前回の実践プロジェクトでは、Excel VBAとGoogle Apps Script（GAS）を活用した案件管理システムを作成しました。

今回の実践プロジェクト②では、

「現場はスマホ入力、事務所は帳票印刷」

をテーマに、Googleフォーム・Googleスプレッドシート・Google Drive・GASを活用した業務改善に挑戦します。

最終的には、

• スマホで作業報告
• 写真提出
• データ自動蓄積
• 帳票作成
• PDF保存

まで実現する予定です。

Googleフォームを初めて利用する方へ

Googleフォームを初めて利用する方は、先に以下の手順書をご覧ください。

• Googleフォームの作り方
• Googleフォームの共有方法
• Googleフォームの回答先シートを作成する方法
• Googleフォームへテスト回答を入力する方法
• Googleフォームでアップロードした画像ファイルの確認方法

今回作成するシステム

今回作成するシステムの流れはこちらです。

現場担当者

↓

Googleフォーム入力

↓

Googleスプレッドシートへ自動登録

↓

Google Driveへ写真保存

↓

帳票作成

↓

PDF保存

現場担当者はスマホから入力するだけで報告が完了する仕組みを目指します。

今回作成したGoogleフォーム

今回作成したフォームはこちらです。

入力項目は以下の通りです。

基本情報

• 作業日
• 担当者名
• 現場名
• 作業区分

作業時間

• 開始時間
• 終了時間

作業内容

• 作業内容
• 特記事項
• 特記事項詳細

写真管理

• 作業前写真
• 作業後写真

なぜプルダウンを採用したのか

今回のフォームでは、

• 担当者名
• 現場名
• 作業区分
• 特記事項

をプルダウンで選択できるようにしました。

理由は入力作業を簡単にし、提出データを統一するためです。

例えば担当者名を自由入力にすると、

• 山田
• 山田太郎
• やまだ

など表記が統一されない可能性があります。

プルダウンを利用することで入力ミスを防ぎ、後から集計しやすいデータを作ることができます。

写真提出機能も追加

今回は写真提出機能も追加しました。

作業前写真と作業後写真を提出できるようにしています。

【例：工事前写真】

【工事後写真】

写真はGoogleフォームの標準機能を利用して保存します。

現時点ではGASによる自動整理は行わず、まずは標準機能だけで運用できる仕組みを作成します。

提出された写真はGoogle Driveへ保存されます。

写真管理の詳しい確認方法は下記の記事をご覧ください。

【内部リンク：Googleフォームでアップロードした画像ファイルの確認方法】

回答データの保存先

Googleフォームの回答はGoogleスプレッドシートへ自動保存できます。

今回は既存シートではなく、新規スプレッドシートを作成しました。

理由は、元データを安全に保管しながら、後で集計や帳票作成を行うためです。

詳しい作成方法はこちらの記事で解説しています。

【内部リンク：Googleフォームの回答先シートを作成する方法】

今後の予定

このプロジェクトでは今後以下の機能を追加していく予定です。

第2回

テスト回答を入力してデータを蓄積する

第3回

作業時間を自動計算する

第4回

帳票レイアウトを作成する

第5回

GASで帳票へ自動転記する

第6回

PDF保存機能を作成する

第7回

写真付き報告書の作成に挑戦する

まとめ

今回はGoogleフォームを利用した作業報告システムの第一歩として、入力フォームの作成を行いました。

入力作業を簡単にするためプルダウンを活用し、写真提出機能も追加しました。

次回は実際にテスト回答を入力し、Googleスプレッドシートへデータを蓄積していきます。

サンプルマスタデータを配布しています

今回のGoogleフォーム作成で使用したサンプルマスタデータを配布しています。

内容は以下の通りです。

• 担当者マスタ
• 現場マスタ
• 作業区分マスタ
• 特記事項マスタ

Googleスプレッドシート形式で配布していますので、コピーしてそのまま利用できます。

Googleフォームのプルダウン設定を行う際の参考資料としてご活用ください。

▼サンプルマスタデータはこちら

【スプレッドシート共有リンク】

※閲覧専用です。利用する場合は「ファイル」→「コピーを作成」を選択してください。

画像を見ながら進めれば3分ほどで確認できます。

作業前の確認

・Googleフォームを作成済み

・ファイルアップロード項目を設定済み

・テスト回答を送信済み

Step1 Googleフォームを開く

画像を確認したいGoogleフォームを開きます。

画像で確認するポイント

・フォーム編集画面が表示されている

・ファイルアップロード項目が作成されている

Step2 ファイルアップロード項目をクリックする

作業前写真または作業後写真の質問をクリックします。

【画像②】

画像で確認するポイント

・ファイルアップロードの設定画面が表示されている

・「フォルダを表示」が表示されている

Step3 フォルダを表示をクリックする

画面右側の「フォルダを表示」をクリックします。

【画像③】

画像で確認するポイント

・Googleドライブのアイコンが表示されている

・「フォルダを表示」が表示されている

Step4 Googleドライブを開く

Googleドライブが開きます。

フォーム用のフォルダが表示されます。

【画像④】

画像で確認するポイント

・フォーム名のフォルダが表示されている

・アップロードされた画像が保存されている

Step5 保存された画像を確認する

画像ファイルをダブルクリックします。

画像が表示されれば保存成功です。

画像で確認するポイント

・画像が表示されている

・正常に開ける

よくあるつまずき

Q. フォルダを表示が見つかりません

A. ファイルアップロードの質問をクリックしてください。

Q. 画像が保存されていません

A. フォームから写真を送信したか確認してください。

Q. 保存先フォルダを変更できますか？

A. Googleフォーム標準機能では変更できません。

別フォルダへ移動する場合は手動またはGASを利用します。

完了したら確認

□ 保存フォルダを開いた

□ アップロード画像を確認した

□ 回答先シートを確認した

□ 画像リンクを開いた

次にやること

Googleフォームと回答先シートの準備は完了です。

次は実践プロジェクト②で実際の作業報告フォームを作成していきましょう。

▶ 実践プロジェクト② 第1回 Googleフォームで作業報告フォームを作成する

関連ページ

▶ Googleフォームの作り方

▶ Googleフォームの共有方法

▶ Googleフォームの回答先シートを作成する方法

まとめ

Googleフォームへアップロードされた画像はGoogleドライブへ自動保存されます。

保存先フォルダと回答先シートの両方を確認できれば設定完了です。

回答先シートへ正しく保存されるか確認しましょう。

作業前の確認

・Googleフォームを作成済み

・回答先シートを作成済み

・フォームを公開済み

Step1 Googleフォームを公開する

フォーム編集画面を開きます。

右上の「公開」をクリックします。

画像で確認するポイント

・フォーム編集画面が表示されている

・右上に「公開」ボタンが表示されている

Step2 回答用URLをコピーする

公開画面で「公開」をクリックします。

続いて表示される「回答者へのリンクをコピー」で「コピー」をクリックします。

画像で確認するポイント

・URLを短縮にチェックが入っている

・コピーボタンが表示されている

Step3 回答画面を開く

コピーしたURLをブラウザのアドレスバーへ貼り付けます。

Enterキーを押してフォームを開きます。

【画像③】

画像で確認するポイント

・回答画面が表示されている

・質問項目が表示されている

Step4 テストデータを入力する

各項目へサンプルデータを入力します。

入力例

・作業日：2026/6/19

・担当者名：山田

・現場名：第一物流センター

・作業区分：定期点検実施

・開始時間：09：00

・終了時間：17：00

・作業内容：テスト入力

・特記事項：異常なし

・特記事項詳細：空欄

画像で確認するポイント

・各項目へ入力されている

・未入力項目がない

Step5 写真をアップロードする

作業前写真・作業後写真の「ファイルを追加」をクリックします。

画像で確認するポイント

・ファイルを追加ボタンが表示されている

・作業前写真、作業後写真の項目が表示されている

Step6 写真ファイルを選択する

「ファイルの挿入」画面が表示されます。

「参照」をクリックします。

画像で確認するポイント

・ファイルの挿入画面が表示されている

・参照ボタンが表示されている

Step7 写真ファイルを選択する

「参照」をクリックします。

パソコン内の写真を選択して「開く」をクリックします。

画像で確認するポイント

・提出する写真を選択している

・ファイル名が表示されている

スマホから提出する場合

スマホの場合は「参照」をタップします。

スマホ内の写真や撮影済みの画像を選択してください。

操作方法は多少異なりますが、提出の流れは同じです。

Step8 アップロード完了を確認する

写真のアップロードが完了するとファイル名が表示されます。

画像で確認するポイント

・ファイル名が表示されている

・アップロードが完了している

Step9 送信ボタンをクリックする

入力内容を確認して「送信」をクリックします。

画像で確認するポイント

・入力漏れがない

・送信ボタンが表示されている

よくあるつまずき

Q. 回答が保存されません

A. 送信ボタンを押したか確認してください。

Q. 回答件数が増えません

A. フォームではなく編集画面を開いていないか確認してください。

Q. 写真が添付できません

A. Googleアカウントへログインしているか確認してください。

完了したら確認

□ テスト回答を入力した

□ 写真を添付した

□ 回答を送信した

□ 回答数が増えた

□ スプレッドシートへ保存された

次にやること

テスト回答が保存できたら、アップロードした画像ファイルを確認しましょう。

▶ Googleフォームでアップロードした画像ファイルの確認方法

関連ページ

▶ Googleフォームの作り方

▶ Googleフォームの共有方法

▶ Googleフォームの回答先シートを作成する方法

まとめ

Googleフォームは実際にテスト回答を送信して確認することが大切です。

回答先シートへ保存されていることを確認できれば準備完了です。

画像を見ながら進めれば3分ほどで完了できます。

作業前の確認

・Googleフォームを作成済み

・Googleアカウントへログイン済み

・フォームの編集画面を開いている

Step1 回答タブを開く

フォーム編集画面の上部にある「回答」をクリックします。

画像で確認するポイント

・「回答」タブが選択されている

・「0件の回答」と表示されている

・「スプレッドシートにリンク」が表示されている

Step2 スプレッドシートにリンクをクリックする

「スプレッドシートにリンク」をクリックします。

画像で確認するポイント

・緑色のスプレッドシートアイコンが表示されている

・「スプレッドシートにリンク」が表示されている

Step3 新しいスプレッドシートを作成する

回答の送信先を選択する画面が表示されます。

「新しいスプレッドシートを作成」を選択したまま「作成」をクリックします。

画像で確認するポイント

・「新しいスプレッドシートを作成」が選択されている

・スプレッドシート名が表示されている

・「作成」ボタンが表示されている

Step4 作成完了を確認する

スプレッドシート作成後、画面表示が変わります。

画像で確認するポイント

・「スプレッドシートで表示」に変わっている

・回答件数が表示されている

Step5 スプレッドシートを開く

「スプレッドシートで表示」をクリックします。

画像で確認するポイント

・回答先シートが開く

・フォーム名（回答）のシートが作成されている

Step6 回答先シートを確認する

Googleスプレッドシートが自動作成されます。

フォームの質問内容が見出しとして登録されています。

画像で確認するポイント

・「フォーム名（回答）」が作成されている

・回答保存用シートが作成されている

よくあるつまずき

Q. スプレッドシートにリンクが表示されません

A. 「回答」タブを開いているか確認してください。

Q. 既存のシートを使えますか？

A. 可能です。今回は初心者向けのため「新しいスプレッドシートを作成」をおすすめします。

Q. 回答データは自動で保存されますか？

A. はい。フォームへ回答が送信されると自動で追加されます。

完了したら確認

□ 回答タブを開いた

□ スプレッドシートにリンクをクリックした

□ 回答先シートを作成した

□ スプレッドシートを開いた

□ 回答保存先を確認した

次にやること

回答先シートが作成できたらテスト回答を送信してみましょう。

▶ Googleフォームへテスト回答を入力する方法

関連ページ

▶ Googleフォームの作り方

▶ Googleフォームの共有方法

▶ Googleスプレッドシートとは？

まとめ

Googleフォームは数クリックでスプレッドシートと連携できます。

回答先シートを作成しておくと、回答内容を自動で管理できるようになります。

画像を見ながら進めれば3分ほどで完了できます。

作業前の確認

・Googleフォームを作成済み

・Googleアカウントへログイン済み

・共有したいフォームを開いている

Step1 Googleフォームを開く

共有したいGoogleフォームを開きます。

画像で確認するポイント

・フォームタイトルが表示されている

・編集画面が開いている

Step2 公開ボタンをクリックする

画面右上の「公開」をクリックします。

画像で確認するポイント

・右上に「公開」ボタンが表示されている

Step3 フォームを公開する

フォームの公開画面が表示されます。

「リンクを知っている全員」になっていることを確認します。

確認後、「公開」をクリックします。

画像で確認するポイント

・回答者が「リンクを知っている全員」になっている

・右下に「公開」ボタンが表示されている

Step4 リンクをコピーする

公開後に表示される

「回答者へのリンクをコピー」

画面で「コピー」をクリックします。

画像で確認するポイント

・URLを短縮にチェックが入っている

・コピー ボタンが表示されている

Step5 コピーしたURLを共有する

コピーしたURLをメールやチャットで送ります。

例

・Gmail

・Outlook

・LINE

・Chatwork

・Teams

・URLが貼り付けできているか確認してください

よくあるつまずき

Q. 公開しないと共有できませんか？

A. はい。現在のGoogleフォームは公開を行った後に共有リンクを取得します。

公開後に表示される「回答者へのリンクをコピー」からURLを取得してください。

Q. 公開ボタンが見つかりません

A. Googleフォームの編集画面を開いているか確認してください。

Q. URLを送ったのに開けません

A. URLを最後までコピーできているか確認してください。

完了したら確認

□ 送信ボタンをクリックした

□ フォームURLをコピーした

□ 相手へURLを送った

□ 回答画面を確認した

次にやること

フォームを共有できたら回答を保存するスプレッドシートを作成しましょう。

▶ Googleフォームの回答先シートを作成する方法

関連ページ

▶ Googleフォームの作り方

▶ Googleフォームの回答先シートを作成する方法

▶ Googleスプレッドシートとは？

まとめ

Googleフォームの共有はURLをコピーするだけです。

共有後は実際にURLを開いて、回答できるか確認しておきましょう。

画像を見ながら進めれば5分ほどで完了できます。

作業前の確認

・Googleアカウントが必要

・Googleへログインしておく

・パソコンでの作業を推奨

Step1 Googleフォームを開く

Googleフォームへアクセスします。

確認ポイント

・Googleフォームのホーム画面が表示されている

・「空白のフォーム」が見える

Step2 空白のフォームを作成する

「空白のフォーム」をクリックします。

確認ポイント

・新しいフォームが開く

・タイトル入力欄が表示される

Step3 フォームタイトルを入力する

画面左上の

「無題のフォーム」

をクリックします。

フォーム名を入力します。

例

作業報告フォーム

アンケートフォーム

お問い合わせフォーム

確認ポイント

・フォーム名が表示されている

Step4 質問を入力する

「無題の質問」をクリックします。

質問内容を入力します。

例

お名前

メールアドレス

作業内容

確認ポイント

・質問文が入力されている

Step5 回答形式を選択する

質問の右側にある回答形式を選択します。

よく使う設定

・記述式

・ラジオボタン

・チェックボックス

・プルダウン

・ファイルのアップロード

確認ポイント

・質問内容に合った形式になっている

Step6 質問を追加する

右側の「＋」ボタンをクリックします。

必要な質問を追加します。

確認ポイント

・質問が複数作成できている

Step7 必須項目を設定する

回答を必ず入力してほしい場合は

右下の「必須」をオンにします。

確認ポイント

・必須がオンになっている

Step8 ファイルアップロードの設定を行う

写真や資料を提出してもらう場合は、質問の種類で

「ファイルのアップロード」

を選択します。

初めて設定する場合は確認画面が表示されます。

表示されたら「次へ進む」をクリックしてください。

画像で確認するポイント

・「回答者によるドライブへのファイルのアップロードを許可」と表示される

・「次へ進む」ボタンが表示される

この画面が表示される理由

Googleフォームでファイルを受け取る場合は、アップロードされたファイルをGoogleドライブへ保存します。

そのため、最初の設定時のみ確認メッセージが表示されます。

エラーではありませんので、そのまま進めて問題ありません。

Step9 アップロード条件を設定する

必要に応じて設定を行います。

主な設定例

・ファイル数：1件

・最大ファイルサイズ：10MB

・許可するファイル形式：画像

画像で確認するポイント

・アップロードできるファイル数が設定されている

・ファイルサイズが設定されている

・画像ファイルのみ許可されている

Step10 完成を確認する

右上のプレビュー（目のマーク）をクリックします。

実際の入力画面を確認します。

画像で確認するポイント

・ファイルアップロード欄が表示される

・写真を選択できる

・他の質問も正しく表示される

よくあるつまずき

Q. Googleフォームが開きません

A. Googleへログインしているか確認してください。

Q. 質問を増やせません

A. 右側の「＋」ボタンをクリックしてください。

Q. ファイルアップロードが表示されません

A. Googleアカウントでログインしている必要があります。

完了したら確認

□ Googleフォームを作成できた

□ フォーム名を入力した

□ 質問を追加した

□ 回答形式を設定した

□ プレビューで確認した

次にやること

フォームが作成できたら共有設定を行います。

▶ Googleフォームの共有方法

関連ページ

▶ Googleアカウントとは？

▶ Googleドライブとは？

▶ Googleフォームの共有方法

まとめ

Googleフォームは数分で作成できます。

まずは簡単なフォームを1つ作ってみましょう。

作成できたら次は共有設定を行います。

・Googleフォームとは何か

・何ができるのか

・基本的な使い方

・回答を確認する方法

Googleフォームとは？

Googleフォームは、アンケートや申込フォームを簡単に作れる無料サービスです。

パソコンやスマホから回答できます。

Googleアカウントがあれば利用できます。

何ができるの？

・アンケートを作る

・申込フォームを作る

・問い合わせフォームを作る

・回答を自動で集計する

・回答内容をスプレッドシートに保存する

使い方

Step1 Googleフォームはどこから開くの？

Googleフォームのページを開きます。

Googleアカウントにログインしていない場合は、先にログインしてください。

Step2 フォームはどうやって作るの？

「空白のフォーム」をクリックします。

フォームのタイトルと質問を入力します。

Step3 回答方法はどうやって選ぶの？

質問ごとに回答方法を選びます。

・記述式

・選択式

・チェックボックス

などが利用できます。

Step4 フォームはどうやって共有するの？

フォームを作っただけでは、他の人は回答できません。

右上の「公開」をクリックします。

表示されたURLをコピーして、回答してほしい人へメールなどで送ります。

Step5 回答はどこで確認するの？

「回答」タブをクリックします。

集まった回答を確認できます。

こんな人におすすめ

・アンケートを取りたい人

・申込受付をしたい人

・紙の記入を減らしたい人

・回答を自動集計したい人

・無料でフォームを作りたい人

関連ページ

▶ Googleアカウントとは？初心者向けにやさしく解説

▶ Googleドライブとは？できることをわかりやすく紹介

▶ Googleスプレッドシートとは？Excelとの違いを解説

まとめ

Googleフォームは、質問や申込受付を簡単に作れる便利なサービスです。

回答は自動で集計できます。

次は「Googleスプレッドシートとは？」もあわせて確認してみましょう。