このような帳票では、最初に列幅を小さく揃えて土台を作り、必要な場所だけ複数のセルを結合しながら各欄を作る方法があります。

この記事では、Excelで作成した履歴書を例に、帳票を組み立てるときに使える実務的な方法を説明します。

普通にセルを使って帳票を作ると困ること

Excelで帳票を作るときは、場所によって必要なセルの大きさが大きく異なります。

実際に、Excelで作成した履歴書を見てみましょう。

この履歴書には、次のような欄があります。

• 氏名
• 生年月日
• 性別
• 写真
• 現住所
• 電話番号
• E-mail
• 連絡先
• 学歴・職歴
• 資格・免許
• 志望動機などの記入欄

それぞれを見てみると、必要な横幅や高さは同じではありません。

たとえば、「学歴・職歴」の欄では、

• 「年」は狭い幅でよい
• 「月」も狭い幅でよい
• 学歴や職歴を書く部分は横に広い幅が必要

という違いがあります。

履歴書の上部でも、氏名や住所には広い入力欄が必要ですが、生年月日や性別はそれほど広い欄を必要としません。

写真を貼る場所では、横幅だけでなく高さも必要です。

このように、帳票では同じシートの中でも、場所によって必要な幅や高さが大きく異なります。

Excelでは、列幅を変更すると、その列全体の幅が変わります。

そのため、最初から一つひとつの列を完成した帳票の幅に合わせようとすると、

ある場所ではちょうどよくても、別の場所では必要な幅と合わない

ということがあります。

そこで使えるのが、列幅を細かく揃えた土台を作り、必要な場所だけ複数のセルをまとめて使う方法です。

今回の履歴書でも、シート上部を見ると細い列が多数並んでいることが分かります。

その細い列を共通の土台として使い、氏名欄、住所欄、学歴・職歴欄など、それぞれ必要な大きさに合わせて範囲を作っています。

列幅を細かく揃えて帳票の土台を作る

帳票を作るときは、まず列幅を小さめに揃えて、横方向に細かいセルを並べた土台を作ります。

この細い列をそのまま一つずつ入力欄として使うわけではありません。

必要な場所で複数のセルをまとめるための土台として使います。

行の高さについては、すべて同じに揃える必要はありません。

氏名欄、写真欄、学歴・職歴欄など、入力する内容や必要な高さに合わせて調整します。

Step1｜帳票に使う列をまとめて選択する

まず、帳票として使用する範囲の列をまとめて選択します。

Step2｜列幅を小さめに揃える

選択した列の幅をまとめて小さくします。

この段階では、「氏名欄はこの幅」「住所欄はこの幅」というように完成形へ合わせる必要はありません。

あとから複数のセルを組み合わせやすいように、細い列を並べておくことが目的です。

Step3｜行の高さを必要に応じて調整する

行の高さは、作る欄に合わせて変更します。

たとえば、

• 通常の入力欄は基本となる高さにする
• 氏名欄などは必要に応じて少し高くする
• 写真欄は大きく高さを取る
• 長い文章を入力する欄は、複数行にまたがる範囲を使ったり、必要に応じて行の高さを調整したりする

というように調整できます。

列幅は細かく揃え、行の高さは内容に合わせることで、帳票を組み立てやすい土台になります。

必要な範囲を結合して帳票を作る

土台ができたら、次は細かい列を使って必要な大きさの欄を作ります。

今回の履歴書を見ると、同じ細い列を使いながら、場所によってさまざまな大きさの欄が作られています。

たとえば、

• 「氏名」は横に広い入力欄
• 「生年月日」は年・月・日などに分けた欄
• 「性別」は比較的狭い欄
• 「現住所」は横に広い欄
• 「写真」は高さのある大きな欄
• 「年」「月」は狭い欄
• 「学歴・職歴」は横に広い欄

という使い分けです。

Step1｜タイトルや項目名を配置する

まず、「履歴書」などのタイトルや、「氏名」「現住所」などの項目名を配置します。

必要な範囲を選択し、表示する文字や全体のバランスに合わせてセルを結合します。

Step2｜入力欄を作る

次に、実際に内容を入力する場所を作ります。

氏名や住所のように文字数が多くなる場所は広い範囲を使い、生年月日や「年」「月」のような場所は狭い範囲を使います。

このように、細かく分けた列の中から必要な範囲を選んで欄を作れることが、この方法の特徴です。

Step3｜高さが必要な欄を作る

写真欄や長い文章を入力する欄では、横幅だけでなく高さも必要です。

複数行にまたがる範囲を使ったり、必要に応じて行の高さを調整したりして、帳票に合った大きさにします。

【画像：細かい列を使って必要な範囲を結合し、履歴書を作っている途中】

この方法では、一つの列を最初から「氏名用」「住所用」と決めるのではなく、細かい列を共通の土台として使い、場所ごとに必要な範囲を選んで欄を作ります。

セル結合の基本操作や注意点については、次の記事で詳しく説明しています。

▶ Excelでセル結合を使うときの注意点と「選択範囲内で中央」の使い分け

データ表と帳票ではセル結合の使い方が違う

セル結合は、どのExcelファイルでも多用すればよいわけではありません。

データを蓄積したり、並べ替えたり、集計したりする表では、セルを結合するとデータを扱いにくくなることがあります。

一方、今回の履歴書のように、人が見たり、印刷やPDF出力をしたりすることを目的とした帳票では、レイアウトを作るためにセル結合が便利な場合があります。

そのため、

• データを保存・集計する表
• 人が見るための帳票

では、セル結合の使い方を分けて考えることが大切です。

帳票レイアウトを整える

必要な欄を作ったら、最後に文字の位置や枠線などを調整します。

今回の履歴書でも、欄を作るだけでなく、次のような設定を組み合わせています。

• 「履歴書」などのタイトルを配置する
• 項目名の位置を揃える
• 入力欄に枠線を設定する
• 学歴・職歴などの見出しを中央に配置する
• 長い文章を入力する場所に十分な高さを確保する
• 写真を配置できるスペースを作る

文字の配置や表示形式については、次の記事で詳しく説明しています。

▶ Excelの表示形式や文字配置を使って見た目を整える方法

ここでは、細かい列で土台を作る → 必要な範囲をまとめる → 最後に見た目を整えるという流れを覚えておけば十分です。

細かい列を使って帳票を作るメリット

細かい列を土台にして帳票を作る方法には、次のようなメリットがあります。

• 項目ごとに幅の違う欄を作りやすい
• 同じシート内に狭い欄と広い欄を配置しやすい
• タイトルや入力欄の大きさを決めやすい
• 帳票全体の位置を細かく調整しやすい
• 後から欄の大きさや配置を調整するときも、細かく分けた列を基準に範囲を決めやすい

たとえば、「氏名欄をもう少し広げたい」という場合も、細かく分けた列を基準に、使用する範囲を調整できます。

ただし、すべてのExcel表をこの方法で作る必要はありません。

単純な一覧表であれば、通常の列幅や行の高さを調整するだけで十分な場合もあります。

細かい列を土台にする方法は、履歴書や申請書、報告書など、さまざまな大きさの欄が必要な帳票を作るときに使える実務テクニックの一つです。

帳票を作るときの注意点

この方法で帳票を作る場合は、次の点に注意してください。

• セル結合を多用した帳票は、データの並べ替えや集計には向きません
• 帳票用シートとデータ保存用シートは、役割を分けると管理しやすくなります
• 列を必要以上に細かくすると、選択や編集がしにくくなります
• 印刷やPDF保存をする場合は、完成後に印刷範囲やページレイアウトも確認します

特に、帳票とデータ保存用の表を同じ作り方にする必要はありません。

データ表は保存・処理するためのもの、帳票は人に見せるためのものとして、役割を分けて考えると分かりやすくなります。

まとめ

Excelで帳票を作るときは、一つひとつの列を最初から完成形の幅にする方法だけではありません。

• 列幅を小さめに揃えて帳票作成用の土台を作る
• 必要な場所で複数のセルをまとめる
• 項目によって横幅や高さを変える
• 文字配置や枠線を設定して帳票として整える
• データ保存用の表と帳票ではセルの使い方を分ける

今回の履歴書のように、氏名、住所、写真、学歴・職歴など、必要な大きさの異なる欄を一つのシートに配置するときに使いやすい方法です。

複雑な帳票をExcelで作るときは、細かい列を土台にして、必要な範囲を組み合わせるという考え方を活用してみてください。

関連記事

▶ Excelでセル結合を使うときの注意点と「選択範囲内で中央」の使い分け

▶ Excelの表示形式や文字配置を使って見た目を整える方法

たとえば、「2026/8/19」と入力した日付を「2026年8月19日」と表示したり、「0.25」と入力した数値を「25%」と表示したりできます。

この記事では、表示形式と文字配置を使って、表を見やすく整える基本操作を説明します。

表示形式とは

表示形式とは、セルに入力されている値を、画面上でどのように見せるかを決める設定です。

大切なのは、セルに入力されている値と、画面に表示される見た目は別ということです。

たとえば、セルに「2026/8/19」という日付が入力されていても、表示形式を変更すると、

・2026/8/19
・2026年8月19日
・8月19日

など、別の見た目で表示できます。

また、「0.25」という数値も、パーセント表示にすると「25%」と表示できます。

表示形式を変更しても、元の値そのものが変わるとは限りません。

表示形式を変更する方法

表示形式は、Excelの「ホーム」タブから簡単に変更できます。

まず、表示を変更したいセルを選択します。

「ホーム」タブの「数値」グループを見ると、「標準」「数値」「日付」「パーセント」などの表示形式を選択できます。

よく使う表示形式であれば、この方法で簡単に変更できます。

さらに細かく設定したい場合は、セルを右クリックして「セルの書式設定」を開きます。

「表示形式」タブを選択すると、種類や小数点以下の桁数などを詳しく設定できます。

よく使う表示形式

標準

Excelで特別な表示形式を設定していない状態です。

文字や数字を入力すると、Excelが内容に合わせて表示します。

数値や日付などに設定した表示形式を「標準」に変更したい場合にも使用できます。

数値

数値として見やすく表示したい場合に使用します。

「セルの書式設定」では、小数点以下を何桁表示するか設定できます。

たとえば、

1234.5

という数値を、

1,234.50

のように表示できます。

桁区切りを設定すると、大きな数字も読みやすくなります。

通貨・会計

金額を表示するときに使用します。

たとえば、

120000

という数値を、

￥120,000

のように表示できます。

「通貨」と「会計」は似ていますが、記号や数字の位置などに違いがあります。

初心者のうちは、金額を見やすく表示したい場合に使用する設定と覚えておけば問題ありません。

日付

日付の見た目を変更できます。

たとえば、

2026/8/19

と入力した日付を、

2026年8月19日

のように表示できます。

Excelでは、同じ日付でも複数の表示方法を選択できます。

パーセント

割合を表示するときに使用します。

たとえば、

0.25

という数値にパーセント表示を設定すると、

25%

と表示されます。

ここでも、元の値が「25」に変わったわけではありません。

表示方法が変わっていることを覚えておきましょう。

文字配置を変更する方法

セル内の文字や数字は、位置を変更することもできます。

変更したいセルを選択し、「ホーム」タブの「配置」グループを使用します。

主に次の配置を設定できます。

・左揃え
・中央揃え
・右揃え
・上揃え
・上下中央揃え
・下揃え

表の見出しは中央揃え、説明文は左揃え、数値は右揃えなど、内容に合わせて使い分けると見やすくなります。

詳しく設定したい場合は、セルを右クリックして「セルの書式設定」を開き、「配置」タブを選択します。

折り返して全体を表示する

文字が長く、セルからはみ出してしまう場合は、「折り返して全体を表示する」を使用できます。

セルの幅に合わせて文字が複数行に分かれて表示されるため、作業内容や備考など、文章を入力するセルに向いています。

「ホーム」タブの「配置」グループから「折り返して全体を表示する」を選択する方法と、「セルの書式設定」の「配置」タブから設定する方法があります。

「縮小して全体を表示する」を使用すると、文字サイズを自動的に小さくしてセル内へ収めることもできます。

ただし、文字が小さくなりすぎることがあるため、基本的には列幅の調整や折り返し表示を先に検討すると分かりやすくなります。

表示形式と文字配置を使って表を整える

例として、次のような作業一覧表を考えます。

・日付
・担当者名
・作業時間
・金額
・進捗率

設定前は、入力した値がそのまま表示されているため、項目によって見た目が揃っていないことがあります。

この表を、次のように整えてみます。

・日付：日付形式
・担当者名：中央揃え
・作業時間：時間数を数値で入力する場合は、小数点以下1桁＋時間
・金額：桁区切りまたは通貨表示
・進捗率：パーセント表示
・見出し：中央揃え
・長い作業内容：折り返して全体を表示

表示形式と配置を設定すると、入力されているデータを変えなくても、表全体を見やすくできます。

表や帳票を作成するときは、すべてのセルを同じ配置にするのではなく、内容に合わせて使い分けることがポイントです。

初心者が迷いやすいポイント

表示形式を変えても元の値が変わるとは限らない

表示形式は、基本的に「値をどのように見せるか」を変更する設定です。

たとえば、金額のセルに「15000」を「￥15,000」と表示しても、元の数値が￥15,000へ変わったわけではありません。

計算や集計をするときは、見た目だけでなく、セルに実際にどのような値が入っているかも意識しましょう。

表示形式によって、セル上の見た目と実際に入力されている値が異なる場合があります。

実際の値を確認したい場合は、確認したいセルを選択して、Excel上部の「数式バー」を確認します。

たとえば、セルには「￥15,000」と表示されていても、数式バーを見ると「15000」と確認できます。

見た目だけが変わっているのか、値そのものが変わっているのか分からない場合は、数式バーを確認すると判断しやすくなります。

「#####」と表示された

数字や日付のセルが、

と表示されることがあります。

「#####」が表示される原因はいくつかありますが、よくあるのが列幅不足です。

まずは列幅を広げて、正しく表示されるか確認してください。

列幅や行の高さを整える詳しい方法は、関連記事の「Excelで帳票を作るためにセルの大きさとレイアウトを整える方法」で説明します。

中央揃えとセル結合は別の操作

文字を中央に表示したいだけであれば、必ずしもセルを結合する必要はありません。

1つのセル内で中央に表示する場合は「中央揃え」を使用します。

複数のセルをまたいで文字を中央に見せたい場合は、セル結合以外の方法もあります。

セル結合との使い分けについては、「Excelでセル結合を使うときの注意点と『選択範囲内で中央』の使い分け」を確認してください。

見た目だけのためにセル結合を増やしすぎない

セル結合は、タイトルや帳票の一部では便利ですが、表のデータ部分で多用すると、並べ替えやコピーなどの操作がしにくくなることがあります。

表示形式や配置だけで整えられる場所は、できるだけセルを結合せずに調整すると扱いやすくなります。

まとめ

・表示形式を使うと、元の値を変えずに日付・金額・パーセントなどの見た目を変更できる
・文字配置では、左揃え・中央揃え・右揃えや上下方向の位置を変更できる
・長い文字は「折り返して全体を表示する」を使うと見やすくなる
・「#####」が表示された場合は、まず列幅を確認する
・表や帳票は、表示形式・文字配置・セルサイズを組み合わせて整える

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▶ Excelでセル結合を使うときの注意点と「選択範囲内で中央」の使い分け

▶ Excelで帳票を作るときに使える実務テクニック

ただし、見た目を整えるためだけにセルを結合すると、後から並べ替え・集計・関数・VBAなどでデータを処理するときに扱いにくくなることがあります。

この記事では「支店別売上表」を例に、セル結合を使ってよい場所と避けた方がよい場所、「選択範囲内で中央」との使い分けを説明します。

セル結合は便利だけれど使う場所が大切

セル結合は、複数のセルを1つの大きなセルとして扱う機能です。

表全体のタイトルや見出しを複数列の中央へ配置したい場合などに使えます。

セル結合そのものが悪いわけではありません。

大切なのは、

「人が見るための表」なのか、「Excelでデータを処理するための表」なのか

を考えて使うことです。

印刷する報告書や申請書では、見やすいレイアウトが重要になる場合があります。

一方、並べ替えや集計をしたり、後からVBAで処理したりするデータ表では、できるだけ単純な構造にしておく方が扱いやすくなります。

サンプル表を見ながらセル結合を確認する

今回使用する「支店別売上表」は、支店ごとの売上を上期・下期に分けてまとめた表です。

見た目としては支店ごとにまとまっており、上期・下期も分かりやすく整理されています。

一見すると、特に問題のない表です。

ただし、データとして見ると、いくつかの場所でセル結合が使われています。

表タイトル

「支店別売上表」というタイトルは、複数の列にまたがってセル結合されています。

表全体の中央へタイトルを表示するための結合です。

支店名

「北海道」「東北」「本社」などの支店名は、上期・下期の2行にまたがって結合されています。

たとえば、「北海道」という1つのセルの横に、

・上期
・下期

の2行があります。

人が見ると、

「北海道の上期」

「北海道の下期」

だとすぐに分かります。

しかし、Excelが1行ずつデータとして扱う場合は少し事情が変わります。

売上目標

売上目標の「600,000円」「500,000円」なども、上期・下期の2行にまたがって結合されています。

見た目では「この支店の売上目標」と分かりやすく表示されています。

ただし、上期と下期を別々のデータとして処理するときには、どの行がどの値を持つのかを考える必要があります。

このように、

人が見て分かりやすい表と、Excelが処理しやすい表は同じとは限りません。

データを管理する表ではセル結合を避ける

データを蓄積したり、後から集計したりする表では、

1行＝1件

1列＝1項目

という形を基本にすると扱いやすくなります。

たとえば、「支店」「区分」という2つの項目がある場合は、次のように各行だけを見ても内容が分かる形です。

この形なら、「北海道・上期」という1件のデータと、「北海道・下期」という1件のデータがそれぞれ独立しています。

一方、支店名を2行にまたがって結合すると、見た目では北海道と分かっていても、下期の行に「北海道」という値が個別に入っているわけではありません。

つまり、

人なら上下の位置関係を見て意味を判断できても、Excelに1行ずつ処理させる場合には扱いにくくなることがあります。

セル結合が原因で起こりやすい問題

並べ替えを使いにくくなる

たとえば、支店別売上表を「売上が多い順」に並べ替えたいとします。

支店名が2行にまたがって結合されていると、1行ずつ自由に並べ替えることが難しくなり、結合セルを含む範囲では並べ替えができない場合もあります。

データ表で並べ替えを使用する予定がある場合は、各行へ必要な情報を入れておく方が扱いやすくなります。

フィルターで絞り込みにくくなる

たとえば、「北海道だけを表示したい」という場合を考えます。

人が表を見ると、上期と下期のどちらも北海道のデータだと分かります。

しかし、データを1行ずつ見ると、支店名が個別に入っていない行があります。

このような表は、「1行ごとに必要な情報がそろっている表」と比べて、絞り込みや後のデータ利用が分かりにくくなります。

数式をコピーしにくくなる

データ表では、同じ計算式を下の行へコピーして使用することがあります。

ところが、途中だけ2行結合されていたり、結合されている場所とされていない場所が混ざったりすると、セルの形がそろいません。

そのため、通常の一覧表より数式のコピーや範囲選択がしにくくなることがあります。

また、複数の計算結果を周囲のセルへ自動的に表示する数式では、表示先に結合セルがあると「#SPILL!」エラーになる場合があります。

データを追加・削除するときに直す場所が増える

新しい支店を追加したり、上期・下期以外の区分を追加したりすると、セル結合の範囲も変更しなければならない場合があります。

単純な一覧表であれば、新しい行へデータを追加するだけで済みます。

セル結合が多い表ほど、データを増やすたびにレイアウトも確認する必要が出てきます。

集計や表の再利用がしにくくなる

一度作ったデータは、その表だけで使うとは限りません。

後から、

・別の表へコピーする
・支店別に集計する
・期間別に集計する
・グラフを作る
・別の帳票へ利用する

といった使い方をすることがあります。

各行へ必要な情報が入っている単純なデータ表の方が、このような再利用をしやすくなります。

VBAで1行ずつ処理するときに複雑になりやすい

VBAでは、表のデータを上から1行ずつ読み込み、

「この行の支店名は何か」

「この行の区分は何か」

「この行の売上はいくらか」

という形で処理することがあります。

支店名が上期・下期の2行にまたがって結合されていると、通常の1セルずつのデータとは異なる扱いが必要になります。

VBAで結合セルを処理すること自体は可能ですが、最初から各行へ必要な情報を入れておけば、処理を単純にしやすくなります。

VBAを今すぐ使う予定がなくても、後から自動化する可能性がある表では意識しておくとよいポイントです。

データ処理しやすい表へ直す

今回の支店別売上表を使って、まずは支店名の部分だけを見てみます。

BeforeとAfterでは、売上目標の結合状態は変えず、支店名を各行へ持たせると何が変わるのかを確認します。

Before｜支店名を2行にまたがって結合した表

Beforeでは、「北海道」が上期・下期の2行にまたがって結合されています。

表にすると、次のような状態です。

人が見るための表としては、この形でも上期・下期のどちらも北海道のデータだと分かります。

After｜上期・下期それぞれの行へ支店名を入れた表

Afterでは、支店名「北海道」の結合だけを解除し、

・上期の行に「北海道」
・下期の行に「北海道」

をそれぞれ入力しています。

表にすると、次のような形です。

見た目ではBeforeでもどちらも北海道のデータだと分かります。

一方、Afterでは各行だけを取り出しても、

「北海道・上期」

「北海道・下期」

と判断できます。

このように各行へ必要な情報を持たせておくと、並べ替え・フィルター・集計・VBAなどで1行ずつデータを扱いやすくなります。

Beforeが間違った表ということではありません。

人が見ることを優先するならBeforeの形でも分かりやすく、データ処理を優先するならAfterのような形が扱いやすい

という違いです。

売上目標は業務ルールに合わせて決める

今回のAfter画像では、支店名の違いを確認するため、売上目標「600,000円」のセル結合はそのままにしています。

売上目標については、支店名のように必ず上下2行へ同じ金額を入力すればよいとは限りません。

たとえば、その金額が、

・年間の目標なのか
・上期と下期それぞれの目標なのか
・支店全体として1回だけ持つ情報なのか

によって、適切なデータの持たせ方が変わります。

大切なのは、

「この1行だけを見たときに、どのようなデータなのか判断できるか」

を考えることです。

支店名は各行へ必要な情報を持たせる考え方を具体的に確認できますが、売上目標は業務上の意味を確認してから、結合を解除するのか、別の形で管理するのかを決めます。

セル結合を直すときは、見た目だけを変更するのではなく、その項目が何を表しているのかも確認してください。

帳票や申請書ではセル結合を使ってもよい

ここまで見ると、「セル結合は使わない方がよい」と感じるかもしれません。

しかし、すべてのシートでセル結合を禁止する必要はありません。

たとえば、

・印刷する報告書
・申請書
・請求書などの帳票
・紙の書類に近いレイアウト
・大きなタイトルや見出し

など、人が見ることを優先するシートでは、セル結合が役立つ場合があります。

考え方としては、

データを保存・処理する表では、セル結合をできるだけ避ける

人に見せる帳票では、必要に応じてセル結合を使う

と分けると分かりやすくなります。

データを蓄積するシートと、それを見やすく表示する帳票を別々に作る方法もあります。

ただし、帳票であっても、すべての見出しや項目を細かく結合する必要はありません。

後から列幅やレイアウトを変更する可能性も考え、必要な場所だけに使用するのがおすすめです。

セルを結合する前に入力内容を確認する

複数のセルにそれぞれ文字や数値が入っている状態でセルを結合すると、基本的に左上のセルに入っている内容だけが残ります。

ほかのセルに必要なデータが入っている場合は失われるため、セルを結合する前に入力内容を確認してください。

見た目だけ中央にしたいなら「選択範囲内で中央」を使う

今回の「支店別売上表」というタイトルは、複数列の中央に表示したい代表的な例です。

このような場合、

文字を中央に見せたいだけなら、セルを結合しない方法もあります。

それが、

「選択範囲内で中央」

です。

Step1｜一番左のセルへタイトルを入力する

たとえば、A1からH1までの中央へ「支店別売上表」と表示する場合は、A1へタイトルを入力します。

A1以外のセルは空欄にしておきます。

Step2｜タイトルを表示したい範囲を選択する

A1からH1まで、タイトルを中央に表示したい範囲を選択します。

Step3｜「セルの書式設定」を開く

選択した範囲の上で右クリックし、

「セルの書式設定」

を選択します。

キーボードでは、

Ctrl＋1　または、「ホーム」タブ→「配置の設定」をクリックします。

でも「セルの書式設定」を開くことができます。

Step4｜「選択範囲内で中央」を選ぶ

「配置」タブを開きます。

「横位置」の一覧から、

「選択範囲内で中央」

を選びます。

「OK」を選択します。

Step5｜表示を確認する

「支店別売上表」が、選択した範囲の中央に表示されます。

見た目はセルを結合した場合と似ていますが、A1からH1までのセル自体は結合されていません。

文字列そのものは左端のA1に入力されており、選択した範囲の中央に見えるよう表示だけを変更しています。

複数セルを1つのセルにしてしまわないため、元のセル構造を維持したままタイトルを中央に見せることができます。

セル結合と「選択範囲内で中央」を使い分ける

タイトルを中央へ表示するときは、次の違いを確認すると判断しやすくなります。

迷った場合は、

「本当にセルを1つにする必要があるのか」

を考えてみてください。

単に複数列の中央へタイトルを表示したいだけなら、「選択範囲内で中央」で目的を達成できる場合があります。

一方、印刷用の帳票などで、セルそのものを1つの領域として扱いたい場合は、セル結合を使うこともできます。

まとめ

セル結合は便利な機能ですが、使う場所を考えることが大切です。

・見た目がきれいだからという理由だけでデータ表を結合しない
・データ表は「1行＝1件」「1列＝1項目」を基本にする
・支店名など、各行で必要な情報は各行へ持たせる
・帳票や申請書など、人が見ることを優先するシートでは必要に応じてセル結合を使う
・中央に表示したいだけなら「選択範囲内で中央」も検討する

今回の支店別売上表のように、人には見やすくても、Excelで処理しやすいとは限らない表があります。

見た目だけでセル結合を決めず、その表を後から計算・集計・並べ替え・自動化する可能性があるかまで考えて作ると、長く使いやすいExcelになります。

なお、数値に「円」や「個」などを直接入力せず、データの中身は数値のまま見た目だけ変更する方法もあります。詳しくは表示形式を扱う記事で説明します。

関連記事

▶ Excelの表示形式や文字配置を使って見た目を整える方法
▶ Excelで帳票を作るときに使える実務テクニック

ただし、業務で利用する場合は、操作方法だけでなく「どのフォルダーまで相手に見せるか」を考えてから共有することが大切です。

この記事では、OneDriveでフォルダーを共有する基本操作と、安全に共有するために確認したいポイントを説明します。

OneDriveのフォルダー共有とは

OneDriveのフォルダーを共有すると、指定した相手がそのフォルダーへアクセスできるようになります。

資料を確認してもらう、写真を保存してもらうなど、複数の人で同じフォルダーを利用するときに便利です。

OneDriveそのものについて確認したい場合は、次の記事を参考にしてください。

▶ OneDriveとは？

共有するフォルダーの範囲に注意する

フォルダーを共有するときは、最初に「どのフォルダーを共有するのか」を確認してください。

たとえば、OneDriveに次のようなフォルダーがあるとします。

作業写真
├ 山田
│ ├ 作業前写真
│ └ 作業後写真
├ 佐藤
│ ├ 作業前写真
│ └ 作業後写真
└ 鈴木
　├ 作業前写真
　└ 作業後写真

この場合、山田さんに必要なのが「山田」フォルダーだけであれば、上位にある「作業写真」フォルダー全体を共有する必要はありません。

「作業写真」フォルダー全体を共有すると、その中にある佐藤さんや鈴木さんのフォルダーも共有範囲に含まれ、山田さんから見える状態になる可能性があります。

業務用のフォルダーには、次のような情報が含まれている場合があります。

・他の担当者の作業写真
・現場情報
・作業内容
・写真に写り込んだ人や設備
・その他の業務上の情報

本来見る必要のない人がこれらの情報を閲覧できる状態は、会社や業務では避ける必要があります。

不要な情報の閲覧だけでなく、誤った保存や転送、再共有などによって、意図しない相手へ情報が共有されたり、社外への情報漏えいにつながったりする可能性があります。

共有は必要な範囲だけにする

OneDriveでフォルダーを共有するときは、必要な相手に、必要な範囲だけ共有することを基本にします。

担当者ごとにフォルダーを分けている場合は、たとえば次のように共有します。

・山田さん → 「山田」フォルダー
・佐藤さん → 「佐藤」フォルダー
・鈴木さん → 「鈴木」フォルダー

上位フォルダーをまとめて共有するよりも、本人が使用するフォルダーだけを共有した方が、不要な情報を見せるリスクを減らせます。

共有操作を始める前に、「このフォルダーの中に、相手へ見せる必要のないファイルやフォルダーが含まれていないか」を確認しておきましょう。

フォルダーを特定の相手へ共有する

共有する範囲を確認したら、OneDriveから共有設定を行います。

ここでは、特定の相手だけが利用できるように設定して共有する方法を説明します。

Step1｜共有したいフォルダーを確認する

OneDriveを開き、共有したいフォルダーを確認します。

このとき、上位フォルダーを間違えて共有しないよう、フォルダー名と中に保存されている内容を確認してください。

Step2｜「共有」を開く

共有したいフォルダーの右側にある「…」を選択します。

表示されたメニューから「共有」を選択します。

「共有」を選択すると、共有する相手や権限を設定する画面が開きます。

Step3｜共有する相手の範囲を設定する

共有画面が開いたら、右上にある歯車マークの「共有の設定」を選択します。

「リンクの設定」画面が表示されたら、「選択したユーザー」を選択します。

「選択したユーザー」にすると、この後に名前やメールアドレスで指定した相手を対象に共有できます。

続いて、相手に与える権限も確認します。

Step4｜共有する権限を確認する

「リンクの設定」画面にある「その他の設定」で、現在の権限を確認します。

相手に写真やファイルを保存してもらう場合は、「編集可能」が必要になる場合があります。

内容を見るだけでよい場合は、必要以上に編集できる権限を付けないようにします。

設定内容を確認したら、「適用」を選択します。

「閲覧だけ」と「編集可能」の違い

共有するときは、相手に何をしてもらうのかに合わせて権限を設定します。

閲覧だけ

フォルダーやファイルの内容を確認してもらうことが目的の場合に使用します。

内容を見るだけでよい相手には、必要以上に編集できる権限を付けないようにします。

編集可能

共有したフォルダー内で、相手にファイルを追加したり変更したりしてもらう場合に使用します。

編集可能にすると、ファイルを追加・変更できるだけでなく、共有範囲内のファイルやフォルダーを移動したり、名前を変更したり、削除したり、共有したりできる場合があります。

そのため、写真やファイルを保存してもらうなど、編集が必要な場合だけ設定します。

必要な範囲だけでなく、必要な権限だけを設定することが大切です。

Step5｜共有する相手を指定する

「適用」を選択すると、共有画面へ戻ります。

「名前、グループ、またはメールを追加する」の欄に、共有する相手の名前またはメールアドレスを入力します。

入力した相手が正しいことを確認してください。

必要に応じて、メッセージ欄に共有についての案内を入力できます。

Step6｜共有を実行する

共有する相手と権限を確認したら、「送信」を選択します。

これで、指定した相手への共有設定を行えます。

共有した側の操作だけで終わらせず、続いて相手側でも共有したフォルダーを開けることを確認します。

共有された側で開けるか確認する

共有設定が終わったら、共有された相手にも実際にフォルダーを開いてもらいます。

次の内容を確認してください。

・共有したフォルダーを開ける
・必要なファイルやフォルダーが見える
・不要なフォルダーまで見えていない
・必要な操作ができる

写真やファイルを保存してもらう場合は、テスト用のファイルを1つ保存してもらい、共有した側からも確認すると分かりやすくなります。

共有設定は、相手が実際に必要な操作をできることまで確認しておきましょう。

共有を変更・解除する

共有した後でも、共有相手や権限を確認し、必要に応じて変更や共有解除ができます。

対象のフォルダーの右側にある「…」を開き、「アクセス許可の管理」を選択すると、共有している相手やアクセス状況を確認できます。

たとえば、次のような場合に共有設定を確認します。

・共有する相手を間違えた
・担当者が変更になった
・共有する必要がなくなった
・閲覧だけに変更したい
・編集できるように変更したい

表示される項目や操作位置は、利用しているOneDriveの画面やアカウントによって異なる場合があります。

操作時の注意点

OneDriveで業務用フォルダーを共有するときは、次の点を確認してください。

・共有するフォルダーの中身を先に確認する
・上位フォルダーを安易に共有しない
・特定の相手に共有するときは、共有範囲を確認する
・共有相手を間違えていないか確認する
・必要以上の編集権限を付けない
・共有後は相手側からも確認する
・不要になった共有は見直す

特に重要なのは、共有する前に「誰に・どの範囲を・どの権限で共有するのか」を確認することです。

必要な相手へ、必要な範囲と権限だけを設定することで、OneDriveを安全に利用しやすくなります。

まとめ

・OneDriveでは、フォルダーを指定した相手と共有できる
・上位フォルダーを共有すると、配下の情報も共有範囲に含まれる可能性がある
・共有は「必要な相手に、必要な範囲だけ」が基本
・閲覧だけでよい相手には、必要以上の編集権限を付けない
・共有後は、相手側でも必要なフォルダーを開き、必要な操作ができることを確認する

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▶ OneDriveとは？

▶ 【個人用Microsoftアカウントで作成】作業写真をOneDriveへ保存して確認する方法

部署やチームで共通して使う共有フォルダやネットワークドライブのようなイメージで考えると分かりやすいです。SharePointでは、Microsoft 365のクラウド上でファイルや情報を管理します。

自分のMicrosoftアカウントを確認しよう

Microsoftには、

・個人用Microsoftアカウント
・職場・学校アカウント

があります。

会社のパソコンを使っている、会社のメールアドレスを使っているという理由だけでは、アカウントの種類を判断できません。

まず、画面右上のプロフィールアイコンを開き、実際の表示を確認してみましょう。

今回確認した画面では、次の表示を目安に確認できます。

個人用Microsoftアカウント

プロフィールメニューに、

「Microsoft アカウント」

と表示されている場合は、個人用Microsoftアカウントを利用している目安になります。

職場・学校アカウント

プロフィールメニューに、

「マイ Microsoft 365 プロファイル」

と表示されている場合は、職場・学校アカウントを利用している目安になります。

Microsoft側の画面変更や利用環境によって、表示が異なる場合があります。

アカウントの違いや確認方法を詳しく知りたい方は、次の記事をご確認ください。

▶ Microsoftアカウントの種類を確認する方法

職場・学校アカウントを利用している方は、このまま読み進めてください。

OneDriveとSharePointは何が違う？

OneDriveとSharePointは、どちらもMicrosoft 365でファイルを保存・共有するときに使われます。

大きな違いは、**「誰を中心に管理する場所なのか」**です。

OneDriveは、自分を中心にファイルを管理する場所です。

自分が作業中のExcelファイルやWord文書、資料などを保存し、必要に応じて他の人と共有できます。

一方、SharePointは、組織・部署・チームを中心にファイルや情報を管理する場所です。

部署やチームで共通して使う資料やファイルを、メンバーが共通の保存場所として利用しやすい形で管理できます。

OneDriveでも他の人とファイルやフォルダーを共有できるため、

「OneDriveは個人用、SharePointは共有用」

と完全に分けるわけではありません。

整理すると、

・自分が管理の中心になるファイル → OneDrive
・組織やチームが管理の中心になるファイル → SharePoint

と考えると分かりやすくなります。

Microsoft Formsでも、この違いが保存先に関係することがあります。

自分で管理するフォームでは、回答ExcelなどがOneDriveで扱われることがあります。

一方、グループなどで管理するフォームでは、SharePointが保存先として関係することがあります。

自分が管理するファイルと組織で管理するファイル

仕事で使うファイルでも、すべてを同じ場所で管理するとは限りません。

たとえば、次のように考えると分かりやすくなります。

・自分が中心になって管理する作業中の資料やファイル
→ OneDrive

・部署やチームで共通して使い、組織として管理するファイル
→ SharePoint

職場・学校アカウントなど、組織で管理されているMicrosoft 365の環境では、「誰が作成したか」だけでなく、「組織としてどこに保存するか」も重要になります。

そのため、用途に応じてOneDriveとSharePointが使い分けられています。

契約しているMicrosoft 365のプランや組織の設定によって、利用できる機能や保存場所が異なる場合があります。

Microsoft Formsを使うとSharePointが出てくるのはなぜ？

Microsoft Formsでは、集まった回答をExcelで確認できます。

この回答Excelの保存先は、フォームの作成方法や管理方法によって、OneDriveまたはSharePointになります。

たとえば、自分のフォームとして作成した場合は、OneDrive for work or schoolが使われる場合があります。

一方、グループで管理するフォームでは、SharePointが保存先として関係する場合があります。

そのため、職場・学校アカウントを利用しているからといって、すべてのFormsのデータが必ずSharePointへ保存されるわけではありません。

Formsを使っている途中でSharePointという名前が表示されても、突然別の作業を求められているわけではありません。

フォームや回答データを、組織やチームで管理するための保存場所としてSharePointが関係していると考えると分かりやすくなります。

ファイルのアップロードでも保存場所が関係する

Microsoft Formsで回答者からファイルを受け取る場合も、保存場所としてOneDriveやSharePointが関係します。

自分のフォームで受け取ったファイルでは、OneDrive for work or schoolが使われます。

グループなどで管理するフォームでは、SharePointが保存先として関係する場合があります。

この場合も、職場・学校アカウントだから必ずSharePointへ保存されるわけではありません。

SharePointを詳しく知らなくてもMicrosoft Formsは使える

Microsoft Formsでフォームを作成したり、回答を集めたりするだけであれば、SharePointの詳しい操作方法を先に覚える必要はありません。

Formsの基本操作は、そのまま進められます。

SharePointを意識するのは、主に次のような場面です。

・回答Excelの保存場所を確認するとき
・アップロードされたファイルの保存場所を確認するとき
・部署やチームでファイルの保存場所を管理するとき

SharePointという名前が表示されても、「SharePointを操作できなければFormsを使えない」と考える必要はありません。

まとめ

・SharePointは、Microsoft 365の組織やチームでファイルや情報を管理するときに使われます。
・会社で使っているという理由だけでは、Microsoftアカウントの種類は判断できません。
・まず、自分が個人用Microsoftアカウントか職場・学校アカウントか確認します。
・OneDriveとSharePointは、「誰を中心に管理する場所なのか」で考えると分かりやすくなります。
・Microsoft Formsの回答やファイルの保存先としてSharePointが関係することがあります。
・Microsoft Formsを使うために、SharePointの詳しい操作方法を先に覚える必要はありません。

関連記事

▶ Microsoftアカウントの種類を確認する方法
▶ OneDriveとは？
▶ Microsoft Formsを使う前の準備
▶ 実践プロジェクト③のホームへ

Microsoft Forms、OneDrive、SharePointなどでは、利用しているアカウントの種類によって、表示される設定やファイルの保存先が異なる場合があります。

ただし、会社のパソコンを使っている、会社のメールアドレスを使っている、仕事でMicrosoft 365を使っているという理由だけでは、アカウントの種類を判断できません。

会社のメールアドレスと同じメールアドレスが、個人用Microsoftアカウントでも使われている場合があります。

推測ではなく、実際のプロフィールメニューを開いて確認してみましょう。

Microsoftアカウントの種類を確認する方法

Step1｜Microsoft 365またはMicrosoft Formsへサインインする

普段利用しているMicrosoftアカウントで、Microsoft 365またはMicrosoft Formsへサインインします。

Step2｜画面右上のプロフィールアイコンをクリックする

画面右上に表示されている自分のプロフィールアイコンをクリックします。

Step3｜プロフィールメニューの表示を確認する

表示されたプロフィールメニューを確認します。

今回確認した画面では、次の表示を目安にアカウントの種類を確認できます。

個人用Microsoftアカウント

プロフィールメニューに、

「Microsoft アカウント」

と表示されている場合は、個人用Microsoftアカウントを利用している目安になります。

職場・学校アカウント

プロフィールメニューに、

「マイ Microsoft 365 プロファイル」

と表示されている場合は、職場・学校アカウントを利用している目安になります。

Microsoft側の画面変更や利用環境によって、表示が異なる場合があります。

個人用Microsoftアカウントと職場・学校アカウントの違い

個人用Microsoftアカウント

個人用Microsoftアカウントは、自分で作成し、自分で管理するMicrosoftアカウントです。

仕事でMicrosoft製品を利用している場合でも、個人用Microsoftアカウントを使っていることがあります。

職場・学校アカウント

職場・学校アカウントは、会社や学校などで利用するMicrosoft 365の環境の中で管理されるアカウントです。

利用している場所だけで判断せず、実際のプロフィールメニューを確認することが大切です。

なぜアカウントの種類を確認するの？

Microsoft Forms、OneDrive、SharePointなどでは、利用しているアカウントの種類によって、次のような違いが出る場合があります。

・利用できる機能
・表示される設定
・ファイルの保存先

Microsoft関連の記事を読む前に、自分がどちらのアカウントを利用しているか分かっていると、説明を理解しやすくなります。

まとめ

・Microsoftには、個人用Microsoftアカウントと職場・学校アカウントがあります。
・会社のパソコンや会社のメールアドレスを使っているという理由だけでは判断できません。
・画面右上のプロフィールメニューを開き、表示されている項目を目安に確認します。
・アカウントの種類によって、Microsoftサービスの機能や保存先が異なる場合があります。

関連記事

▶ 前のページ：Microsoft Formsを共有する方法
▶ 【個人用Microsoftアカウントで作成】作業報告フォームのひな形を作成する方法
▶ 【職場・学校アカウントで作成】作業報告フォームのひな形を作成する方法
▶ 実践プロジェクト③のホーム

このようなサービスは「クラウドストレージ」と呼ばれます。

個人用アカウントでは自分のファイルを保存する場所として、職場・学校アカウントでは組織のルールに従って業務ファイルを保存する場所として利用できます。

初めて使う場合は、「パソコンの中とは別にあるファイルの保存場所」と考えると分かりやすいでしょう。

OneDriveには、Excelファイル、Wordファイル、PDF、写真などを保存できます。

この記事では、WebブラウザーからOneDriveを開き、フォルダーを作成してファイルを保存し、後から確認・ダウンロードするまでの基本操作を説明します。

今回説明するOneDriveの使い方

OneDriveは、主に次の2つの方法で利用できます。

・普段インターネットを見るときに使用しているWebブラウザーから利用する
・Windowsのエクスプローラーに表示されるOneDriveから利用する

この記事では、保存場所を分かりやすく確認できるように、WebブラウザーからOneDriveを利用する方法を説明します。

Windowsのエクスプローラーに表示されるOneDriveについては、この記事では詳しく扱いません。

パソコン内の保存場所との違い

パソコンのデスクトップやダウンロードフォルダーへ保存したファイルと、OneDriveへ保存したファイルでは、保存場所が異なります。

大まかな違いは、次の図のように考えると分かりやすいでしょう。

この記事では、保存場所を分かりやすくするため、Webブラウザーで操作するOneDriveと、パソコン内のデスクトップやダウンロードフォルダーを分けて説明します。

OneDriveを開く

普段インターネットを見るときに使用しているWebブラウザーからOneDriveを開きます。

MicrosoftのOneDriveへアクセスし、使用するMicrosoftアカウントでサインインしてください。

サインインすると、自分が利用できるOneDriveのファイルやフォルダーが表示されます。

個人用Microsoftアカウントと職場・学校アカウントでは、表示や利用できる機能が異なる場合があります。

複数のMicrosoftアカウントを使用している場合は、目的のアカウントでサインインしているか確認してください。

フォルダーを作成する

OneDriveでも、パソコンのデスクトップやドキュメントと同じように、フォルダーを作ってファイルを整理できます。

保存したい場所を開き、「新規作成」から「フォルダー」を選択して、分かりやすいフォルダー名を付けます。

フォルダーの中にさらにフォルダーを作成し、階層を分けて整理することもできます。

たとえば、作業写真を保存する場合は、「作業写真」「2026年8月」「現場名」など、後から保存場所が分かる名前にしておくと探しやすくなります。

ファイルをアップロードする

パソコンにあるファイルをOneDriveへ保存する操作を「アップロード」といいます。

最初に、OneDriveでファイルを保存したいフォルダーを開きます。

画面上部などにあるアップロードの項目からファイルを選択し、Excelファイルや写真など、保存したいファイルをアップロードします。

アップロードする前に、日付や用途が分かるファイル名にしておくと、後から見つけやすくなります。

作業写真であれば、次のような名前にしておく方法があります。

2026-08-07_第一倉庫_作業前.jpg

また、パソコンのフォルダーからファイルをOneDriveの画面まで、マウスでつかんだまま移動し、その場所で離す方法でもアップロードできます。

この操作を「ドラッグ＆ドロップ」といいます。

保存したファイルを確認する

アップロードが終わったら、保存したフォルダーに目的のファイルが表示されているか確認します。

ファイル名も確認し、必要に応じてファイルを開いて内容を確認してください。

ファイルは、保存できただけでなく、後から自分で保存先を開いて見つけられることも大切です。

保存場所が分からなくなりやすい場合は、アップロードしたフォルダーを一度閉じ、もう一度同じ場所を開いて確認しておくと安心です。

目的のファイルが見つからない場合は、保存したフォルダーと、サインインしているMicrosoftアカウントを確認してください。

ファイルをダウンロードする

OneDrive上のファイルをパソコン内へ保存する操作を「ダウンロード」といいます。

OneDriveで目的のファイルを選択し、表示されるメニューから「ダウンロード」を選択します。

ダウンロードしたファイルは、ブラウザーの設定によって「ダウンロード」フォルダーなどへ保存される場合があります。

保存場所を選択する画面が表示される場合もあるため、ダウンロード後はパソコン内のどこへ保存されたか確認してください。

OneDrive上でファイルを開くことと、パソコンへダウンロードすることは別の操作です。

たとえばExcelファイルは、OneDrive上からWeb版のExcelで開く方法と、パソコンへダウンロードしてデスクトップ版Excelで開く方法があります。

まとめ

・OneDriveは、インターネット上にファイルを保存できるMicrosoftのサービスです。
・この記事では、WebブラウザーからOneDriveを利用する方法を説明しました。
・OneDriveでも、パソコンと同じようにフォルダーを作ってファイルを整理できます。
・アップロード後は、保存したフォルダーを開いて目的のファイルを確認します。
・パソコン内で使用したい場合は、必要なファイルをダウンロードします。

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▶ Microsoftアカウントの種類を確認する方法
▶ SharePointとは？
▶ Microsoft Formsを使う前の準備
▶ 実践プロジェクト③のホーム

この記事では、回答できる人の範囲と回答期限を確認してから、リンク・QRコード・メールで共有する方法を説明します。

Microsoft Formsには、回答してもらうための共有と、ほかの人と共同編集するための共有があります。今回は、回答者へ送る方法だけを扱います。

Microsoft Formsを共有する前に確認すること

共有する前に、「業務改善アンケート」の内容を確認します。

• フォーム名が「業務改善アンケート」になっている
• 「所属部署」「お名前」「改善したい作業を教えてください」「回答日」の質問がある
• 必須項目や選択肢に間違いがない

画面上部の「プレビュー」を選ぶと、回答者に表示される画面を確認できます。

回答できるユーザーを設定する

最初に、誰がフォームへ回答できるかを設定します。

Step1：「回答を収集」を開く

「業務改善アンケート」の編集画面を開きます。

画面右上の「回答を収集」を選択します。

Step2：回答できる人を選ぶ

共有画面に表示される選択肢から、回答してほしい人に合う設定を選びます。

表示される選択肢は、個人用Microsoftアカウントと、職場・学校アカウントで異なる場合があります。

すべての環境で同じ項目が表示されるとは限りません。実際の画面に表示された選択肢を確認してください。

社外の人へ送る場合は、組織外の人も回答できる設定になっているか確認します。

共有リンクをコピーする

メールやチャットへ貼り付ける場合は、回答用リンクをコピーします。

Step1：リンクの共有方法を選ぶ

「回答を収集」画面で、リンクのアイコンを選択します。

Step2：リンクをコピーする

表示された回答用リンクを確認し、「リンクをコピー」を選択します。

必要に応じて「URLを短縮」にチェックを入れると、短いURLを利用できます。

コピーしたリンクを、メールやチャットへ貼り付けます。

共同編集用のリンクではなく、回答者用のリンクをコピーしているか確認してください。

QRコードで共有する

掲示物や紙の案内からフォームを開いてもらう場合は、QRコードが便利です。

Step1：QRコードを表示する

「回答を収集」画面で、QRコードのアイコンを選択します。

Step2：QRコードを保存する

表示されたQRコードを確認し、「ダウンロード」を選択します。

保存した画像を、案内文や掲示物へ貼り付けます。

公開前にスマートフォンで読み取り、「業務改善アンケート」が開くことを確認します。

メールで共有する

Microsoft Formsの共有画面から、回答者へ招待メールを送信できます。

Step1：メールでの共有方法を選ぶ

「回答を収集」画面で、メール共有のアイコンを選択します。

Step2：送信先と案内文を入力する

「送信先」に、回答してほしい人のメールアドレスを入力します。

画面に表示された招待文を確認し、必要に応じて回答期限や注意事項を追加します。

Outlook経由で送信する設定を確認し、「送信」を選択します。

送信前に、次の内容を確認してください。

• 送信先のメールアドレスに間違いがない
• フォーム名が「業務改善アンケート」になっている
• 案内文に回答期限が記載されている
• 回答者用のリンクが正しく設定されている

最初に自分宛てへテスト送信すると、リンクや案内文を確認できます。

なお、環境によってメール共有の表示や送信方法が異なる場合があります。メール送信の項目が表示されない場合は、回答用リンクをコピーしてメール本文へ貼り付けてください。

回答期限を設定する

回答を受け付ける期間を決めたい場合は、開始日と終了日を設定します。

Step1：設定画面を開く

フォーム編集画面で「設定」を選択します。

Step2：開始日と終了日を指定する

「回答のオプション」にある「開始日」と「終了日」にチェックを入れます。

回答を受け付ける日付と時刻を指定します。

開始日を設定すると、その日時より前は回答できません。終了日を設定すると、その日時を過ぎたあと回答を受け付けなくなります。

画面上部の「回答を受け付ける」にチェックが入っていることも確認してください。

「回答時間を設定する」は、開始日や終了日とは別の設定です。今回の記事では、回答を受け付ける期間を決める「開始日」と「終了日」を設定します。

共有したフォームを確認する

共有する前に、コピーしたリンクを実際に開いて確認します。

• 編集画面ではなく、回答者用の画面が開く
• フォーム名と質問項目が正しい
• 想定している回答者がフォームを開ける
• 回答期限の設定が反映されている

シークレットウィンドウや別のブラウザーで開くと、回答者に近い状態で確認できます。

まとめ

• 共有前に、回答できるユーザーの範囲を確認する
• 用途に合わせて、リンク・QRコード・メールを使い分ける
• 共有後は、回答者用の画面が正しく開くか確認する

回答者への共有と共同編集は別の操作です。ほかの人とフォームを編集する方法は、別の記事で説明します。

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▶ 前のページ：Microsoft Formsでフォームを作成する方法
▶ 次のページ：Microsoftアカウントの種類を確認する方法
▶ 実践プロジェクト③のホーム

今回は、Microsoft Formsを開き、短い練習用フォームを作成します。

選択肢、テキスト、日付の質問を追加し、プレビューで確認するところまで進めましょう。

作業を始める前に

Microsoft Formsを使用するには、Microsoftアカウントが必要です。

個人用Microsoftアカウント、または職場・学校アカウントを用意してください。

今回は、次の練習用フォームを作成します。

フォームタイトル

業務改善アンケート

質問

・所属部署
・お名前
・回答日
・改善したい作業を教えてください

今回は基本操作を確認するため、質問数を4問に絞ります。

Microsoft Formsを開いてサインインする

Step1：Microsoft Formsを開く

Webブラウザを開き、Microsoft FormsのWebページへアクセスします。

Microsoft 365へサインインしている場合は、アプリ一覧から「Forms」を選択して開くこともできます。

今回は、Microsoft FormsのWebページから開く方法で進めます。

Step2：Microsoftアカウントでサインインする

サインイン画面が表示された場合は、使用するMicrosoftアカウントでサインインします。

Microsoft Formsの開始画面が表示されれば準備完了です。

▶ Microsoft Forms のページ

※利用するアカウントや画面の状態により、サインイン画面が表示される順番が異なることがあります。

新しいフォームを作成する

Step3：「新しいフォーム」を選択する

Microsoft Formsの開始画面で、「新しいフォーム」を選択します。

新しいフォームの編集画面が表示されます。

「新しいクイズ」ではなく、「新しいフォーム」を選択してください。

フォームのタイトルと説明を入力する

Step4：タイトルを入力する

フォーム上部のタイトル部分を選択し、次のタイトルを入力します。

業務改善アンケート

続けて、説明欄に次の文章を入力します。

日頃の業務で改善したい作業についてお聞きするアンケートです。

タイトルと説明が表示されていることを確認してください。

質問を追加する

フォームに質問を追加するときは、「＋ 新しい質問の追加」を選択します。

質問形式には、主に次の種類があります。

・選択肢
・テキスト
・評価
・日付

そのほかに、ランキング、Likert、ファイルのアップロードなどもあります。

今回は、基本的な「選択肢」「テキスト」「日付」を使用します。

選択肢の質問を作成する

Step5：「所属部署」を作成する

「＋ 新しい質問の追加」を選択し、「選択肢」を選びます。
選択肢を増やす場合は、選択肢の下にある「オプションを追加」を選びます。
また、その他としてテキスト入力項目を出すときは、「”その他”オプションを追加」を選びます。

質問欄に、次の文字を入力します。

所属部署

選択肢には、次の内容を入力します。

・営業部
・総務部
・経理部
・その他

質問の下にある「必須」をオンにします。

これで、回答者がいずれかの部署を選択する質問ができました。

今回は必須設定の操作を確認するため、すべての質問を必須にします。

短いテキストの質問を作成する

Step6：「お名前」を作成する

「＋ 新しい質問の追加」を選択し、「テキスト」を選びます。

質問欄に、次の文字を入力します。

お名前

短い文字を入力する質問では、「長い回答」はオフのままにします。

最後に「必須」をオンにします。

これで、名前を入力するための回答欄ができました。

日付の質問を作成する

Step7：「回答日」を作成する

「＋ 新しい質問の追加」を選択し、「日付」を選びます。

質問欄に、次の文字を入力します。

回答日

「必須」をオンにします。

これで、日付を選択できる質問ができました。

Microsoft Formsでは回答日時が記録される場合がありますが、今回は日付形式の操作を確認するために「回答日」を作成します。

長いテキストの質問を作成する

Step8：「改善したい作業」を作成する

「＋ 新しい質問の追加」を選択し、「テキスト」を選びます。

質問欄に、次の文章を入力します。

改善したい作業を教えてください

文章で回答できるよう、質問欄の下にある「長い回答」をオンにします。

最後に「必須」をオンにします。

これで、複数行の文章を入力できる回答欄ができました。

プレビューで確認する

Step9：パソコンでの表示を確認する

画面上部の「プレビュー」を選択します。

「コンピューター」を選択し、パソコンで表示したときのフォームを確認します。

次の内容を確認してください。

・タイトルと説明が表示されている
・4つの質問が正しい順番で並んでいる
・選択肢が選べる
・テキストを入力できる
・日付を選択できる
・必須の質問に印が付いている

Step10：スマートフォンでの表示を確認する

プレビュー画面で「モバイル」を選択します。

スマートフォンで表示したときのフォームを確認してください。

文字が途中で切れていないか、質問が見やすく並んでいるかを確認します。

※Microsoft Formsの画面では、スマートフォン表示が「モバイル」と表示されます。

Step11：作成画面へ戻る

確認が終わったら、「戻る」を選択します。

フォームの編集画面へ戻ります。

修正したい部分がある場合は、対象の質問を選択して内容を変更してください。

フォームが保存されていることを確認する

Microsoft Formsでは、フォームの作成内容が自動で保存されます。

通常は、保存ボタンを押す必要はありません。

Microsoft Formsの開始画面へ戻り、「業務改善アンケート」が表示されていることを確認してください。

作成したフォームを選択すると、再び編集できます。

今回作成した内容

今回は、次の練習用フォームを作成しました。

フォームタイトル

業務改善アンケート

質問

1．所属部署（選択肢）
2．お名前（短いテキスト）
3．回答日（日付）
4．改善したい作業を教えてください（長いテキスト）

これで、Microsoft Formsで新しいフォームを作成し、基本的な質問を追加する操作は完了です。

まとめ

・Microsoft Formsは、「新しいフォーム」から作成する
・質問形式は、選択肢・テキスト・日付などから選ぶ
・必要な質問は「必須」をオンにする
・プレビューで、パソコンとスマートフォンの表示を確認する
・作成内容は自動で保存される

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▶ 前の記事：Microsoft Formsを使う前の準備

▶ 次の記事：Microsoft Formsを回答者に共有する方法

▶ 実践プロジェクト③のホーム

作業を始める前に、今回関係するMicrosoft製品と、データの保存先に関係するOneDrive・SharePointについて簡単に確認しておきましょう。

今回使用するMicrosoft製品を確認する

実践プロジェクト③では、主に次のサービスやアプリが関係します。

・Microsoft Forms
・Excel
・OneDrive
・SharePoint

Microsoft Formsは、入力フォームを作成して回答を集めるために使用します。

集めた回答はExcelで確認できます。

OneDriveとSharePointは、FormsやExcelで扱うファイルの保存・管理に関係します。

この段階ですべての機能や仕組みを理解する必要はありません。どのサービスが何に関係するのかを、大まかに確認しておけば問題ありません。

Microsoftアカウントを確認する

Microsoft Formsを使用するには、Microsoftアカウントでサインインします。

今回の実践プロジェクト③では、次の両方の環境を扱います。

・個人用Microsoftアカウント
・職場・学校アカウント

まずは、現在使用しているMicrosoftアカウントでMicrosoft Formsへサインインできることを確認してください。

自分がどちらのMicrosoftアカウントを使用しているか分からない場合は、Microsoft Formsへサインインした後、画面右上のアカウント情報から確認できます。

個人用アカウントと職場・学校アカウントでは、Microsoft Formsで利用できる機能や設定が一部異なります。

環境による違いが必要になる部分については、実際にフォームを作成するときに、それぞれの設定方法を確認します。

Microsoft FormsとExcelの関係を確認する

Microsoft Formsで回答を集めると、回答内容をExcelで確認できます。

今回の実践プロジェクト③でも、Formsへ送信された作業報告のデータをExcelで扱います。

Formsの回答に関係するExcelファイルは、利用しているアカウントや環境によって、OneDriveやSharePoint上で管理されます。

そのため、

「Formsで回答を集める」
↓
「Excelで回答データを確認する」

という流れを覚えておけば十分です。

実践プロジェクト③では、必要な段階になったらExcelファイルの保存やデータの利用方法も順番に確認します。

OneDriveとSharePointを簡単に確認する

OneDrive

OneDriveは、Microsoftのクラウド上にファイルを保存できるサービスです。

初心者向けには、主に自分のファイルを保存・管理する場所と考えておけば分かりやすいでしょう。

今回の実践プロジェクト③では、Excelファイルや作業写真の管理などでOneDriveが関係します。

OneDriveの基本的な使い方を確認したい場合は、次の記事をご覧ください。

▶ OneDriveとは？

SharePoint

SharePointは、主に組織やチームでファイルや情報を共有・管理するときに利用されるMicrosoftのサービスです。

職場・学校アカウントでMicrosoft Formsを利用する場合は、Formsで使用するファイルの保存先としてSharePointが関係することがあります。

詳しい仕組みまで、この段階で理解する必要はありません。

SharePointについては、別の記事で基本的な仕組みを紹介します。

OneDriveとSharePointにはさまざまな使い方がありますが、今回のプロジェクトでは次のように考えておけば十分です。

・OneDrive：主に自分のファイルを保存・管理する場所
・SharePoint：主に組織やチームでファイルや情報を共有・管理する場所

実際の保存先や操作方法は、使用しているMicrosoftアカウントや設定によって異なるため、必要になった段階で確認します。

作業前に確認すること

実践プロジェクト③を始める前に、次の内容を確認してください。

・Microsoftアカウントを使用できる
・Microsoft Formsへサインインできる
・Excelを使用できる
・Formsの回答をExcelで確認する流れを理解している
・保存先にはOneDriveやSharePointが関係することを理解している

OneDriveやSharePointの詳しい操作方法を、この段階で覚える必要はありません。

実際の作業で必要になったときに、該当する手順を確認しながら進めます。

まとめ

・現在使用しているMicrosoftアカウントでMicrosoft Formsへサインインできることを確認する
・Microsoft Formsで集めた回答はExcelで確認できる
・FormsやExcelのファイル管理にはOneDriveやSharePointが関係する
・OneDriveやSharePointの詳しい操作は、必要になった段階で確認する

関連記事

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