

操作時の注意点

写真の保存場所はフォームの所有方法によって異なる場合がある

今回使用している個人所有のフォームでは、アップロードした写真はOneDrive for Businessから確認します。

グループで作成・所有しているフォームでは保存場所が異なる場合があります。

個人用Microsoftアカウント版とは写真の確認方法が異なる

個人用Microsoftアカウント版では、作業写真をFormsへ添付せず、OneDriveで別に管理しています。

職場・学校アカウント版ではFormsの「ファイルのアップロード」を使用しているため、回答内容だけでなく、作業前写真と作業後写真が正しく提出されていることも確認します。

よくあるつまずき

作業前写真・作業後写真をアップロードできません

フォームの「回答を収集」を開き、回答できるユーザーの範囲を確認してください。

「ファイルのアップロード」は、組織内のユーザーが回答する設定で利用します。

OneDriveに写真が見つかりません

今回使用している個人所有のフォームでは、OneDrive for Businessの次の場所を順番に確認します。

「Apps」→「Microsoft Forms」→フォーム名→質問名

フォーム名や質問名に対応したフォルダーを開き、アップロードした画像が保存されているか確認してください。

Excelにテスト回答が表示されません

Formsの回答画面に戻り、回答件数が1件になっていることを先に確認してください。

回答がForms側へ登録されていることを確認してから、もう一度「Excel Desktop で開く」から回答データを確認します。

完了したら確認すること

・Microsoft Formsの回答件数が1件になっている
・テスト入力した11項目をFormsで確認できる
・作業前写真と作業後写真が保存され、画像を開いて確認できる
・Excelにテスト回答が1行追加されている
・Excelで作業前写真と作業後写真の情報を確認できる

まとめ

・「回答を収集」から回答用フォームを開き、11項目すべてへテスト回答する
・作業前写真と作業後写真も実際にアップロードして送信する
・Formsの回答画面から個別の回答内容を確認する
・提出された写真はOneDrive for Businessの保存先まで開いて確認する
・「Excelで開く」からテスト回答が追加されていることを確認する

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▶ 前のページ：職場・学校アカウントで作業報告フォームを設定する方法

▶ 次のページ：Microsoft Formsの回答Excelと作業写真を業務用保管場所へ保存する方法

▶ 実践プロジェクト③のホーム

個人用Microsoftアカウントでは、今回のMicrosoft Formsの作業報告フォームへ写真を直接添付せず、OneDriveで別に管理します。現場担当者が写真を保存し、事務担当者が写真を開いて確認できるところまで進めます。

作業前に確認すること

作業を始める前に、次の内容を確認してください。

・Microsoft Formsへのテスト回答が完了している
・OneDriveに「作業写真」フォルダーを作成している
・担当者名フォルダーの中に「作業前写真」「作業後写真」フォルダーを作成している
・現場担当者が写真を保存できるよう、対象フォルダーの共有設定が完了している
・テスト用の作業前写真と作業後写真を用意している

共有設定が完了していない場合は、次の記事を確認してから作業を進めてください。

▶ OneDriveでフォルダーを共有する方法

OneDriveの基本的な使い方を確認したい場合は、「OneDriveとは？」を確認してください。

今回使用するフォルダー構成

今回の作業報告システムでは、事務担当者1名が、複数の現場担当者から保存された写真を確認する想定です。

複数の担当者が同じ場所へ写真を保存すると、誰が保存した写真なのか分かりにくくなります。

そのため、「作業写真」フォルダーの中に現場担当者ごとのフォルダーを作成し、その中を「作業前写真」と「作業後写真」に分けて管理します。

基本の構成は次のとおりです。

作業写真
└ 担当者名
　├ 作業前写真
　└ 作業後写真

担当者が山田さんの場合は、次のようになります。

作業写真
└ 山田
　├ 作業前写真
　└ 作業後写真

【画像挿入：「作業写真」フォルダー内に担当者別フォルダーが作成されている画面】

作業写真をOneDriveへ保存する

ここからは、現場担当者が自分の担当者フォルダーへ作業前写真と作業後写真を保存します。

Step1｜自分の担当者フォルダーを開く

現場担当者は、共有されているOneDriveの「作業写真」フォルダーを開きます。

「作業写真」フォルダーの中から、自分の名前のフォルダーを開いてください。

今回は例として「山田」フォルダーを使用します。

フォルダーを開くと、

・作業前写真
・作業後写真

の2つのフォルダーが表示されます。

別の担当者名のフォルダーへ保存しないよう、保存先を確認してから次へ進みます。

Step2｜作業前写真を保存する

「作業前写真」フォルダーを開きます。

パソコンやスマートフォンに保存されている作業前の写真を、OneDriveへアップロードします。

アップロードが完了したら、「作業前写真」フォルダー内に写真が表示されていることを確認してください。

同じ日に複数の写真を保存する場合など、後から写真を判別しにくい場合は、必要に応じて作業日などが分かるファイル名にしておくと確認しやすくなります。

ただし、今回の作業では複雑なファイル名ルールは設定しません。

Step3｜作業後写真を保存する

担当者フォルダーへ戻り、「作業後写真」フォルダーを開きます。

作業後に撮影した写真をOneDriveへアップロードしてください。

アップロードが完了したら、「作業後写真」フォルダー内に写真が表示されていることを確認します。

作業前写真を「作業後写真」フォルダーへ保存するなど、保存先を間違えないようにしてください。

Step4｜保存した写真を確認する

「作業前写真」と「作業後写真」のそれぞれのフォルダーを開き、アップロードした写真が表示されていることを確認します。

写真が表示されていれば、現場担当者による写真の保存は完了です。

必要に応じて写真をクリックし、正しい写真を保存できていることも確認してください。

事務担当者が作業写真を確認する

現場担当者が写真を保存したら、事務担当者側で保存された写真を確認します。

Step5｜OneDriveで担当者フォルダーを開く

事務担当者はOneDriveを開き、「作業写真」フォルダーを表示します。

今回確認する現場担当者のフォルダーを開いてください。

Microsoft Formsへ提出された作業日や担当者名などを参考にすると、確認する担当者を判断しやすくなります。

Step6｜作業前写真と作業後写真を確認する

担当者フォルダー内の「作業前写真」を開き、保存された写真を確認します。

続いて「作業後写真」フォルダーを開き、作業後の写真が保存されていることを確認してください。

作業前と作業後の両方に写真が保存されていることを確認します。

Step7｜写真を開いて内容を確認する

確認したい写真をクリックして開きます。

写真が正しく表示され、作業内容を確認できることを確認してください。

必要に応じて、Microsoft Formsへ提出された作業日、担当者名、現場名などと照らし合わせながら確認します。

今回の確認では、Formsの回答とOneDriveの写真を自動で関連付けるのではなく、担当者別フォルダーを使用して確認します。

操作時の注意点

・現場担当者が写真を保存する前に、対象となるOneDriveフォルダーの共有設定を完了しておく必要があります。
・写真は必ず自分の担当者名フォルダーへ保存してください。
・「作業前写真」と「作業後写真」の保存先を間違えないようにしてください。
・写真を保存しただけで終わらず、OneDrive上に正しく表示されていることを確認してください。

完了したら確認すること

・現場担当者が自分の担当者フォルダーを開ける
・「作業前写真」に作業前の写真が保存されている
・「作業後写真」に作業後の写真が保存されている
・事務担当者が該当する担当者フォルダーを確認できる
・事務担当者が写真を開いて内容を確認できる

まとめ

・個人用Microsoftアカウントでは、作業写真をOneDriveで別に管理する
・複数の現場担当者を区別するため、担当者ごとのフォルダーを使用する
・保存後は、事務担当者が作業前写真・作業後写真を開いて確認する

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▶ 前のページ：【個人用Microsoftアカウントで作成】作業報告フォームの回答内容を確認する方法

▶ 次のページ：Microsoft Formsの回答Excelと作業写真を業務用保管場所へ保存する方法

▶ 実践プロジェクト③のホーム

ただし、業務で利用する場合は、操作方法だけでなく「どのフォルダーまで相手に見せるか」を考えてから共有することが大切です。

この記事では、OneDriveでフォルダーを共有する基本操作と、安全に共有するために確認したいポイントを説明します。

OneDriveのフォルダー共有とは

OneDriveのフォルダーを共有すると、指定した相手がそのフォルダーへアクセスできるようになります。

資料を確認してもらう、写真を保存してもらうなど、複数の人で同じフォルダーを利用するときに便利です。

OneDriveそのものについて確認したい場合は、次の記事を参考にしてください。

▶ OneDriveとは？

共有するフォルダーの範囲に注意する

フォルダーを共有するときは、最初に「どのフォルダーを共有するのか」を確認してください。

たとえば、OneDriveに次のようなフォルダーがあるとします。

作業写真
├ 山田
│ ├ 作業前写真
│ └ 作業後写真
├ 佐藤
│ ├ 作業前写真
│ └ 作業後写真
└ 鈴木
　├ 作業前写真
　└ 作業後写真

この場合、山田さんに必要なのが「山田」フォルダーだけであれば、上位にある「作業写真」フォルダー全体を共有する必要はありません。

「作業写真」フォルダー全体を共有すると、その中にある佐藤さんや鈴木さんのフォルダーも共有範囲に含まれ、山田さんから見える状態になる可能性があります。

業務用のフォルダーには、次のような情報が含まれている場合があります。

・他の担当者の作業写真
・現場情報
・作業内容
・写真に写り込んだ人や設備
・その他の業務上の情報

本来見る必要のない人がこれらの情報を閲覧できる状態は、会社や業務では避ける必要があります。

不要な情報の閲覧だけでなく、誤った保存や転送、再共有などによって、意図しない相手へ情報が共有されたり、社外への情報漏えいにつながったりする可能性があります。

共有は必要な範囲だけにする

OneDriveでフォルダーを共有するときは、必要な相手に、必要な範囲だけ共有することを基本にします。

担当者ごとにフォルダーを分けている場合は、たとえば次のように共有します。

・山田さん → 「山田」フォルダー
・佐藤さん → 「佐藤」フォルダー
・鈴木さん → 「鈴木」フォルダー

上位フォルダーをまとめて共有するよりも、本人が使用するフォルダーだけを共有した方が、不要な情報を見せるリスクを減らせます。

共有操作を始める前に、「このフォルダーの中に、相手へ見せる必要のないファイルやフォルダーが含まれていないか」を確認しておきましょう。

フォルダーを特定の相手へ共有する

共有する範囲を確認したら、OneDriveから共有設定を行います。

ここでは、特定の相手だけが利用できるように設定して共有する方法を説明します。

Step1｜共有したいフォルダーを確認する

OneDriveを開き、共有したいフォルダーを確認します。

このとき、上位フォルダーを間違えて共有しないよう、フォルダー名と中に保存されている内容を確認してください。

Step2｜「共有」を開く

共有したいフォルダーの右側にある「…」を選択します。

表示されたメニューから「共有」を選択します。

「共有」を選択すると、共有する相手や権限を設定する画面が開きます。

Step3｜共有する相手の範囲を設定する

共有画面が開いたら、右上にある歯車マークの「共有の設定」を選択します。

「リンクの設定」画面が表示されたら、「選択したユーザー」を選択します。

「選択したユーザー」にすると、この後に名前やメールアドレスで指定した相手を対象に共有できます。

続いて、相手に与える権限も確認します。

Step4｜共有する権限を確認する

「リンクの設定」画面にある「その他の設定」で、現在の権限を確認します。

相手に写真やファイルを保存してもらう場合は、「編集可能」が必要になる場合があります。

内容を見るだけでよい場合は、必要以上に編集できる権限を付けないようにします。

設定内容を確認したら、「適用」を選択します。

「閲覧だけ」と「編集可能」の違い

共有するときは、相手に何をしてもらうのかに合わせて権限を設定します。

閲覧だけ

フォルダーやファイルの内容を確認してもらうことが目的の場合に使用します。

内容を見るだけでよい相手には、必要以上に編集できる権限を付けないようにします。

編集可能

共有したフォルダー内で、相手にファイルを追加したり変更したりしてもらう場合に使用します。

編集可能にすると、ファイルを追加・変更できるだけでなく、共有範囲内のファイルやフォルダーを移動したり、名前を変更したり、削除したり、共有したりできる場合があります。

そのため、写真やファイルを保存してもらうなど、編集が必要な場合だけ設定します。

必要な範囲だけでなく、必要な権限だけを設定することが大切です。

Step5｜共有する相手を指定する

「適用」を選択すると、共有画面へ戻ります。

「名前、グループ、またはメールを追加する」の欄に、共有する相手の名前またはメールアドレスを入力します。

入力した相手が正しいことを確認してください。

必要に応じて、メッセージ欄に共有についての案内を入力できます。

Step6｜共有を実行する

共有する相手と権限を確認したら、「送信」を選択します。

これで、指定した相手への共有設定を行えます。

共有した側の操作だけで終わらせず、続いて相手側でも共有したフォルダーを開けることを確認します。

共有された側で開けるか確認する

共有設定が終わったら、共有された相手にも実際にフォルダーを開いてもらいます。

次の内容を確認してください。

・共有したフォルダーを開ける
・必要なファイルやフォルダーが見える
・不要なフォルダーまで見えていない
・必要な操作ができる

写真やファイルを保存してもらう場合は、テスト用のファイルを1つ保存してもらい、共有した側からも確認すると分かりやすくなります。

共有設定は、相手が実際に必要な操作をできることまで確認しておきましょう。

共有を変更・解除する

共有した後でも、共有相手や権限を確認し、必要に応じて変更や共有解除ができます。

対象のフォルダーの右側にある「…」を開き、「アクセス許可の管理」を選択すると、共有している相手やアクセス状況を確認できます。

たとえば、次のような場合に共有設定を確認します。

・共有する相手を間違えた
・担当者が変更になった
・共有する必要がなくなった
・閲覧だけに変更したい
・編集できるように変更したい

表示される項目や操作位置は、利用しているOneDriveの画面やアカウントによって異なる場合があります。

操作時の注意点

OneDriveで業務用フォルダーを共有するときは、次の点を確認してください。

・共有するフォルダーの中身を先に確認する
・上位フォルダーを安易に共有しない
・特定の相手に共有するときは、共有範囲を確認する
・共有相手を間違えていないか確認する
・必要以上の編集権限を付けない
・共有後は相手側からも確認する
・不要になった共有は見直す

特に重要なのは、共有する前に「誰に・どの範囲を・どの権限で共有するのか」を確認することです。

必要な相手へ、必要な範囲と権限だけを設定することで、OneDriveを安全に利用しやすくなります。

まとめ

・OneDriveでは、フォルダーを指定した相手と共有できる
・上位フォルダーを共有すると、配下の情報も共有範囲に含まれる可能性がある
・共有は「必要な相手に、必要な範囲だけ」が基本
・閲覧だけでよい相手には、必要以上の編集権限を付けない
・共有後は、相手側でも必要なフォルダーを開き、必要な操作ができることを確認する

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▶ OneDriveとは？

▶ 【個人用Microsoftアカウントで作成】作業写真をOneDriveへ保存して確認する方法

テスト回答を送信したあと、Microsoft FormsとExcelの両方で回答内容を確認します。

個人用Microsoftアカウントでは、作業前写真・作業後写真はOneDriveで別に管理するため、この記事ではMicrosoft Formsから写真を送信する確認は行いません。

作業前に確認すること

作業を始める前に、次を確認してください。

・Microsoft Formsへサインインしている
・前の記事で9項目の作業報告フォームを作成している
・テスト回答に使用する内容を準備している

フォームの作成が完了していない場合は、前の記事を確認してください。

▶ 【個人用Microsoftアカウントで作成】作業報告フォームのひな形を作成する方法

操作手順

Step1｜作成した作業報告フォームを開く

Microsoft Formsを開き、前の記事で作成した作業報告フォームを選択します。

フォームの編集画面が表示されたら、画面上部の［プレビュー］をクリックします。

［プレビュー］では、回答者が実際に入力するときに近い画面でフォームを確認できます。

Step2｜テスト用の回答を入力する

作業報告フォームへ、実際の利用を想定したテスト用の回答を入力します。

あとでMicrosoft FormsとExcelの両方で見つけやすい内容にしておくと、確認しやすくなります。

例えば、次のような内容を入力します。

・作業日：テストを行う日
・担当者名：登録済みの担当者名
・現場名：登録済みの現場名
・作業区分：登録済みの作業区分
・開始時間：9:00
・終了時間：10:00
・作業内容：公開前確認用のテスト回答
・特記事項：登録済みの選択肢から「異常なし」を選択
・特記事項詳細：公開前確認用のテスト内容

Step3｜必須項目が正しく動作するか確認する

必須に設定した項目を1か所だけ未入力にした状態で、［送信］をクリックします。

未入力の項目について入力を求められれば、必須設定は正常に動作しています。

確認できたら、未入力にしていた項目へテストデータを入力します。

すべての必須項目を1つずつ未入力にして確認する必要はありません。

公開前確認では、必須設定が正常に動作していることを確認できれば問題ありません。

Step4｜特記事項と特記事項詳細を確認する

「特記事項」で登録済みの選択肢を選び、「特記事項詳細」へ確認しやすい内容を入力します。

ここでは、入力した特記事項と特記事項詳細が、送信後に正しく回答として記録されることを確認します。

Step5｜テスト回答を送信する

すべての入力が終わったら、［送信］をクリックします。

送信完了画面が表示され、エラーなく回答を送信できたことを確認してください。

個人用Microsoftアカウントでは、作業前写真・作業後写真はOneDriveで別に管理するため、この公開前確認ではMicrosoft Formsから写真を送信しません。

Step6｜Microsoft Formsでテスト回答を確認する

テスト回答を送信したら、フォームの編集画面へ戻ります。

画面上部の［応答を表示］をクリックしてください。

「応答の概要」が表示されます。

「応答の概要」で、送信した回答が正しく保存されていることを確認します。

主に次の内容を確認してください。

・回答件数が1件増えている
・作業日、担当者名、現場名が正しい
・作業内容が正しく記録されている
・特記事項と特記事項詳細が正しく記録されている

入力したテスト内容が確認できれば、Microsoft Formsへの回答保存は正常です。

Step7｜Excelで回答データを確認する

「応答の概要」の右側にある［Excel で結果を開く］の右側の▼をクリックします。

表示されたメニューから、

［Excel Desktop で開く］

をクリックします。

Excelが開いたら、先ほど送信したテスト回答が1行のデータとして追加されていることを確認してください。

主に次の内容を確認します。

・送信したテスト回答が追加されている
・作業日、担当者名、現場名などが正しい
・作業内容が正しく記録されている
・特記事項と特記事項詳細が正しく記録されている

この記事では、Microsoft Formsの回答をExcelで確認できるところまで進めます。

回答データをパソコンへ保存する方法や、ローデータとして利用する方法、管理ブックへの取込、未取込判定、VBA処理については、後続の記事で扱います。

完了したら確認すること

・テスト回答を正常に送信できた
・必須項目が正常に動作した
・特記事項と特記事項詳細が正しく記録された
・Microsoft Formsでテスト回答を確認できた
・Excelでもテスト回答を確認できた

まとめ

これで、個人用Microsoftアカウントで作成した作業報告フォームの公開前確認は完了です。

テスト回答をMicrosoft FormsとExcelの両方で確認できれば、フォームから回答データを取得できる状態になっています。

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