■今回やる内容

Googleフォームの回答シートから、未取込のデータだけを取得します。
取得した内容を、印刷用シートへ追加します。
さらに、取込済みのデータを再度取り込まないようにします。
今回の処理は、作業報告書システムの準備部分です。
【画像挿入：今回作成する仕組みの全体イメージ】

■Step1 AIに依頼

【AIへの指示】

Googleフォームの回答データを使って、印刷用シートへデータを取り込みたいです。
最終的にはGASコードを作成してほしいです。
その前に、どんな情報を準備すればよいか教えてください。
フォーム回答シートと印刷用シートを使います。
初心者でも分かるように、必要な項目を整理してください。

いきなりコード作成を依頼すると、条件漏れが出やすいからです。
今回は先に、AIへ準備内容を整理してもらいました。
その結果、必要なシート名や列の情報を確認できました。

■Step2 AIの回答

AIは、コード作成前に必要な情報を整理してくれました。
フォーム回答シートの項目、印刷用シートの項目、取込済み管理の方法などです。
最後に、提出用の一覧表のような形でまとめてくれました。

最初からコードを書かせるより、かなり進めやすかったです。
初心者は、この流れの方が失敗しにくいです。

■Step3 実際に実行

AIの整理をもとに、必要な情報を入力しました。
その後、GASコードの作成を依頼しました。
今回のコードでは、次の処理を行います。

・フォーム回答シートを確認
・M列が「取込済み」ではない行だけ取得
・報告番号を自動で付ける
・開始時間と終了時間から作業時間を計算
・印刷用シートへ追加
・印刷用シートA列にチェックボックスを設定
・フォーム回答シートM列に「取込済み」を入力

■Step4 結果確認

結果

✅ 成功

フォーム回答データを印刷用シートへ取り込めました。
未取込分だけを追加できたので、重複も防げました。
報告番号や作業時間の計算も問題なく動きました。

そのまま使えるか

基本的には使える状態でした。
ただし、1つ気になる点がありました。
フォーム回答シートの最後の列見出しが「列1」になっていました。

■Step5 AIに修正依頼

【修正プロンプト】

見出しの設定は、列を追加する時に設定することはできなかったんですか？
あ！もしかして、最初から設定しておいてください・・・って事だったんですか？
だったらごめんなさい。
勝手に表示してくれると認識してました。

「取込済み」の列見出しがないと、あとで確認しにくいからです。
初心者の場合、列名が違うだけでも不安になります。
そのため、AIに確認しました。

■Step6 修正版の結果

AIからは、こちらの説明不足だと説明がありました。
今回の場合、見出しは事前に設定しておく必要がありました。
フォーム回答シートのM列に「取込済み」と入力しました。
その後、再度実行して無事に完成しました。

どのデータが取り込まれたか分かりやすくなりました。
再実行しても、同じデータを重複して取り込まない状態になりました。
実務でも使いやすい形になりました。

■今回のAI評価

コード自体は、実務で使いやすい内容でした。
ただし、事前に必要な見出し設定がありました。
準備条件まで確認することが重要だと分かりました。

■今回の気付き

今回の検証で分かったことです。

・いきなりコード作成を依頼しない方がよい
・先に準備項目をAIに整理してもらうと進めやすい
・取込済み列のような管理項目は事前に決める
・疑問に思った点は、そのままAIに聞くと改善しやすい
・実務コードは、シート準備とセットで考える必要がある

■完成コード

今回完成したコードはこちらです。

▶ GASでフォーム回答データを印刷用シートへ取り込むコード

※完成コードの詳しい説明は、下記の記事で紹介します。
▶　【自動入力の準備】GASでフォーム回答データを印刷用シートへ転記する方法

■AIへ依頼する時のコツ

同じ機能を作る場合は、次の内容を伝えると進めやすいです。

・フォーム回答シート名
・印刷用シート名
・取込済みを管理する列
・報告番号の付け方
・開始時間と終了時間の列
・重複取込を防ぎたいこと

■結論

✅ AIでフォーム回答データの取込コードは作れる
✅ ただし、事前準備なしで依頼すると危険
✅ シート名・列名・見出しを整理すれば実務で使える

今回のポイントは、コードそのものより準備です。
AIに聞きながら条件を整理すると、初心者でも進めやすくなります。

■ひとこと

まずは、AIに「何を準備すればいいか」を聞いてみてください。
コード作成の前に条件を整理するだけで、失敗がかなり減ります。

■次回予告

次回は「チェックした作業報告書だけをPDF保存するコード」を検証します。

このコードでできること

・フォーム回答シートから未取込データだけ取得
・印刷用シートへ作業報告書データを追加
・報告番号をR0001形式で自動採番
・開始時間と終了時間から作業時間を計算
・印刷用シートA列にチェックボックスを設定
・フォーム回答シートに「取込済み」を記録

使用するシート

このコードでは、次の2つのシートを使用します。
・フォームの回答 1
・印刷用シート
シート名が違う場合は、コード内のシート名を変更してください。

GASコード

GASコード（一部抜粋）

function importFormResponsesToPrintSheet() {
  const formSheetName = 'フォームの回答 1';
  const printSheetName = '印刷用シート';
  const importStatusCol = 13;
  const importedText = '取込済み';
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const formSheet = ss.getSheetByName(formSheetName);
  const printSheet = ss.getSheetByName(printSheetName);
  if (!formSheet) {
    throw new Error('フォーム回答シートが見つかりません。');
  }
  if (!printSheet) {
    throw new Error('印刷用シートが見つかりません。');
  }
  const lastRow = formSheet.getLastRow();
  if (lastRow < 2) {
    Browser.msgBox('取込対象のデータがありません。');
    return;
  }
  const formData = formSheet.getRange(2, 1, lastRow - 1, 13).getValues();
  let reportNumber = getNextReportNumber(printSheet);
  const outputData = [];
  const importedRows = [];
  for (let i = 0; i < formData.length; i++) {
    const row = formData[i];
    const workDate = row[1];
    const workerName = row[2];
    const siteName = row[3];
    const importStatus = row[12];
    if (importStatus === importedText) {
      continue;
    }
    if (!workDate && !workerName && !siteName) {
      continue;
    }
    const reportId = 'R' + String(reportNumber).padStart(4, '0');
    const workTime = calculateWorkTime(row[5], row[6]);
    outputData.push([
      false,
      reportId,
      workDate,
      workerName,
      siteName,
      row[4],
      row[5],
      row[6],
      workTime,
      row[7],
      row[8],
      row[9],
      row[10],
      row[11]
    ]);
    importedRows.push(i + 2);
    reportNumber++;
  }
  if (outputData.length === 0) {
    Browser.msgBox('未取込データはありません。');
    return;
  }
  const startRow = printSheet.getLastRow() + 1;
  printSheet.getRange(startRow, 1, outputData.length, outputData[0].length).setValues(outputData);
  printSheet.getRange(startRow, 1, outputData.length, 1).insertCheckboxes();
  importedRows.forEach(function(rowNumber) {
    formSheet.getRange(rowNumber, importStatusCol).setValue(importedText);
  });
  Browser.msgBox(outputData.length + '件のデータを印刷用シートへ取り込みました。');
}

このページでは、メイン処理のみ掲載しています。
報告番号を取得する関数や、作業時間を計算する関数も必要です。
全文コードは、下のリンクからダウンロードしてください。

コードダウンロード

このコードは少し長いため、全文はダウンロード形式で配布しています。
コピペで使う場合は、こちらのコードを利用してください。

▶ GASでフォーム回答データを印刷用シートへ取り込むコード 

カスタマイズ例

パターン①：シート名を変更する

使用しているシート名が違う場合は、次の部分を変更します。

const formSheetName = 'フォームの回答 1';
const printSheetName = '印刷用シート';

例：

const formSheetName = '作業報告書回答';
const printSheetName = '印刷データ';

パターン②：取込済みの文字を変更する

M列に入力する文字を変更できます。

const importedText = '取込済み';

例：

const importedText = '済';

よくあるエラー

フォーム回答シートが見つかりません

対処法
・シート名がコードと一致しているか確認
・全角、半角、スペースの違いを確認

未取込データはありません

対処法
・M列に「取込済み」が入っていないか確認
・フォーム回答シートに新しい回答があるか確認

初回実行時の注意点

初めて実行すると、Googleの承認画面が表示されます。
これはエラーではありません。
スプレッドシートを操作するために必要な確認です。
画面の案内に従って承認してください。

使う場面

このコードは、作業報告書システムの準備で使います。
Googleフォームに集まった回答を、印刷やPDF作成に使いやすい形へ整理します。
次の工程で、チェックした作業報告書だけを帳票化できます。

関連記事

▶ 【自動入力の準備】印刷用の作業報告書シートを作成する方法
▶ Googleフォームの回答データを使って作業報告書へ内容を入力する方法
▶ GASでチェックした作業報告書を帳票作成してPDF保存するコード
▶ AIにフォーム回答データを印刷用シートへ取り込む機能を作らせてみた結果

詳しい使い方は、こちらの手順書記事で解説しています。

▶ GASでGoogleフォームの回答データを印刷用シートへ取り込むコード

作業前の確認

・Googleアカウントへログイン済み
▶ Googleアカウントとは？

・フォームの編集画面を開いている
▶ Googleフォームの作り方

・フォームを作成し公開設定している
▶ Googleフォームの共有方法

手順

Step1 回答タブを開く

フォーム編集画面の上部にある「回答」をクリックします。

Step2 スプレッドシートにリンクをクリックする

「スプレッドシートにリンク」をクリックします。

Step3 新しいスプレッドシートを作成する

回答の送信先を選択する画面が表示されます。

「新しいスプレッドシートを作成」を選択したまま「作成」をクリックします。

Step4 作成完了を確認する

スプレッドシート作成後、画面表示が変わります。

Step5 スプレッドシートを開く

「スプレッドシートで表示」をクリックします。

Step6 回答先シートを確認する

Googleスプレッドシートが自動作成されます。

フォームの質問内容が見出しとして登録されています。

よくあるつまずき

Q. スプレッドシートにリンクが表示されません

A. 「回答」タブを開いているか確認してください。

Q. 既存のシートを使えますか？

A. 可能です。今回は初心者向けのため「新しいスプレッドシートを作成」をおすすめします。

Q. 回答データは自動で保存されますか？

A. はい。フォームへ回答が送信されると自動で追加されます。

まとめ

Googleフォームは数クリックでスプレッドシートと連携できます。

回答先シートを作成しておくと、回答内容を自動で管理できるようになります。

関連記事

▶ Googleフォームとは？
▶ Googleフォームの作り方
▶ Googleフォームの共有方法
▶ GAS初心者ガイドのトップページへ