今回はExcel VBA版とGAS版の両方を作成し、実際に運用できるかを検証しました。

実際に作って分かったメリットや違いをまとめます。

結論

👉 VBAが向いている人

Excel中心で管理したい人

社内PCだけで運用したい人

👉 GASが向いている人

複数人で共有したい人

将来的にスマホ入力も考えている人

この記事で分かること

・案件管理システムで実装した機能

・VBA版とGAS版の違い

・実際に使って感じたこと

・今後の発展案

今回作成した機能

案件管理システムVer.1では以下を作成しました。

・案件登録フォーム

・入力チェック機能

・案件データベース登録

・入力フォームクリア

・担当者別集計表作成

・PDF保存機能

・集計クリア機能

実際に作ってみた感想

最初は案件登録だけの予定でした。

しかし作成を進めるうちに、

「集計したい」

「PDF保存したい」

という要望が増えました。

結果として実務で使えるレベルまで発展しました。

関数版と自動化版を比較

今回の特徴は先に関数版を作成したことです。

COUNTIF・COUNTIFSを使って担当者別集計を作成しました。

その後にVBAとGASで自動化しました。

結果として仕様整理がしやすくなりました。

COUNTIF・COUNTIFS版の特徴

・仕組みを理解しやすい

・初心者でも作成可能

・担当者ごとのテンプレートが必要

・項目追加時に修正が発生する

VBA・GAS版の特徴

・案件データから自動集計

・担当者追加時の修正が少ない

・PDF保存まで自動化可能

・作業時間を大幅削減できる

VBAの特徴

・Excelとの相性が良い

・処理速度が速い

・帳票作成が得意

・社内利用向け

GASの特徴

・Google Driveと連携できる

・共有が簡単

・スマホ運用へ発展しやすい

・クラウド運用向け

比較表

どちらも実務利用は十分可能でした。

運用環境で選ぶのがおすすめです。

AIを活用して感じたこと

今回のコード作成はほとんどAIを活用しました。

担当者別集計表とPDF保存機能では、

初回成功率85％

修正回数2回

完成時間約20分

という結果でした。

AI貢献率は自己評価で90％です。

実際にはコード作成よりも、

仕様を整理する作業の方が重要だと感じました。

こんな人はVBA向き

・Excel中心で管理したい

・社内PCのみで運用する

・帳票印刷を多く使う

こんな人はGAS向き

・複数人で共有したい

・スマホ入力を活用したい

・Google Driveで管理したい

今後の発展予定

今回でVer.1は完成です。

次回はさらに実務向けの仕組みを検討しています。

予定している内容

・Googleフォーム入力

・スマホ対応

・帳票自動作成

・PDF自動保存

・現場から直接入力

実務運用に近づけていく予定です。

まとめ

✅ VBAはExcel帳票作成が得意

✅ GASは共有とクラウド運用が得意

✅ 関数で理解してから自動化すると作りやすい

✅ AIを活用すると短時間で実装できる

✅ 実務では運用環境に合わせて選ぶのがおすすめ

結果
成功

初心者でも再現できるか
基本操作が分かれば再現可能です。

Step1 AIに依頼

【AIへの指示】

データベースシートの内容を担当者別に集計し、印刷できるVBAを作成してください。
そして、データベースシートのスクショと関数で計算したシートのスクショを貼付しました。

👉 なぜこの指示にしたか

登録した案件データを担当者別に一覧化したかったためです。

Step2 AIの回答

AIは担当者別の件数を集計し、印刷用シートへ出力するコードを提案しました。

シート名や列位置も指定できる内容でした。

👉 一言評価

最初からかなり実用的でした。

Step3 実際に実行

実際に集計表を作成して動作確認を行いました。

集計自体は問題なく動作しました。

Step4 結果確認

✅ 成功

担当者別集計表は正常に作成できました。

ただし実務では作成直後に印刷することは少なく、一度内容確認を行いたいと感じました。

Step5 AIに修正依頼

【修正プロンプト】

印刷ではなくPDF保存に変更してください。

さらに保存前に内容確認を行いたいので、集計作成とPDF保存を別のボタンに分けてください。

👉 修正した理由

実務では確認後に保存や印刷を行うことが多いためです。

Step6 修正版の結果

最終的に以下の3機能へ分割しました。

・担当者別集計作成
・PDF保存
・集計クリア

実務に近い流れで利用できるようになりました。

関数版との比較

今回の担当者別集計は、最初に関数を使って作成していました。
関数版では、
・担当者名をあらかじめ作成
・進捗状況ごとの集計欄を作成
・COUNTIF関数（データベースに担当者の名前の数をカウント）
・COUNTIFS関数（データベースに担当者の名前と進捗状況の数をカウント）
を利用して集計を行いました。
ただし担当者が増えたり、レイアウトを変更したりする場合は手作業で修正が必要になります。
今回作成したVBA版とGAS版では、案件データベースの内容から自動で集計表を作成できるため、メンテナンスの手間を減らせるようになりました。
まずは関数で仕組みを理解し、その後に自動化へ進める流れは初心者にもおすすめです。

GAS検証で気付いたこと

PDF保存機能を初回実行した際、Googleの認証画面が複数回表示されました。
最初はエラーかと思いましたが異常ではありませんでした。
今回のコードでは

SpreadsheetApp

↓

DriveApp

↓

UrlFetchApp

を利用しています。

そのため、
・スプレッドシートへのアクセス
・Google Driveへのアクセス
・PDF変換処理
の許可確認が順番に表示されることがあります。
認証画面が複数回表示されても正常動作です。
エラーではありません。

今回のAI評価

今回のコードは集計機能として十分実用的でした。
また、実務フローに合わせて機能を分割する改善提案もスムーズに行えました。
PDF保存機能まで短時間で完成できた点は非常に便利でした。

今回の気付き

・最初の指示では確認作業が考慮されていなかった
・印刷よりPDF保存の方が管理しやすい
・機能を分割した方が実務では使いやすい
・関数で仕組みを理解してから自動化すると理解しやすい
・GASは認証画面が複数回表示される場合がある
・AIは仕様整理にも役立つ

完成コード

今回完成したコードはこちらです。

【VBA版】

▶ VBA完成コード記事（集計表作成）

▶ VBA完成コード記事（PDF保存）

【GAS版】

▶ GAS完成コード記事（集計表作成）

▶ GAS完成コード記事（PDF保存）

AIへ依頼する時のコツ

同じ機能を作る場合は

・入力場所

・出力場所

・保存先

・確認作業の有無

を具体的に伝えると精度が上がります。

結論

✅ AIで担当者別集計表は作れる

✅ PDF保存機能も作れる

✅ 実務フローを伝えるとさらに使いやすくなる

ひとこと

まずは集計機能だけでも試してみてください。

次回予告

新規プロジェクト開始予定

お楽しみに。

このコードでできること

・担当者別集計表をPDF保存

・Google Driveへ自動保存

・保存フォルダを自動作成

初回実行時の注意

初めて実行するとGoogleの承認画面が表示されます。
このコードはGoogle DriveへPDFを保存するため、利用許可が必要です。
承認後にすぐ動作しない場合がありますが、その場合はもう一度実行してみてください。
環境によっては2～3回実行すると正常に動作します。
「エラーかな？」と思うかもしれませんが、Googleの権限設定が行われているだけなので心配ありません。
一度承認が完了すれば、次回以降はスムーズに利用できます。

GASコード

function exportStaffSummaryPDF() {

const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
const sheet = ss.getSheetByName("担当者別集計(GAS)");

const folderName = "担当者別集計PDF";

let folder;

const folders = DriveApp.getFoldersByName(folderName);

if (folders.hasNext()) {
folder = folders.next();
} else {
folder = DriveApp.createFolder(folderName);
}

const gid = sheet.getSheetId();

const url =
"https://docs.google.com/spreadsheets/d/" +
ss.getId() +
"/export?format=pdf" +
"&gid=" + gid +
"&size=A4" +
"&portrait=false" +
"&fitw=true" +
"&sheetnames=false" +
"&printtitle=false" +
"&pagenumbers=false" +
"&gridlines=false" +
"&fzr=false";

const token = ScriptApp.getOAuthToken();

const response = UrlFetchApp.fetch(url, {
headers: {
Authorization: "Bearer " + token
}
});

const fileName =
"担当者別集計_" +
Utilities.formatDate(
new Date(),
Session.getScriptTimeZone(),
"yyyyMMdd_HHmmss"
) +
".pdf";

const file = folder.createFile(
response.getBlob().setName(fileName)
);

SpreadsheetApp.getUi().alert(
"PDF保存が完了しました。\n\n" +
"保存先フォルダ：担当者別集計PDF\n" +
"ファイル名：" + file.getName()
);

}

カスタマイズ例

パターン①

保存フォルダ名を変更する

const folderName = "案件管理PDF";

パターン②

縦向きPDFで保存する

"&portrait=true"

よくあるエラー

症状

Googleの承認画面が何度も表示される

対処法
・承認処理を最後まで完了する
・再度スクリプトを実行する

症状

PDFが保存されない

対処法
・Google Driveの容量を確認する
・担当者別集計(GAS)シート名を確認する

サンプルファイル

このコードを試せるGoogleスプレッドシートを配布しています。

▶ サンプルシートをコピーする（前回までのデータ）

▶ 完成版シートをコピーする（案件管理システム_完成版）

関連記事

▶ GASで案件データを登録するコード

▶ GASで担当者別集計表を自動作成するコード

▶ GASで入力フォームを自動クリアするコード

次回予告

次回から新プロジェクトを開始します。
お楽しみに

このコードでできること

・担当者別集計表をPDFで保存
・保存先フォルダを自由に選択
・保存後にPDFを自動で開く

VBAコード

Sub 担当者別集計PDF保存()

Dim wsOut As Worksheet
Dim fd As FileDialog
Dim saveFolder As String
Dim pdfPath As String

Set wsOut = Worksheets("担当者別集計(VBA)")

Set fd = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)

With fd

    .Title = "PDF保存先フォルダを選択してください"

    If .Show <> -1 Then Exit Sub

    saveFolder = .SelectedItems(1)

End With

pdfPath = saveFolder & "\" & _
          "担当者別集計_" & _
          Format(Now, "yyyymmdd_hhnnss") & ".pdf"

wsOut.ExportAsFixedFormat _
    Type:=xlTypePDF, _
    Filename:=pdfPath, _
    Quality:=xlQualityStandard, _
    IncludeDocProperties:=True, _
    IgnorePrintAreas:=False, _
    OpenAfterPublish:=True

MsgBox "PDF保存が完了しました。", vbInformation

End Sub

カスタマイズ例

パターン①

PDF保存後に自動で開かない

OpenAfterPublish:=False

パターン②

ファイル名に担当者別集計表を追加する

pdfPath = saveFolder & "\" & _
          "担当者別集計表_" & _
          Format(Now, "yyyymmdd_hhnnss") & ".pdf"

よくあるエラー

症状

PDFが保存されない

対処法

・保存先フォルダへの権限を確認する

・同名ファイルが開かれていないか確認する

症状

実行時エラーが発生する

対処法
・担当者別集計(VBA)シートが存在するか確認する
・印刷範囲設定を確認する

サンプルファイル

このコードを試せるサンプルファイルを配布しています。

▶ サンプルファイルをダウンロード（.zip）

関連記事

▶ VBAで案件データを登録するコード

▶ VBAで担当者別集計表を自動作成するコード

▶ VBAで入力フォームを自動クリアするコード

次回予告

次回は新プロジェクトを開始します。

お楽しみに。